Il n’y a pas que l’utilisation du papier qui peut limiter notre productivité au travail. Un sondage réalisé par Salary.com (« Wasting Time at Work ») rapporte que plus de 50% des interviewés confessent perdre ainsi plus d’une heure par jour dans des activités sans grand intérêt.

Les coupables ? Vous vous en doutez certainement :

  • Les réseaux sociaux (Facebook en tête)
  • Le surf sur Internet
  • Les interruptions permanentes des collègues
  • Les meetings à répétition sans ordre du jour clairement défini
  • Les chaînes email sans intérêt… Et sans fin !

1er objectif : réduire les interruptions

  • Inutile déjà de couper tout accès aux réseaux sociaux. Près de 10% des personnes interrogées dans ce sondage quitteraient leur job si des politiques d’accès à Internet trop restrictives sont mises en place. Certains refuseraient même une offre d’emploi qui régulerait leur accès Internet ! De plus, aujourd’hui, les smartphones, l’accès à l’Internet illimité, le free wifi… Sont autant d’obstacles à une restriction de l’usage d’Internet et des réseaux sociaux.
    Autant laisser tout un chacun s’aérer l’esprit lorsqu’il le souhaite (et en a besoin). Les excès se voient assez rapidement.
  • Eviter les meetings improductifs. Avec l’appui des managers, il est plus simple de limiter et rendre les meetings plus productifs : définir un ordre du jour clair et précis, amenant l’établissement d’actions à venir par chacune des parties impliquées. Pour décourager les bavards, choisir un horaire de réunion réduit (ne pas dépasser 1h de réunion) ou sur un créneau intéressant (avant le déjeuner, en fin de journée) peut assurer des meetings plus concis à la satisfaction de tous.
  • Limiter les échanges d’emails ou les mini interruptions à répétition. Après 2 ou 3 emails envoyés, après 2 questions posées dans la journée, une réelle discussion s’impose. Parler en face à face (ou à distance grâce à des outils de communication dédiés) sur un vrai laps de temps et non en plein milieu d’un dossier clarifie les non-dits et évite les interruptions permanentes tout au long de la journée.

2ème objectif : optimiser le temps effectivement dédié au travail

On en a déjà parlé, il semble illusoire d’espérer une disparition des interruptions « habituelles » qui hachent une journée de travail. Un café à prendre ? Un commentaire sur les réseaux sociaux ? Un peu de shopping online ? Ces tentations existeront toujours.

Il faut maintenant s’adapter et optimiser notre productivité. Et s’assurer des meilleures conditions de travail à notre portée pour produire le plus efficacement possible.

Pour de nombreux processus au sein de l’entreprise, l’automation est déjà en place et fournit de bons résultats :

  • Plus de 75% des entreprises[1] ont implémenté un outil de CRM (customer relationship management)
  • Plus de 50% [2] un outil d’HRM (human ressources management)
  • Le marché de l’ERP représente désormais 10 Milliards de dollars[3].

On pourrait citer encore de nombreux autres exemples réussis d’utilisations de processus d’automation  – que ce soit en Cloud ou on-premises. Tout cela permet de gagner un temps précieux et d’optimiser notre journée de travail.

Néanmoins, lorsqu’il s’agit de signer effectivement un contrat, on en revient à des tâches qui font perdre énormément de temps. Imprimantes, scanners, fax, papier et crayon… Tout semble subitement terriblement obsolète.

Intégrer de l’automation lors de l’approbation et la signature de vos contrats ou processus internes par exemple devient nécessaire. 80% des managers et directeurs perdent jusqu’à 1h par jour à valider et signer des documents [4].

3ème objectif : aller plus loin avec la signature électronique

Avec la signature électronique, vous pouvez aller plus loin et gagner du temps à chaque étape de vos processus de validation ou d’approbation. Comment ? Vous pouvez déjà écouter notre webinar “Introduction à la signature électronique”. Vous pouvez être sûr que ce ne sera pas du temps perdu ! 

Sources:

[1] DiscoverOrg Survey
[2] Forbes
[3] ReferenceforBusiness.com
[4] FreshBusinessThinking.com

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