Le gaspillage de papier est un problème majeur dans les entreprises. Si vous êtes capable de limiter votre consommation de papier sur votre lieu de travail, alors vous pouvez avoir un impact positif sur l’environnement. Il faut savoir que le papier constitue la plus grande partie des déchets non-recyclés produit par les entreprises. Selon une étude menée par Kyocera, l’employé de bureau utilise en moyenne jusqu’à 45 feuilles de papier par jour, dont deux tiers sont considérés comme des déchets. 

Il est évident que nous devons modifier notre consommation de papier dans notre quotidien professionnel. Mais mieux encore, nous devons réellement faire l’effort de limiter au maximum notre consommation de papier. En tant que solution 100% numérique, DocuSign permet d’économiser du papier et est sensible aux initiatives visant à sensibiliser et à promouvoir un usage responsable. Nous avons regroupé dans cet article quelques astuces afin de vous aider à réduire vos déchets papier.

1. Réfléchissez avant d’imprimer

Si vous vous demandez par quoi commencer pour réduire votre consommation de papier au bureau, la première chose à faire est de limiter vos impressions. Pour certains d’entre nous, imprimer l’ordre du jour avant une réunion ou le support de présentation est devenu une habitude. Mais si nous y réfléchissons vraiment, à quelle fréquence ces documents sont-ils consultés après la réunion ? 

Lors de votre prochaine réunion, essayez d’ajouter l’ordre du jour dans l’invitation Google Calendar / Outlook ou d’envoyer votre présentation en amont par email aux participants. Ces éléments leur permettent de garder une trace écrite et de s’y référer autant de fois qu’ils le souhaitent une fois l’événement passé.

Chez DocuSign, nous utilisons la technologie pour nous aider à réduire notre consommation de papier. Nous avons équipé toutes nos salles de réunion avec des écrans afin que chacun puisse connecter son ordinateur portable et afficher des présentations. 

2. Prenez vos notes sans papier

Si vous êtes adepte de la prise de notes, il existe d’excellents outils numériques qui vous permettent de travailler sans crayon, ni papier. Un moyen simple de limiter sa consommation de papier.

Si vous recherchez un outil simple à prendre en main, alors nous vous conseillons d’essayer Evernote. Un outil facile à utiliser et dont les nombreuses fonctionnalités vous permettent de collaborer ou de partager des notes avec votre équipe.

Microsoft OneNote est également une application qui vous permet de prendre des notes sans papier. Vous pouvez stocker vos notes dans des blocs-notes, les trier par couleur et les organiser facilement. De plus, vous bénéficiez de toutes les fonctionnalités de la suite Microsoft Office.

Certains de nos collaborateurs ne jurent eux que par Google Keep. Il s’agit là d’un outil idéal pour les réunions car il permet de créer des photos ou des notes vocales. C’est une fonction très pratique qui vous évite d’avoir à retravailler vos notes plus tard.

3. Sauvegardez vos fichiers dans le cloud

De nombreuses entreprises stockent leurs fichiers en ligne. Chez DocuSign, nous utilisons Box et Google Drive. Les deux solutions ont leurs avantages et leurs inconvénients.

Google Drive est très populaire notamment grâce à sa grande capacité de stockage – pratique lorsqu’on dispose de plusieurs formats de fichiers. Il est également possible d’effectuer des modifications en ligne très simplement et de partager des documents ou des dossiers avec votre équipe. De plus, son offre gratuite vous permet tout de même de bénéficier de 15 Go de stockage !

Box a des fonctionnalités très similaires, mais permet en plus d’avoir un contrôle total des données. Pour notre entreprise, la sécurité des données est essentielle. C’est pourquoi, nous veillons à ce que nos plateformes internes répondent à nos exigences en matière de sécurité. Box nous permet de stocker des documents en toute sécurité tout en réduisant notre consommation de papier.

4. Favorisez le “bureau nomade”

Au début, cela peut être un peu difficile, mais le “bureau nomade” est en fait un excellent moyen de réduire le gaspillage de papier. Il est beaucoup plus difficile d’accumuler une collection de papiers si vous êtes assis à une place différente chaque jour. Si votre environnement de travail le permet, n’hésitez pas à adopter cette approche !

5. Créez un culture interne favorable à la dématérialisation 

Bien que le “bureau nomade” soit utile, ce qui fait vraiment la différence, ce sont les valeurs que vous affichez et prônez au sein de votre organisation. La clé est d’avoir une culture interne qui renforce la dématérialisation et incite chacun à réfléchir sur sa consommation de papier.

DocuSign s’engage au quotidien à aider les entreprises à passer au zéro papier et notre culture interne reflète également cette mission. Nous n’avons pas chez DocuSign d’armoire pleine de paperasse ! Nous avons également mis en place des initiatives visant à réduire les impressions, en demandant par exemple à chacun de nos collaborateurs de s’identifier avant de pouvoir effectivement imprimer.

6. Gardez les poubelles de recyclage à portée de main

Même si vous êtes adepte du “zéro papier”, il y aura toujours des produits papier qui devront être jetés. Pour cela, il existe des poubelles de recyclage dédiées aux déchets papier. Dans nos locaux, et afin de réduire au maximum les déchets recyclables, nous n’avons pas de poubelles personnelles. Nous disposons de poubelles de recyclage dans chacun de nos espaces communs.

Nous nous sommes enfin engagés à aider les autres sociétés à réduire leur consommation de papier. Pour toutes les organisations, DocuSign joue un rôle clé dans la réussite de leurs initiatives écologiques. Grâce à la signature électronique DocuSign, vous pouvez accéder à des documents et lancer le processus de signature depuis n’importe quel appareil (mobile, tablette ou ordinateur). Une alternative saine, durable et écologique au papier, qui est aussi plus rentable et aide à améliorer la productivité des collaborateurs.

Tentez l’expérience par vous-même ! Essayez gratuitement la version d’essai de la signature électronique DocuSign.

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