Comment convertir une signature manuscrite en signature électronique ?

Dans un monde où le temps est un bien précieux, la signature manuscrite semble de plus en plus désuète. En cause ? La lenteur du processus, l’accumulation de paperasse et les risques de perte de documents. Ainsi, selon une étude de Forrester Research, près de 65 % des entreprises auraient déjà adopté la signature électronique. Ces dernières ne bénéficient pas seulement d'un gain de temps et d'économies substantielles. Elles se positionnent aussi en leaders dans un marché en pleine mue digitale, prouvant leur capacité à s'adapter et à innover. Découvrez comment efficacement convertir une signature manuscrite en signature électronique !

Qu'est-ce qu'une signature manuscrite et en quoi diffère-t-elle d'une signature électronique ?

Signature manuscrite définition

Une signature manuscrite consiste en une écriture graphique qui représente le nom et le prénom d'une personne. Cela peut être via une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tout autre symbole doté d'une signification intelligible. Ce graphisme permet alors d’identifier le signataire et d’exprimer son approbation au contenu du contrat signé. Dans sa forme la plus traditionnelle, la signature manuscrite est réalisée à l'aide d'un stylo sur un document papier, ce qui lui confère un caractère personnel et authentique.

Points communs entre signature manuscrite et signature électronique

À l'instar de la signature manuscrite, la signature électronique : 

• manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent d’un acte
• permet l’identification des signataires
• garantit l’intégrité des documents signés

En effet, selon l'article 1367 du code civil français : "La signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie celui qui l'appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l'authenticité à l'acte." 

De ce fait, la signature manuscrite et la signature électronique possèdent la même valeur juridique. En preuve, l’article 1366 du code civil : “L'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.”

Différences entre signature manuscrite et signature électronique

La première différence marquante réside dans la manière dont elles sont créées et stockées. La signature manuscrite requiert traditionnellement un support physique (document papier) et un instrument d'écriture (stylo). Le document signé est ensuite conservé dans un espace de stockage physique. De son côté, la signature électronique est générée numériquement, puis le document signé est conservé dans un coffre-fort numérique. Une sécurité supplémentaire face aux risques de perte ! 

Deuxièmement, les méthodes de vérification diffèrent. La signature manuscrite requiert souvent une vérification visuelle, qui peut parfois s'avérer subjective et moins sécurisée. Au contraire, la signature électronique intègre des mesures de sécurité avancées, telles que le cryptage et l'horodatage. Ces mesures garantissent ainsi l'authenticité du signataire et la protection contre toute tentative de falsification ou d'altération du document.

Troisièmement, la signature électronique prend le dessus en termes de facilité d'accès et de partage. En effet, alors que les documents signés manuellement nécessitent un temps considérable pour être envoyés, reçus et stockés physiquement, les documents signés électroniquement peuvent être partagés instantanément à travers le monde. La signature électronique favorise donc une collaboration plus fluide et efficace.

En somme, leur divergence réside principalement dans leur adaptation à l'ère contemporaine. En effet, la signature électronique, plus récente, répond aux besoins actuels d'efficacité, de sécurité et de durabilité. Elle s'impose ainsi comme un choix judicieux pour les professionnels et les particuliers qui cherchent à optimiser leurs transactions et à s'aligner sur les tendances numériques actuelles.

Comment s'assurer que la conversion de ma signature manuscrite en électronique soit reconnue ?

Dans un monde en constante évolution, la conversion de votre signature manuscrite en format électronique est une étape significative. Cependant, il est fondamental de vous assurer que cette conversion soit légitimement reconnue par toutes les parties impliquées. Voici quelques étapes cruciales en ce sens :

• Choisir un fournisseur réputé : Pour commencer, sélectionnez un fournisseur de services de signature électronique établi et respecté dans le domaine. En choisissant une plateforme largement reconnue, vous mettez déjà un pied dans la bonne direction.
• Respecter les normes juridiques : Veillez à ce que votre fournisseur adhère aux réglementations juridiques en vigueur, telles que le règlement eIDAS en Europe. Cela garantira la valeur juridique de votre signature manuscrite convertie.
• Vérifier la procédure de vérification : Assurez-vous que le processus de conversion de votre signature manuscrite en électronique implique une procédure de vérification rigoureuse. Cela inclut notamment la vérification de votre identité à travers divers moyens.
• Conserver toutes les documentations et preuves : Pour une reconnaissance sans faille, il est conseillé de conserver toute documentation et preuve qui attestent de la légitimité de votre signature électronique. Cela pourrait inclure des certificats de validation, des enregistrements horodatés...
• Informer les parties : Avant de procéder, informez toutes les parties impliquées de votre passage à la signature électronique. Il est essentiel que les parties reconnaissent et acceptent cette méthode de signature afin d’éviter tout malentendu ou contestation future.

Un outil de signature électronique semble remplir tous ces critères : DocuSign.

Quels sont les avantages de convertir une signature manuscrite en signature électronique avec DocuSign ?

Dans un monde en pleine transformation digitale, convertir sa signature manuscrite en signature électronique s'impose comme une progression logique. En choisissant des plateformes reconnues comme DocuSign, vous bénéficiez alors d'une pléiade d'avantages non négligeables. En voici quelques-uns :

• Facilité d'utilisation : DocuSign propose une interface intuitive qui permet à toute personne, même aux novices, de naviguer et d'utiliser facilement la plateforme.
• Sécurité renforcée : L'un des avantages notables de convertir une signature manuscrite en signature électronique avec DocuSign est la sécurité renforcée. En effet, la plateforme assure la confidentialité et l'intégrité de vos documents, grâce à des mesures de sécurité de pointe.
• Gain de temps : DocuSign vous permet d'économiser un temps précieux, évitant les délais associés à l'envoi, à la réception et au stockage des documents physiques. Les signatures peuvent être recueillies presque instantanément, accélérant ainsi le cycle de vie des transactions.
• Accessibilité : Un autre avantage majeur est l'accessibilité qu'offre DocuSign. Vous pouvez accéder à vos documents et les signer de n'importe où, tant que vous avez une connexion internet.
• Respect de l'environnement : En choisissant de convertir une signature manuscrite en signature électronique, vous contribuez à réduire l'utilisation de papier et donc votre empreinte carbone. Vous vous alignez ainsi avec les initiatives écologiques mondiales visant à protéger notre planète.

En somme, en franchissant le pas vers l'utilisation de DocuSign pour vos besoins en matière de signature électronique, vous vous placez à l'avant-garde de la transformation numérique, tout en bénéficiant d'une sécurité, d'une efficacité et d'une facilité d'utilisation optimales.

Est-ce sécurisé de convertir une signature manuscrite en format électronique avec DocuSign ?

Avec des plateformes fiables telles que DocuSign, vous pouvez vous attendre à un ensemble de garanties substantielles en matière de sécurité. Tout d’abord, DocuSign met un point d'honneur à conserver la confidentialité de votre signature manuscrite lors de sa conversion en signature électronique. Pour ce faire, la plateforme intègre notamment des technologies de cryptage avancées. Ces dernières protègent vos informations contre tout accès non autorisé ou tentative de fraude.

De plus, DocuSign met en place un ensemble de mesures, dont des systèmes d'authentification forte. Ces derniers permettent de vérifier l'identité des signataires et d’ainsi éviter tout risque d’usurpation d’identité. Par ailleurs, grâce à l'horodatage, chaque signature est accompagnée d'une date et d'une heure précises, garantissant l’intégrité des documents signés. 

Enfin, DocuSign est en totale conformité avec le règlement européen eIDAS, qui régit les transactions électroniques au sein de l'espace économique européen. En ce sens, le tiers de confiance DocuSign propose les trois types de signature électronique autorisés : signature électronique simple, avancée ou qualifiée.

Comment convertir sa signature manuscrite en signature électronique avec DocuSign ?

Voici le processus à suivre pour convertir une signature manuscrite en signature électronique avec DocuSign : 

1. Rendez-vous sur le site de DocuSign. Puis, inscrivez-vous ou connectez-vous à votre compte existant.
2. Cliquez sur l’option “Create Your Signature”. En cliquant sur “Tracer”, vous pouvez dessiner votre propre signature avec un stylet ou votre doigt sur un dispositif à écran tactile. En cliquant sur “Image”, vous pouvez télécharger une photo de votre signature manuscrite pour la convertir en format électronique.
3. Cliquez sur “Enregistrer la signature”.
4. Une fois votre signature créée et enregistrée, vous êtes prêt à l'utiliser sur tous vos documents importants.

En suivant ces étapes simples, vous serez équipé pour naviguer dans le monde numérique. À vos marques, prêt, signez !

Comment insérer une signature manuscrite dans un document numérique ?

Maintenant que vous avez créé votre signature manuscrite électronique, il est temps de l'intégrer dans votre quotidien. Découvrez comment appliquer facilement votre signature flambant neuve sur vos documents importants : 

1. Ouvrez le document à signer électroniquement sur la plateforme Docusign. Cela peut être un document Word, comme un document PDF. 
2. Remplissez tous les champs obligatoires, comme votre adresse, vos initiales ou encore la date du jour.
3. Insérez votre signature manuscrite enregistrée au format JPG ou PNG.
4. Cliquez pour apposer votre signature aux endroits requis dans le document. 
5. Une fois que vous êtes satisfait de l'emplacement et de la taille de votre signature, sauvegardez le document.

Ce processus simple et direct facilite votre transition vers un environnement de travail plus numérique, tout en maintenant un haut niveau de sécurité et de fiabilité.