Comment utiliser DocuSign avec Microsoft

DocuSign et Microsoft

Les applications Microsoft sont parmi les plus utilisées dans les entreprises aujourd'hui, y compris pour les flux de travail contractuels qui impliquent souvent de nombreux systèmes différents au sein de l'entreprise. C'est pourquoi DocuSign Agreement Cloud fournit une suite d'intégrations Microsoft pour prendre en charge l'ensemble du cycle contractuel - de la création de documents à la signature d'accords et au stockage - afin que les utilisateurs n'aient jamais à quitter la plate-forme Microsoft.

DocuSign a étendu son partenariat stratégique mondial avec Microsoft afin d'accélérer la façon dont les gens collaborent et parviennent à un accord dans l'économie de tous les instants. Les applications telles que Sharepoint, Word, Dynamics 365, Power Automate et bien d'autres fonctionnent toutes de manière transparente avec DocuSign Agreement Cloud, vous permettant d'accélérer et de connecter chaque étape du processus d'accord. Lisez la suite pour savoir comment utiliser les applications DocuSign avec vos solutions Microsoft préférées.

Création de documents

Vous avez besoin d'une signature simple sur un formulaire ou un document court ? Une étude récente de DocuSign a révélé que 68 % des personnes interrogées utilisent Word pour générer des contrats. Avec DocuSign eSignature pour Microsoft, il est facile de créer une signature électronique sur un document Word sans jamais quitter l'application. 

Pour les équipes de vente, le processus contractuel peut être plus complexe, car il implique l'échange de plusieurs formulaires et documents signés, de l'accord de non-divulgation (NDA) initial au contrat final signé, en passant par le devis. S'il est effectué manuellement, ce processus peut faire perdre un temps précieux aux vendeurs qui doivent copier les informations relatives aux clients dans ces formulaires, sans parler du risque d'erreurs.

DocuSign eSignature pour Dynamics 365 permet aux équipes de vente de conclure des affaires plus rapidement et offre aux responsables des ventes une meilleure visibilité sur le statut de la signature. Les équipes de vente peuvent pré-remplir et préconfigurer les champs de Dynamics pour fusionner automatiquement les données vers eSignature et inversement, afin de garantir une création de contrat efficace, facile et sans erreur. Une fois le document signé et complété, il est automatiquement enregistré dans le dossier Dynamics pour garantir que tous les documents se trouvent dans un seul et même endroit.

Collaboration

Selon une étude récente de DocuSign, de toutes les étapes du cycle de vie d'un contrat, la collaboration et la négociation sont celles qui prennent le plus de temps. L'une des causes fondamentales des difficultés de négociation est l'absence d'une méthode commune pour partager les contrats et collaborer aux révisions. Avec plus de 115 millions d'utilisateurs actifs quotidiens s'appuyant sur Microsoft Teams pour collaborer, il est cohérent de gérer le processus de négociation des contrats dans Teams.

DocuSign eSignature pour Teams permet aux employés de recevoir des notifications en temps réel sur les accords à signer directement dans Microsoft Teams. Envoyez rapidement les documents d'accueil des RH, les contrats de vente et bien d'autres documents à signer depuis Teams. Vous recevrez également des notifications lorsque vous devez signer ou lorsque quelqu'un complète un accord, et des notifications de rappel sont automatiquement envoyées pour encourager les autres à signer et à compléter les documents.

L'application Microsoft Approvals dans Teams permet aux utilisateurs de créer, gérer et partager des approbations directement depuis Teams. Grâce à cette intégration, vous pouvez également créer une approbation de signature électronique dans Teams au sein de l'app Approvals, ce qui vous permet de rationaliser les demandes d'approbation tout en vous tenant au courant du statut de l'approbation en recevant des notifications.

DocuSign CLM pour Microsoft Word permet aux utilisateurs d'accéder à une bibliothèque de clauses juridiques et à un tableau de bord des risques alimenté par l'IA depuis Microsoft Word. Une bibliothèque de clauses propose des clauses pré-approuvées dans un emplacement central que les utilisateurs non juristes peuvent consulter lors de la création et de la négociation de contrats, ce qui permet à votre équipe juridique de gagner du temps.

Pour les formulaires et les applications plus simples ne nécessitant pas de négociation, vous pouvez également utiliser DocuSign eSignature pour Microsoft Outlook afin d'acheminer en toute sécurité les accords vers les bonnes personnes et dans le bon ordre. Dans Outlook, les employés peuvent pré-remplir les champs à l'aide d'un modèle, ainsi que pré-remplir les destinataires à l'aide des contacts d'Outlook. Il suffit d'indiquer les champs qui doivent être signés et d'appuyer sur "Envoyer". 

Signature

Quelle que soit l'application Microsoft avec laquelle vous choisissez de travailler, DocuSign eSignature reste la principale solution pour signer électroniquement des documents et donner à votre entreprise les moyens de :

  • Protéger les accords commerciaux et les données confidentielles
  • Satisfaire les clients avec une expérience de signature intuitive
  • Améliorer la productivité des employés grâce à des flux de travail configurables et automatisés.
  • Connecter eSignature aux outils que vos équipes utilisent au quotidien.
  • Soutenir la durabilité environnementale

DocuSign eSignature comprend un enregistrement électronique qui sert de piste d'audit et de preuve de la transaction. Elle vous aide également à respecter certaines des normes de sécurité les plus strictes et utilise les technologies de cryptage des données les plus puissantes du marché.

Stockage et gestion

Une fois les accords signés, les opérations doivent être réalisées et les conditions exécutées. DocuSign eSignature pour Power Automate permet aux entreprises de déclencher automatiquement les étapes suivantes post-signature. La lecture des métadonnées d'un accord déclenche les flux de travail post-signature, éliminant ainsi la plupart ou la totalité des processus manuels. Les utilisateurs peuvent synchroniser des fichiers, recevoir des notifications, collecter des données et lancer d'autres processus pour gagner du temps, éviter les erreurs et respecter les délais. 

Le stockage, la recherche ou l'audit des accords après coup exigent des efforts considérables, souvent de la part d'avocats hautement qualifiés. Non seulement coûteux, le processus manuel est également sujet à l'erreur. Où ce document est-il stocké ? Contient-il cette clause spécifique ? Quand cette action est-elle censée être déclenchée ? La conformité vérifie quoi ? 

DocuSign eSignature pour Microsoft SharePoint permet aux organisations d'envoyer, de signer et de suivre des documents en toute sécurité, directement depuis n'importe quelle bibliothèque de documents SharePoint Online. La connexion d'eSignature à SharePoint offre aux utilisateurs les options suivantes :

  • Les accords complétés sont gérés dans une bibliothèque de documents SharePoint et sont centralisés sur le cloud. Ils restent donc faciles à consulter et à rechercher. 
  • Une fois qu'un contrat est signé dans Dynamics 365, l'opportunité est automatiquement mise à jour avec les informations de l'accord et le contrat signé est stocké en toute sécurité. L'automatisation des processus manuels de relation client et de changement d'application permet à votre entreprise de continuer à avancer. 
  • Les utilisateurs qui souhaitent lancer le processus d'envoi via Dynamics 365, et conserver SharePoint comme référentiel central de documents, peuvent connecter leur site SharePoint à Dynamics 365. Ainsi, quel que soit l'endroit d'où proviennent les documents envoyés pour signature, ils sont enregistrés dans SharePoint une fois complétés.

L'intégration transparente d'un référentiel d'accords centralisé facilite les analyses d'accords dont les entreprises ont besoin. Les accords peuvent être facilement contrôlés pour vérifier les changements de prix, les réglementations, les exigences des tiers, les références et autres circonstances. 

Avec DocuSign eSignature pour Microsoft, votre équipe peut gérer l'ensemble du cycle de vie des contrats directement à partir des applications où le travail est effectué, ce qui permet d'augmenter la productivité, de réduire les erreurs et d'accélérer le processus contractuel.  Découvrez comment Microsoft et DocuSign continuent d'innover pour automatiser et connecter l'ensemble du processus de contrat.

Robin Joy
Auteur
Robin Joy
SVP & GM, SMB Marketing
Publié