Par Keith Krach, Chairman & CEO de DocuSign

De nombreuses organisations comptent sur des documents papier, aussi bien d’un point de vue opérationnel que management. Pourtant, il est important de dématérialiser. Passer au digital augmente l’efficacité opérationnelle, améliore vos workflows, votre relation clients ainsi que l’image de votre entreprise auprès du public.
Plus important encore, la numérisation permet, si un document est perdu ou endommagé, d’accéder tout de même à sa version électronique. Les entreprises qui travaillent dans le secteur médical, financier, et juridique sont particulièrement touchés par ce type de problématiques.
Passer au numérique, cela impacte fortement la productivité et la rentabilité de votre entreprise. En revanche, on craint souvent, comme dans la plupart des autres améliorations faites en interne, que la digitalisation entraîne des coûts et des risques. Heureusement, les experts confirment que ces inconvénients peuvent être sérieusement réduits lorsque les processus de dématérialisation sont bien compris et gérés.

Voici quelques raisons de passer au digital pour les entrepreneurs du 21e siècle :

1. La dématérialisation, ça vous aide en cas d’urgence

En archivant vos documents papiers dans un système de stockage « cloud » efficace, vous préparez votre business à tout éventuel problème ou urgence. Il est beaucoup plus facile de trouver un document lorsqu’il est disponible en ligne ! Lors d’un moment de rush, ou même lors d’une catastrophe naturelle, votre direction générale sera occupée à des tâches autrement plus urgentes et vous ne devez pas gâcher votre temps et vos efforts pour essayer de localiser des documents papiers ou passer en revue une pile désorganisée de documents probablement abîmés.

2. Un gain de temps important pour vos équipes

Une entreprise qui s’appuie uniquement sur la documentation papier perd des dizaines de milliers d’heures par employé dans l’effort de maintenir, localiser et de mettre à jours ces documents. De plus, la plupart de ces documents sont seulement valables lors de situations spécifiques. Simplifiez recherches et actualisations, plutôt que d’avoir des salariés qui analysent des textes et des données sans rapport dans l’espoir de trouver l’information exacte dont ils ont besoin.

3. Des documents conformes aux législations en vigueur

La plupart des entreprises doivent faire face à de nombreuses questions de conformité, qu’elles soient locales, nationales ou même internationales. Durant les dernières décennies, de nombreuses lois et règlements ont vu le jour autour de l’utilisation des documents au sein de l’entreprise. Ces règlements peuvent traiter de la vie privée du client, de la responsabilité financière de l’entreprise par exemple. Les entreprises qui ont perdu les documents papiers originaux sans avoir réalisé de sauvegardes électroniques au préalable, doivent faire face à des conséquences sérieuses pour non-respect de conformité.

4. Améliorez la flexibilité et l’agilité de votre entreprise

La numérisation permet une meilleure flexibilité au niveau de l’organisation du personnel, puisqu’elle permet à l’employé de travailler à distance. Entre autres avantages, notons la diminution significative de l’empreinte environnementale de l’entreprise et l’augmentation de la satisfaction des équipes, appréciant de pouvoir travailler en home office. De plus, la numérisation peut permettre à une entreprise de réduire l’espace de travail dont il a besoin, diminuant ainsi ses coûts.

5. Simplifiez la vie de votre département IT

Les entreprises sont de plus en plus conscientes qu’il est fondamental de savoir organiser, gérer et accéder correctement à tous les documents contenant des informations pertinentes pour la vie de l’entreprise. Une politique structurée de gouvernance de l’information se base sur l’utilisation d’éléments in house comme en cloud pour plus d’efficacité. Cela permet de s’assurer de conserver des versions numériques de documents à disposition, en cas de perte ou de destruction de documents physiques.

Cela permet aussi aux salariés d’avoir accès instantanément à l’information, quel que soit le service concerné. En bref, avec le passage au digital, vous pouvez formaliser les protocoles de gestion de documents afin que les informations soient traitées comme une ressource vitale.
De récentes études ont démontré que le premier post de dépassement de dépense pour un projet est dû à la qualité médiocre des données fournies. Cela peut coûter à une entreprise des milliards d’euros par an. Plus vous avez de visibilité grâce à la dématérialisation de vos documents, plus vous avez de chances d’améliorer la qualité des informations contenues dans vos dossiers.

6. Améliorez l’image de votre société auprès des clients

La dématérialisation améliore considérablement le temps de réponse nécessaire pour répondre à vos clients. Problèmes logistiques, questions clients, vous apparaîtrez immédiatement comme plus efficace. Vos clients seront satisfaits de recevoir une réponse rapidement, et cela sera bien entendu bénéfique pour la suite de votre relation.
Dans certains cas, les entreprises doivent conserver des exemplaires papiers même lorsque les originaux ont été numérisés. Assurez-vous de contrôler avec une autorité appropriée les documents que vous êtes tenu de conserver. Vous devez vérifier que chaque document papier dont vous avez besoin est toujours disponible après la numérisation.

7. Réduisez les coûts et maximisez le potentiel de votre entreprise

La numérisation peut réduire le coût du personnel payé pour traiter et manipuler les documents papiers. Les fichiers électroniques minimisent ou éliminent les coûts de transports de documents et diminuent le temps nécessaire à l’obtention de documents pertinents et parfaitement complétés.
Aujourd’hui lorsque l’environnement de l’entreprise est en transition rapide vers ce que les experts appellent « la numérisation 2.0 », de nouvelles possibilités sont apparues pour utiliser ces données numérisées au sein de l’entreprise. Cela permet de créer de nouveaux produits et services adaptés à ce nouvel environnement. Ces produits et services permettront de compléter à leur tour la gamme de services proposés aux clients et autres investisseurs.