Les cabinets d’avocat et les départements juridiques des entreprises produisent de nombreux documents qui requièrent un effort important en matière de gestion. De la préparation à l’envoi en passant par l’impression, la numérisation ou encore l’archivage, ces documents nécessitent souvent un investissement conséquent en termes de temps et d’argent.

Les efforts déployés, la complexité des opérations et les longs délais d’exécution peuvent s’avérer frustrants pour les clients. A l’ère du “tout numérique”, ils sont plutôt habitués à la rapidité et à la simplicité des processus.

Mais est-il possible de réduire les délais de traitement des contrats tout en garantissant la sécurité et la confidentialité des contrats ? DocuSign vous explique comment mettre en place un processus de contractualisation qui allie modernité et sécurité.

Comment mettre en place un processus de contractualisation plus moderne ?

Pour de nombreux cabinets d’avocats, le processus de contractualisation implique différents pôles et fonctions opérationnelles. Les disparités entre ces derniers peuvent engendrer des démarches plus longues et plus coûteuses, sans parler de l’incidence que peut avoir un tel processus sur les relations clients et sur le plan juridique !

Pour moderniser ce processus, il faut entièrement automatiser la gestion des contrats. L’automatisation implique de revoir totalement la manière dont les cabinets d’avocats élaborent et exécutent leurs contrats. Cela peut effrayer et aussi rebuter de nombreux avocats. Moderniser, oui ! Mais établir un nouveau processus de contractualisation ne doit pas compliquer les démarches avec les clients et prendre trop de temps aux avocats.

En utilisant une plateforme system of agreement moderne comme DocuSign Agreement Cloud, cette transformation peut s’opérer par étapes. La première étape consiste à adopter la signature électronique pour l’ensemble des documents. Pour signer électroniquement un document, rien de plus simple pour vos clients : ils reçoivent un email indiquant qu’un document doit être signé et en cliquant sur le lien indiqué, il leur suffit de suivre les instructions de la plateforme DocuSign (pas besoin de créer de compte). Côté cabinet d’avocats et services juridiques, seulement 4 clics suffisent pour envoyer un document !

Les étapes suivantes consistent à connecter et intégrer la signature électronique dans les outils de gestion existants. Ainsi, il sera possible d’automatiser et gérer les accords de A à Z : de la préparation à la signature, en passant par l’exécution et la gestion.

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La signature électronique est-elle légale et sécurisée pour ces opérations ?

Pour donner une valeur légale à la signature électronique, l’Union Européenne a mis en place un règlement sur l’identification électronique, appelé eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services). Le règlement eIDAS remplace la directive 1999/93/CE. eIDAS a supprimé le flou qui entourait la valeur juridique d’une signature électronique et a harmonisé les règles à l’échelle de toute l’Europe. La précédente directive avait été transposée sans uniformité dans les différentes lois nationales. A présent, il existe un même texte de lois partout en Europe. Ainsi, une signature électronique délivrée dans un État membre est reconnue en tant que signature officielle dans tous les autres États membres.

Pour sécuriser la signature électronique, l’eIDAS met l’accent sur l’identification et l’authentification des citoyens en se basant sur 3 niveaux :

  • La signature électronique simple et la signature électronique avancée sont recommandées pour des actes simples à faible risque juridique. Il s’agit souvent de documents externes à risque limité comme des contrats de travail, contrats commerciaux ou encore des documents internes (ordre de mission, note de frais, processus de validation de décision interne, etc).
  • La signature électronique qualifiée se justifie pour les documents à fort taux de risque (les contrats de crédit ou les assurances vie) ou pour des transactions réglementées : certains usages dans le monde de la santé par exemple ont des contraints qui nécessitent la forme écrite à risque de nullité.

A partir de la plateforme DocuSign, les avocats et les services juridiques peuvent donc sélectionner le niveau de signature électronique (simple, avancé ou qualifié) et cela pour chacun des documents qu’ils envoient en signature, et même pour chacun des signataires.

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