Le constat est sans appel : le monde des affaires s’accélère et se complexifie de plus en plus, et les entreprises doivent suivre le rythme des évolutions technologiques leur permettant d’améliorer et d’accélérer tous leurs processus impliquant la gestion des contrats (de vente, de partenariat, RHs…). C’est la raison pour laquelle les solutions de CLM – contract lifecycle management (ou gestion du cycle de vie des contrats) sont en train de s’imposer dans un nombre croissant d’organisations.

Le CLM : une brique importante de la transformation digitale

Dans ce qu’on appelle communément la transformation digitale , l’un des premiers objectifs est d’accélérer la productivité d’une entreprise grâce au digital:

  • En reliant les outils et les processus
  • En tirant parti des technologies mobiles pour permettre aux utilisateurs de travailler partout dans le monde
  • En procurant une visibilité accrue sur les processus en permettant donc de faire des analyses approfondies et d’en tirer des enseignements et d’apporter des améliorations (cycle vertueux).

La gestion du cycle de vie des contrats, ou CLM, s’inscrit exactement dans cette démarche et joue un rôle clé dans la transformation numérique.

Le CLM, c’est quoi exactement ?

Gérer tous les processus contractuels d’une façon 100% numérique permet à une entreprise de renforcer et d’exploiter la valeur de son portefeuille de contrats en vue d’écourter le cycle de vente et réduire les coûts. La valeur est créée par le temps et l’argent économisés dans la gestion des contrats, au profit du développement de l’entreprise.

Selon Gartner, la gestion du cycle de vie des contrats est définie comme suit :
« …une solution et un processus permettant de gérer le cycle de vie des contrats créés et/ou administrés par l’entreprise, ou ayant un impact sur celle-ci. Ils peuvent inclure des contrats avec des tiers, tels que contrats de sous-traitance, d’approvisionnement, de vente, de non-divulgation, de propriété intellectuelle, de location, de gestion des infrastructures et toute autre licence ou tout accord contenant des obligations contractuelles aujourd’hui et à l’avenir. »

Les entreprises utilisent donc des offres de CLM pour sécuriser, uniformiser, rationaliser et automatiser le lancement, la création, la négociation, la signature et l’exécution de contrats jusqu’à leur échéance.

Chaque phase du processus contractuel implique nécessairement des étapes répétitives et fastidieuses, un véritable cauchemar pour les différentes parties prenantes qui doivent conclure l’accord. Les outils manuels, tels que les e-mails, les traitements de texte type Microsoft Word, l’impression et le papier ou le stockage des contrats en version papier dans des coffres (quand ce n’est pas les tiroirs des commerciaux) ou en version numérique dans des ordinateurs partagés ne facilitent pas le suivi des contrats.

Pourquoi mettre en place une solution de CLM ?

Les solutions de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) interviennent à chaque étape du processus contractuel, offrant une visibilité et une prévisibilité des obstacles potentiels, tout en éliminant les tâches répétitives.

Selon le groupe Aberdeen, les entreprises qui sont leader de leur secteur ou de leur marché dépensent en moyenne 74 % de plus que tous leurs concurrents en outils informatiques pour mieux gérer leurs contrats.

NCR Corporation (société de technologie spécialisée dans les solutions pour les entreprises et connue pour ses caisses enregistreuses et distributeur automatique de billets) par exemple, avant de mettre en œuvre une solution CLM de gestion du cycle de vie des contrats, ne disposait d’aucun moyen efficace et uniformisé pour initier ses collaborations avec des partenaires mondiaux. L’entreprise n’avait aucune autonomie ni visibilité sur le cycle de vie des contrats.

Grâce à la solution CLM de gestion du cycle de vie des contrats de DocuSign SpringCM, l’entreprise a pu faire passer la durée des processus contractuels de trois semaines à trois jours, tout en réduisant le nombre de questions des parties prenantes sur l’état d’avancement des contrats.

La gestion du cycle de vie des contrats (CLM) permet d’automatiser toutes les étapes du processus contractuel

Génération de contrats simplifiée

Lors de l’élaboration manuelle d’un contrat, on doit habituellement insérer plein d’informations qui existent déjà dans au moins un des outils informatiques de la société. Une solution CLM de gestion du cycle de vie des contrats peut éliminer les phases répétitives liées à la génération des documents.

Les meilleurs solutions CLM de gestion du cycle de vie des contrats permettent de générer rapidement les contrats à l’aide de modèles préapprouvés, en important des informations depuis d’autres emplacements, tels qu’un système de gestion de la relation client (CRM). Une tâche qui aurait pris des heures peut ainsi être réalisée en quelques minutes.

Négociations de contrat plus transparentes

Les négociations entraînent souvent des retards dans la conclusion des contrats, car elles nécessitent l’intervention de différents départements : le service vente (quand il s’agit de contrats commerciaux), le management, le service juridique, et bien souvent d’autres équipes qui doivent pouvoir accéder aux contrats, modifier de façon contrôlée les documents et les partager avec les autres parties prenantes. Sans une solution CLM de gestion du cycle de vie des contrats adapté, il est courant de recourir aux e-mails pour envoyer les différentes versions, avec le risque de perdre le document ou d’utiliser une version obsolète.

Un logiciel CLM de gestion du cycle de vie des contrats (contract lifecycle management) peut offrir deux solutions à ce problème :

  • Fournir un seul contrat accessible – Les changements apportés au document peuvent être partagés en toute facilité s’il est possible d’y accéder et de le modifier dans un référentiel cloud central. Cela garantit que les parties prenantes consultent toutes le même document et élimine les risques liés à l’envoi du contrat par e-mail.
  • Procurer une visibilité constante pour l’initiateur du contrat – Connaître le niveau d’avancement des négociations/corrections peut aider à prévoir la date de signature du contrat. Une solution CLM de gestion du cycle de vie des contrats idéal consignerait toutes les actions effectuées sur le document, fournirait aux services impliqués un « état de l’avancement » des négociations, sans avoir à faire des demandes susceptibles de ralentir le processus.

Obtention des validations et des signatures plus faciles

Une fois la phase de négociation terminée, on peut passer aux signatures. Mais parfois l’obtention des signatures nécessaires est aussi un obstacle à la clôture d’un contrat. On peut peiner à trouver le bon approbateur, qui peut être en déplacement ou en congés.

Une solution de gestion du cycle de vie des contrats peut accélérer le processus de deux façons :

  • Le contrat est automatiquement transféré à l’approbateur qui doit signer, lorsque c’est son tour, éliminant la nécessité d’entamer une quête pour trouver la bonne personne.
  • Les meilleurs outils CLM de gestion du cycle de vie des contrats permettent une intégration avec des fonctionnalités de signature électronique, avec la possibilité de signer le contrat depuis n’importe quel terminal, comme par exemple à partir d’un appareil mobile.

Renouvellement fiable de contrats

La dernière étape du processus contractuel est souvent la plus importante, car elle détermine les revenus futurs générés par ce contrat. Pourtant, les renouvellements peuvent être négligés, surtout dans les sociétés qui gèrent simultanément plusieurs autres contrats.

La gestion du cycle de vie des contrats peut contribuer à organiser ce processus en configurant des rappels automatiques bien avant la date de renouvellement. En complément d’un logiciel de CRM, toutes les modalités du contrat et les informations sur les clients peuvent être stockées et facilement accessibles via la solution CLM de gestion du cycle de vie des contrats, de manière à pouvoir anticiper l’examen potentiel du contrat avant son renouvellement.

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