3 enseignements clés de l’étude « État des lieux des systems of agreement, 2019 » par Forrester Consulting

Les accords jouent un rôle clé dans les moments importants de la vie, qu’il s’agisse d’ouvrir un compte bancaire, d’accepter une offre d’emploi, ou de louer ou acheter une maison. À l’ère de l’économie à la demande, les clients ont des attentes plus élevées que jamais. Pour pouvoir y répondre, les organisations doivent améliorer l’efficacité des processus contractuels sur lesquels sont basés leurs interactions avec les clients.

C’est dans ce contexte concurrentiel que DocuSign a fait appel à Forrester Consulting pour découvrir comment les entreprises d’aujourd’hui automatisent la préparation, la signature, l’exécution et la gestion de leurs accords. Basée sur les témoignages de 605 responsables d’entreprises du monde entier traitant un nombre élevé de documents, cette enquête offre une visibilité sans précédent sur la maturité des entreprises (quels que soient leur secteur d’activité et leur taille) dans la modernisation de leur system of agreement. Même si de nombreuses entreprises ont déjà mis en œuvre une technologie de signature électronique pour éliminer le goulot d’étranglement créé par l’obtention des signatures papier, les processus manuels précédant et suivant la signature engendrent des coûts et des risques inutiles, un gaspillage de temps, et l’insatisfaction des clients et collaborateurs.

Avant de consulter l’enquête complète, nous vous proposons trois enseignements clés qui témoignent de l’importance capitale de la modernisation du processus contractuel dans le cadre de la réussite des organisations.

1. Les processus contractuels manuels sont inefficaces et nuisent aux activités des entreprises

Les entreprises ayant répondu à l’étude souhaitent en priorité améliorer l’expérience client, renforcer la sécurité et la conformité et augmenter la productivité de leurs salariés au cours de l’année prochaine. Mais elles se heurtent à un obstacle : elles ne pourront pas atteindre ces objectifs avec les processus contractuels manuels et inefficaces qu’elles utilisent aujourd’hui. Partout dans le monde, les entreprises de toute taille (de 250 à plus de 20 000 salariés) reconnaissent que leurs systems of agreement historiques et disparates retardent les projets, nuisent à la satisfaction client, génèrent des retards de comptabilisation, augmentent les dépenses superflues d’impression, d’affranchissement et de fax, et peuvent même mener à l’abandon des contrats.

2. L’automatisation peut s’appliquer aux processus précédant la signature

Si de nombreuses organisations ont commencé par déployer une solution de signature électronique pour accélérer leur processus contractuel, elles peuvent également optimiser les activités qui précèdent la signature proprement dite. L’étude menée par Forrester révèle que 90 % des accords sont encore préparés manuellement, même lorsque les organisations disposent déjà de toute ou partie des informations nécessaires à l’établissement des contrats. Le simple fait de demander aux clients des informations qu’ils ont déjà fournies fait perdre du temps aux équipes et génère de la frustration chez les intéressés qui ont l’impression d’avoir une expérience impersonnelle. Les organisations les plus avancées en matière de digitalisation préparent leurs accords en utilisant des modèles capables de renseigner automatiquement les champs avec les informations client stockées dans leurs référentiels, et exploitent également des bibliothèques de clauses qui permettent d’accélérer la révision et le délai de signature.

3. L’automatisation concerne le cycle de vie complet du contrat

Une fois signés, les accords doivent être stockés, gérés, et, à terme, résiliés. Malheureusement, c’est à ces étapes que les entreprises utilisent les processus les moins sophistiqués. Les organisations exploitent plusieurs systèmes simultanément pour avoir des workflows complets de bout en bout, mais avec ce genre de configuration, les accords peuvent être stockés dans différents systèmes de fichiers. Les entreprises doivent pourtant être en mesure de trouver et d’analyser rapidement leurs accords pour pouvoir répondre aux demandes et aux questions et gérer leurs audits dans les délais. Elles doivent aussi pouvoir surveiller leurs engagements non-standards et connaître précisément les risques opérationnels de chaque sous-groupe d’accord. Cependant, les répondants avouent rencontrer de nombreuses difficultés dans le cadre de la gestion des accords signés.

Pour savoir où en est votre entreprise dans son parcours de modernisation, téléchargez l’enquête État des lieux des systems of agreement, 2019.

DocuSign aide les entreprises à rationaliser et à accélérer leurs façon de nouer des accords depuis plus de 15 ans. En tant que pionnier et leader de la signature électronique, nous avons récemment diversifié notre vision pour contribuer à la modernisation des systems of agreement du monde entier. La suite DocuSign Agreement Cloud amorce la transformation digitale de votre traitement des contrats et autres accords. Vous avez le choix entre plus de 12 applications et 350 intégrations couvrant l’intégralité du processus contractuel, depuis la préparation des documents jusqu’à leur gestion, en passant par leur signature et leur exécution.

Consultez l’enquête complète : État des lieux des systems of agreement, 2019