3 raisons de choisir DocuSign pour les Ressources Humaines

Employé en télétravail

Révolutionner les ressources humaines, un accord à la fois.

Les accords sont au cœur des ressources humaines.

C'est pourquoi nous voulons donner plus de pouvoir aux équipes des ressources humaines.

Rien qu'au Royaume-Uni, des recherches menées par Webexpenses indiquent que les employés consacrent jusqu'à 76 jours par an à des tâches administratives qui prennent beaucoup de temps. D'autres recherches de l'enquête 2020 sur les rôles et responsabilités des RH de Xpert HR indiquent qu'un cinquième (20 %) du temps des RH est consacré aux seules tâches administratives - plus que toute autre activité Quelque chose doit changer. Les RH ont besoin d'une pause.

Et comme un nombre croissant d'employés font l'expérience du travail à distance et en découvrent les avantages, les organisations sont confrontées à une pression croissante pour intégrer des pratiques de travail plus flexibles dans la vie de l'entreprise.

Le temps est venu de remplacer vos processus manuels et papier par quelque chose de plus rapide et de plus pratique. Pour quelque chose de numérique. Pour DocuSign Agreement Cloud.

Comment DocuSign peut soutenir votre équipe RH

1/ Automatisez et rationalisez vos processus RH

Chaque organisation a mis en place un "système" pour conclure des accords. Malheureusement, pour la plupart d'entre elles, il s'agit d'un fouillis de processus fastidieux et de technologies bureautiques dépassées. Pire encore, la plupart de ces processus sont basés sur le papier : impression, numérisation, envoi de courriels et de fax, etc. En 2020, l'inefficacité des processus manuels et basés sur le papier n'est pas suffisante. Ils prennent trop de temps et risquent de vous faire perdre des talents. L'erreur humaine peut entraîner des retards et de la frustration. Il est pratiquement impossible de contrôler le nombre d'accords que vous devez gérer.

À l'ère du numérique, ce sont les outils que vous utilisez qui peuvent déterminer vos performances.

Réduire les délais d'embauche 

L'Agreement Cloud est le moyen idéal pour lancer la transformation numérique de votre service des ressources humaines. En automatisant et en rationalisant les processus à l'aide de notre Cloud de 12 produits, vous faciliterez et accélérerez le recrutement des meilleurs talents du marché.

S'intégrer aux processus existants

Conçu pour fonctionner avec vos systèmes existants, DocuSign Agreement Cloud compte plus de 350 intégrations. Que vous utilisiez SAP, Workday ou tout autre système, nous pouvons rationaliser votre façon de travailler. Pas couvert ?

Notre équipe peut travailler avec vous pour créer des API personnalisées qui aident à intégrer l'Agreement Cloud dans vos systèmes spécifiques.

Des processus efficaces utilisent moins de ressources

Plus vos systèmes d'accord seront numériques, automatisés et connectés, moins vous consommerez de temps, d'argent et de papier. C'est bon pour vos collègues, bon pour l'entreprise et bon pour l'environnement. C'est aussi simple que cela.

Avec DocuSign Agreement Cloud, vous automatisez l'ensemble du processus d'acquisition des candidats. Des lettres d'offre numériques peuvent être générées et envoyées en quelques clics. La signature des candidats est capturée avec un autre clic. Le contrat signé est automatiquement renvoyé et avancé dans le flux de travail. C'est beaucoup de progrès pour quelques clics - et vous avez ainsi gagné du temps, de l'argent et des ressources. 

Minimiser l'erreur humaine

Quelle que soit la fiabilité d'une personne, il y a toujours une légère possibilité qu'elle oublie un détail ou qu'elle rate une erreur lors d'une relecture. Pour rester compétitif à l'ère du numérique, l'Agreement Cloud vous permet de réduire l'erreur humaine. En automatisant vos processus, vous supprimez le fardeau des tâches manuelles, minimisez les retards potentiels et éliminez les frustrations.

2/ Améliorer l'expérience des employés et la communication avec les RH

Toute interaction entre un employé potentiel ou existant et un employeur est importante. De la procédure de candidature initiale à l'intégration, en passant par l'inscription aux prestations et l'évaluation des performances.

Les candidats d'aujourd'hui attendent des processus efficaces et des expériences numériques personnalisées dès le moment où ils commencent à interagir avec votre organisation. En fait, pour les jeunes générations, la technologie utilisée par une entreprise est essentielle. Une étude de Microsoft révèle que 93 % des personnes âgées de plus de dix ans déclarent que les dernières technologies sont importantes pour eux lorsqu'ils choisissent un employeur.

Les RH sont donc le premier point de contact pour la plupart des organisations. Il est donc important de faire une bonne première impression. Les entreprises doivent remodeler l'expérience des candidats de manière innovante et numérique, sous peine de perdre des talents au profit de la concurrence. Pour y parvenir, il faut un système moderne d'accord.

Tout le monde est gagnant

En automatisant et en rationalisant vos processus RH, vous améliorerez l'expérience de chacun. L'intégration de nouveaux talents peut être rapide et facile. Les entretiens de fin d'emploi sont succincts et efficaces. Les notes de frais sont modélisées et automatisées pour un traitement sans douleur. Toutes les parties du cycle de vie de l'accord RH sont simplifiées.

Mobile-first

DocuSign Agreement Cloud est d'abord mobile. Plus de 90 % des demandeurs d'emploi utilisent leur mobile pour rechercher des opportunités (selon Glassdoor), il est donc vital que vous fournissiez l'expérience que vos candidats attendent. Offrir un processus de candidature simple et numérique peut également réduire votre temps d'embauche, libérant ainsi les RH pour qu'elles puissent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Des délais d'exécution plus courts

Travailler rapidement et efficacement peut aider à trouver des talents potentiels. Si vous devez échanger trop de courriers électroniques ou demander qu'un contrat soit imprimé, signé, scanné et partagé, vous devez vraiment améliorer votre jeu. Ce sont de tels retards qui font que 37 % des candidats retirent leur candidature, selon les recherches menées en 2019 par le North American Candidate Experience (NAM CandE).

DocuSign Agreement Cloud supprime entièrement les processus papier. Vous générerez des lettres d'offre à partir de modèles numériques et les enverrez automatiquement aux candidats. Le consentement est saisi via un ordinateur de bureau ou un téléphone portable. Les contrats signés sont automatiquement renvoyés, traités et classés pour consultation ultérieure.

Améliorer la vie quotidienne des salariés

Le rôle des RH ne s'arrête pas au moment où un candidat accepte un emploi et signe un contrat. En fait, votre rôle ne fait que s'accroître. Vous devez vous assurer que tous les détails personnels et financiers sont corrects et figurent dans votre dossier. Vous devez travailler avec le responsable du recrutement pour finaliser les détails. Vous devez veiller à ce que l'expérience d'embarquement soit intéressante - et cela ne concerne que la première semaine de travail du nouveau venu.

Ailleurs, vous devez également veiller à ce que les employés actuels soient heureux et motivés. Une bureaucratie excessive, une intégration lente et des expériences de gestion des talents mal exécutées sont autant d'obstacles. Mais ils sont aussi faciles à corriger avec les bons systèmes et processus en place.

En fait, les recherches de NAM CandE ont révélé que 27 % des professionnels des ressources humaines estiment que les tâches liées aux documents sont la cause de la mauvaise expérience des candidats ou des employés. Le calcul est simple, n'est-ce pas ? Un processus d'embauche plus rapide, des employés plus heureux et un gain de temps et de ressources important, tout cela grâce à DocuSign Agreement Cloud.

3/ Meilleure gestion de la documentation - y compris des contrats

Des processus efficaces et des systèmes simples et modernes permettent d'améliorer la vie professionnelle. Pourquoi ne le feraient-ils pas ? Si vous avez moins de choses à soulever, vous êtes libéré pour apporter une valeur ajoutée ailleurs.

Les recherches menées par le conseiller en ressources humaines en 2018 ont révélé que plus de la moitié (55 %) des professionnels des ressources humaines tapent encore manuellement des informations dans les formulaires. Seuls 3 % ont déclaré que les logiciels créent des documents automatiquement. Les plaintes les plus fréquentes portent sur le fait que les processus des RH sont trop manuels, prennent trop de temps et utilisent trop de papier. 

Ce dont les RH ont besoin, c'est d'une solution numérique, qui complète les tâches manuelles et fastidieuses pour vous, tout en facilitant la supervision et la gestion de vos accords.

Centralisez vos accords

L'Agreement Cloud centralise vos contrats et accords en un seul endroit, grâce à DocuSign CLM. Cela élimine le classement sur papier et la nécessité de rechercher manuellement des documents spécifiques, ce qui minimise les erreurs humaines et améliore votre productivité.

Suivi des pistes d'audit numériques

Le contrôle des versions est essentiel, surtout lorsque plusieurs personnes doivent toucher ou signer des accords. Vous devez savoir clairement qui a signé quoi, quand les modifications ont été apportées et quand l'accord signé a été reçu. L'Agreement Cloud vous facilite la tâche. Chaque accord qui passe par notre système d'accord génère une piste d'audit numérique complète. Même si vos processus sont automatisés, vous ne manquerez plus aucun détail. 

Formulaires préremplis

Vos formulaires numériques peuvent-ils être préremplis avec des informations sur les employés que vous avez déjà saisies ? Il n'y a rien de plus ennuyeux que de devoir réintroduire des données dans un formulaire que des employés ou des candidats ont déjà utilisé. D'un autre côté, vous ne voulez pas passer à côté de données potentiellement importantes. Que faire ? DocuSign Agreement Cloud comprend des PowerForms, qui permettent de créer facilement des formulaires et des champs numériques que vos candidats et employés peuvent remplir. Ces formulaires peuvent également être pré-remplis si nécessaire et automatisés pour déclencher des processus en aval.

Réduire le gaspillage de papier

La modernisation de vos équipes de ressources humaines grâce au DocuSign Agreement Cloud vous permettra non seulement d'économiser du temps, de l'argent et des ressources, mais aussi de supprimer le gaspillage de papier. Avec l'Agreement Cloud, vous pouvez dire adieu à l'impression, à l'envoi et à la télécopie de documents, et dire bonjour à un avenir de processus numériques bénéfiques pour l'environnement.

En bref, le DocuSign Agreement Cloud transforme complètement les équipes de RH.

De l'amélioration des processus à la rationalisation de la gestion des documents tout en améliorant l'expérience des employés, nous sommes prêts à vous aider à révolutionner vos systèmes de gestion des accords RH.

Ressources

Invraisemblablement, même à l’époque actuelle du numérique, de nombreuses organisations se bornent aux processus administratifs rigides sur papiers.  Même les contrats stratégiques sont encore signés et suivis via une paperasse inefficace et lente.

Et si vous pouviez changer tout cela ? 

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L'engagement de DocuSign pour la confiance et la légalité

Vie privée, sécurité, confiance. Pour nous, rien n'est plus important. Nous respectons des normes strictes et contrôlées, notamment en surveillant en permanence le paysage de la sécurité et de la vie privée. Cela nous permet de garantir que notre approche est conforme aux dernières exigences locales, européennes et internationales.

Amelle, marketing and communications specialist at DocuSign
Auteur
Amelle Mahmoudi
Créatrice de contenu
Publié