Comment Cederquist utilise la vérification d'identité à distance pour rester dynamique

La possibilité de vérifier l'identité d'une personne est essentielle dans la façon dont les transactions quotidiennes sont effectuées. En raison de la pandémie, il est plus important que jamais de pouvoir faire des affaires par voie numérique. Cederquist est l'un des principaux cabinets d'avocats suédois offrant une gamme complète de services, et a porté le secteur juridique suédois vers l'avenir, avec l'aide de DocuSign.

Nous étions impatients de comprendre le cheminement du cabinet vers l'adoption de la vérification d'identité, c'est pourquoi Dominika Zemberova, chargée de compte chez DocuSign, a rencontré Johannes Farje, responsable des services numériques et de l'innovation. Ils ont parlé (virtuellement) de l'automatisation des processus d'accord complexes avec les signatures électroniques et la vérification d'identité en ligne.

Q : Dans quelle mesure la signature électronique est-elle acceptée dans les pays nordiques ?

La signature électronique est largement acceptée et de plus en plus utilisée dans la région nordique, surtout à l'heure actuelle. Le principal problème concerne les formulaires traditionnels nécessitant une signature manuscrite, tels que les formulaires gouvernementaux pour lesquels une copie originale à l'encre humide est obligatoire. 

Q : Parlez-nous un peu de la façon dont vous utilisez la signature électronique et la vérification d'identité ?

Cederquist utilise ces solutions de deux manières. La principale utilisation interne se fait au sein du département des ressources humaines - pour les signatures, les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration, etc.

Elle est également utilisée dans les activités quotidiennes avec les clients. Cederquist agit en tant que facilitateur pour différents types de transactions et utilise la vérification d'identité lorsqu'elle est soit demandée (lorsque les parties n'ont pas confiance l'une en l'autre) soit requise (lorsqu'il y a une exigence de signature avancée eIDAS). 

Q : Quels avantages/impact la numérisation a-t-elle eu sur votre entreprise ?

Mon rôle n'existerait pas sans la numérisation du secteur juridique. Elle nous permet de nous concentrer sur les aspects les plus importants du métier de juriste plutôt que sur les tâches administratives. 

"Lorsque j'ai commencé comme cadre junior, on m'envoyait faire des rondes pour recueillir les signatures manuscrites de différentes personnes à Stockholm. Je n'ai plus besoin de faire cela grâce à DocuSign".

Q : COVID-19 a signifié que les entreprises ont dû s'adapter et numériser leurs activités. La précédente numérisation de Cederquist vous a-t-elle permis d'être mieux préparé à tout cela ? 

En termes de préparation, Cederquist a eu une conversation approfondie sur la numérisation au sein de l'organisation afin que chacun comprenne ce qu'il voulait et devait faire - et quels domaines pouvaient être numérisés. 

Les employés de Cederquist ont commencé à travailler à domicile très tôt lorsque COVID-19 a fait son apparition - le fait que les processus aient déjà été numérisés a facilité les choses.

L'objectif premier de la numérisation pour Cederquist est d'en faire profiter ses employés et ses clients. Pour ce faire, il s'agit d'étudier les processus qui peuvent être numérisés et de s'en servir comme exemple pour améliorer les activités quotidiennes. 

 Q : Selon vous, quelles sont les prochaines étapes de la numérisation de vos processus pour Cederquist ?

Sur le plan pratique, nous envisageons de nouvelles intégrations en utilisant les API DocuSign et nous nous efforçons d'obtenir une plus grande acceptation des signatures électroniques - nous avons des conversations en cours avec l'Office suédois des enregistrements pour que les choses se fassent de manière plus transparente et numérique. 

Q : Enfin, avez-vous des recommandations à faire à ceux qui envisagent la numérisation sur la meilleure façon de commencer ?

Le meilleur point de départ pour la numérisation est de comprendre les besoins de votre organisation et de savoir quel type de transactions de données peut être géré plus facilement, en identifiant les processus qui peuvent être améliorés et simplifiés. 

Comprenez vos besoins et allez là où vous pouvez avoir un impact. Commencez par les signatures électroniques. La vérification de l'identité numérique est une fonction supplémentaire qui peut résoudre le problème lorsque les parties ne se connaissent pas bien pour établir la confiance. Elle pourrait également vous permettre de répondre à des exigences plus strictes en matière d'identification des signataires, imposées par la réglementation. 

La vérification de l'identité vous permet de choisir parmi plusieurs options d'identification améliorées, notamment la vérification des pièces d'identité délivrées par le gouvernement ou la vérification de l'identité avec la BankID suédoise ainsi qu'avec d'autres eID nordiques. Cela permet de rationaliser le processus de signature électronique, de réduire les risques et de maintenir la conformité.

Lisez l'étude de cas complète de Cederquist.

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