3 façons dont les responsables juridiques peuvent gagner du temps

Ces dernières années, de nombreuses entreprises ont accéléré leur transformation numérique afin de mieux répondre aux besoins de leurs clients et de leurs employés. L'adoption rapide des solutions numériques dans les lieux de travail a révélé plusieurs avantages : des processus plus rapides, la collaboration à distance et une plus grande flexibilité pour les employés en télétravail. 

Mais si vous travaillez dans un secteur d'activité où les risques sont plus importants, vous pourriez avoir l'impression que la transformation numérique n'a pas eu d'impact sur votre charge de travail quotidienne. 

Dans une enquête menée par Ernst and Young (EY), 64 % des praticiens du droit déclarent que le domaine juridique ne bénéficie pas autant des avantages des innovations numériques que d'autres domaines. 

Pour aider leur entreprise à créer plus de valeur et à offrir de meilleures expériences, les responsables juridiques doivent envisager de moderniser leurs systèmes et processus. 

Ainsi, les responsables juridiques perdent moins de temps sur les tâches administratives, et peuvent passer plus de temps sur les tâches à forte valeur ajoutée et sur la planification à long terme, afin de gagner la confiance de leur entreprise. 

Découvrez trois façons dont les responsables juridiques peuvent se préparer pour l'avenir, et gagner du temps dès aujourd'hui. 

1. Commencez par changer d'état d'esprit

Certains professionnels du secteur juridique ont tendance à considérer que, tant que tout fonctionne, ils n'ont pas besoin de la technologie. Ils estiment que leur façon de travailler et de servir les clients est suffisante ou conforme aux attentes des clients. Pourtant, outre les pressions d'investissement et les demandes de service, de nombreuses raisons appellent les avocats et les professionnels du secteur juridique à réévaluer les attentes des clients et à changer leur façon de voir la technologie.

Les avocats ont tendance à se méfier ouvertement des risques liés aux nouvelles technologies. Certains peuvent ignorer les mesures de sécurité mises en place, ainsi que la conformité des solutions et la possibilité de les personnaliser à cette fin. L'exposition accrue aux risques liée aux processus basés sur la documentation papier n’est pas prise en compte. En effet, les processus basés sur la documentation papier ne disposent pas de la visibilité et des historiques des modifications fournis par la plupart des flux de travail numériques. 

Selon nos recherches, 47 % des services juridiques doivent traiter plus de 1 000 accords par mois. Avec un tel volume d'accords à gérer, il n'est pas surprenant que près de la moitié (49 %) d'entre eux déclarent avoir des difficultés à assurer la sécurité et la confidentialité, tandis que 44 % d'entre eux courent le risque de ne pas pouvoir identifier les problèmes de manière proactive.

La peur du risque n'est pas une bonne raison de retarder l'intégration de la technologie, et ceux qui tardent à adopter de nouvelles méthodes de travail numériques pourraient compromettre leur avantage concurrentiel, ainsi que leur capacité à retenir et à attirer des talents. Un changement d'état d'esprit exige une reconnaissance globale de ces risques. 

2. Identifiez vos priorités pour améliorer votre efficacité 

Le secteur juridique est bombardé d'informations et de solutions technologiques, et il est difficile de savoir quels outils sont réellement utiles. Certains ont l'air très intéressants, mais ne tiennent pas leurs promesses. On peut vite se sentir perdu.

Les responsables juridiques jouent un rôle unique et crucial au sein des organisations.

En tant que membre de l'équipe juridique, vous devez être des conseillers de confiance et aider la direction à planifier l'avenir. Pourtant, de nombreuses équipes juridiques sont freinées par les tâches fastidieuses, telles que la création, la gestion, l'organisation et le suivi des contrats et des accords.

C'est un travail essentiel, mais qui demande beaucoup de main-d'œuvre et de temps. 

Afin de définir vos priorités, concentrez-vous d'abord sur vos plus grands obstacles ou les points faibles de vos employés. L'enquête d'EY révèle que 67 % des fonctions juridiques consacrent 20 % de leur temps à des tâches à faible valeur et au maintien de la conformité. Est-ce le cas de votre entreprise et, si oui, pour quelle raison ? À partir de là, vous pouvez déterminer quelle solution numérique spécifique pourrait vous aider, comment et pourquoi.

Par exemple, la gestion des contrats est souvent source d’inefficacité. En effet, plus d'un tiers des accords importants sont encore traités manuellement. La gestion des contrats basée sur le cloud numérise et rationalise les processus. Ce qui peut prendre des jours, voire des semaines, prend désormais quelques heures, voire quelques minutes. Avant la mise en œuvre des technologies, ces processus consistaient en de longs échanges d'e-mails, mais il est désormais possible de générer automatiquement un formulaire de consentement d'une page qui guide le client vers les parties spécifiques à signer.

Le bon outil de gestion des contrats permet aux équipes juridiques de créer des processus standardisés avec des flux de travail prédéfinis, des modèles approuvés et des banques de données contenant des clauses, contribuant à garantir la cohérence et la conformité à grande échelle. 

La possibilité de gérer  les processus d'accord depuis n'importe quel endroit est un avantage considérable. Cela vous permet notamment de signaler les problèmes rapidement et de faire avancer les transactions malgré la distance. Cela vous aide également à réduire certaines de vos principales difficultés, ce qui signifie que vous pouvez vous concentrer sur des tâches proactives et stratégiques, plutôt que de chercher du papier ou d'envoyer des demandes d'approbation par e-mail.

3. Nommez des représentants du numérique

Comprendre les enjeux et affiner vos priorités sont des premières étapes importantes, mais vous devez également identifier les membres de votre équipe capables de soutenir la transition et l'efficacité numériques. Généralement, certains employés adoptent très vite les outils numériques pour leur praticité. Identifiez-les et demandez-leur de convaincre les autres des bienfaits du numérique.

Ces représentants du numérique sont des partenaires essentiels pour votre transformation du début jusqu'à la fin. Puisqu'ils travaillent sur le terrain, ils peuvent identifier les inefficacités et les solutions potentielles.

Il ne s'agit pas seulement d'obtenir l'accord des membres de l'équipe. La gestion du changement peut constituer un obstacle majeur, même si votre équipe y est favorable. Un bon représentant du numérique peut encourager l'adoption des technologies, tout en aidant chacun à tirer le meilleur parti de la solution. 

Le cabinet d'avocats britannique Womble Bond Dickinson a reçu des retours très positifs de la part de ses employés et de ses clients. Les signatures électroniques réduisent les délais de traitement des contrats, améliorent l'expérience client et optimisent l'efficacité, ce qui permet aux avocats de se concentrer sur des tâches importantes, plutôt que de perdre du temps à suivre, à rechercher et à remplir manuellement des documents. 

DocuSign eSignature est désormais utilisé par presque toutes les équipes de WBD, permettant aux employés de contrôler le processus de signature, sans avoir besoin de scanner, d'imprimer et de poster des documents. 88 % des contrats signés via DocuSign sont désormais signés en moins de 24 heures et 66 % d'entre eux en moins d'une heure.  Auparavant, l'obtention de signatures manuscrites pouvait prendre au moins 2 jours, voire jusqu'à une semaine.   

Comme beaucoup de concepts, il est bien plus facile de parler de transition numérique que de la mettre en œuvre. Ce constat est encore plus vrai dans un contexte où les équipes juridiques sont en sous-effectif. Mais entre des environnements réglementaires de plus en plus complexes, une pression croissante pour l'investissement et des tendances de transformation numérique sans signe de ralentissement, il est temps pour le secteur juridique de considérer la technologie comme une priorité. 

Les responsables des services juridiques doivent non seulement remettre en question le fonctionnement de leurs processus, mais également réfléchir au moyen de pérenniser leurs méthodes de travail pour les aider à rester résilients et compétitifs.