Avez-vous déjà songé à recruter et accueillir de nouveaux collaborateurs entièrement à distance ?

Nous n’avons jamais entendu parler de départements des ressources humaines en sureffectif. Il n’y a en effet jamais assez de professionnels des ressources humaines pour faire face aux nombreuses tâches que ce département doit traiter. Trouver les meilleurs talents et les intégrer à la fois rapidement et facilement fait partie de ces tâches – et cela prend du temps. Tout comme nous, il vous arrive sans doute de repérer de nouveaux talents en ligne. Peut-être communiquez-vous par e-mail, téléphone ou vidéoconférence, mais au moment de faire votre offre, vous utilisez probablement encore du papier. Pourquoi ?                

Sans doute, parce qu'en dépit d’une numérisation des départements RH beaucoup plus importante qu’il y a dix ans, certains processus sont encore basés sur le papier. C’est particulièrement vrai lorsqu’il s’agit de signer des contrats de travail et des documents de recrutement. La raison est simple. Ces documents contiennent des informations sensibles. Les professionnels des ressources humaines doivent s'assurer qu'ils ne tombent pas entre de mauvaises mains. Ils veulent pouvoir vérifier rapidement qui a signé ces documents. 

« Pour nous, la numérisation est synonyme de gains en termes de rapidité, de mobilité et de flexibilité », a déclaré Marcel Gehauf, responsable des services de gestion des biens au sein du groupe Voith. Auparavant, l’entreprise imprimait les contrats, puis les envoyait par la poste aux futurs employés pour qu’ils les signent et cela prenait plusieurs jours. Grâce à DocuSign, le groupe Voith a gagné en efficacité pour ses ressources humaines en réduisant considérablement l’utilisation du papier dans les processus contractuels tout en contribuant de manière conséquente à ses objectifs liés au développement durable.

Les nouveaux employés ne peuvent pas toujours venir au bureau pour signer leur contrat de travail

Envoyer des offres d’emploi ou demander aux futurs collaborateurs de venir au bureau pour signer des contrats fonctionnait bien dans un monde où la main d’œuvre était plus centralisée. Cependant, aujourd’hui, de nombreux collaborateurs ne résident pas suffisamment près de leur employeur pour prendre leur voiture et se rendre au bureau pour une signature. Que votre entreprise embauche quelqu’un à l’autre bout de la ville, à l’autre bout du pays ou même à l’autre bout du monde, vous devez faire en sorte que son expérience soit tout aussi transparente. Les recherches menées par Glassdoor indiquent que les entreprises qui offrent une expérience d’intégration parfaitement maîtrisée améliorent de 82 % la rétention des nouveaux employés dans celles-ci. D’où la nécessité de bien faire les choses.

Si les signatures électroniques peuvent être choisies pour offrir une expérience particulièrement appréciable, les RH doivent s’assurer que la personne qui signe le contrat à distance est bien la personne qu’elle prétend être. Il existe heureusement pour les équipes des RH des options qui permettent de passer entièrement au numérique, même lorsqu’il s’agit d’accords contenant des informations sensibles. 

Vérifier à distance l'identité du signataire 

Il se peut que le département des ressources humaines de votre entreprise utilise déjà des signatures électroniques pour certaines tâches et certains processus comme la gestion des congés ou la gestion des performances. Dans ce cas, une signature électronique simple suffit. Souvent, un simple clic introduit la signature et un fichier de preuve en arrière-plan confirme le signataire.

Ce procédé simple de signature électronique n’est cependant pas suffisant pour tous les types de documents des RH. Le type de signature le plus incontestable est la signature électronique qualifiée (QES) qui exige une vérification d’identité en face à face. Lorsque nous parlons de face à face, nous voulons dire à la fois en personne et virtuellement. Les utilisations de la signature électronique qualifiée (QES) comprennent notamment celles qui sont liées aux transactions de haut niveau pour des services financiers, le traitement des documents pouvant contenir des informations confidentielles sur les patients pour les services de santé, et les accords juridiques ou ceux relatifs au secteur public. Une signature électronique qualifiée est unique car elle peut être considérée comme juridiquement équivalente à une signature manuscrite, dans l’Union Européenne. 

Découvrez les différents types de signatures électroniques notamment les SES, AES et QES.

Le groupe Voith utilise désormais des signatures électroniques qualifiées pour faciliter le traitement des contrats légalement et à distance. Ce processus de signature prend quelques heures et non plus plusieurs jours comme auparavant. 

L'équipe des ressources humaines de Doctari a été confrontée à des défis très similaires. Elle a également mis en œuvre une signature électronique qualifiée pour l'intégration. Les contrats peuvent désormais être signés pour recruter du personnel médical depuis n'importe quel téléphone portable. La société spécialiste de la santé basée à Berlin fournit du personnel médical aux cliniques qui font appel à elle. 

Doctari a vu les besoins de ses services augmenter considérablement pendant la pandémie de COVID-19, et la société a recruté en 2020 plus de 22 500 employés. Doctari a utilisé la signature électronique qualifiée pour faciliter l’emploi du personnel à distance et répondre à la demande croissante des professionnels de santé. Pour Doctari, l’utilisation d’une signature électronique qualifiée offre une véritable sécurité juridique, une transparence effective des processus et une expérience sans faille. 

Le contenu de cet article est uniquement à des fins d'information générale et/ou éducative et n'est pas destiné à être un conseil juridique. Veuillez consulter un avocat si vous avez des questions juridiques spécifiques.