Filestream se prépare pour la RGPD avec une stratégie de conformité numérique

Filestream, société britannique de gestion logicielle de documents, a déjà pu mesurer une vitesse de réception des contrats jusqu'à quarante fois plus rapide avec DocuSign. Aujourd’hui, le directeur technique, Paul Day partage sa vision et la stratégie de Filestream pour la mise en conformité avec la GDPR - RGPD.

Paul, pourriez-vous nous présenter succinctement votre organisation et le rôle que vous y jouez ?

Chez Filestream, nous développons un logiciel commercialisé partout dans le monde. Je suis directeur technique et responsable de l'assistance et du développement.

Quels genres de difficultés avez-vous rencontrées et qui vous ont poussé à envisager les signatures électroniques ?

Lorsque nous vendons notre logiciel, nous envoyons un contrat de maintenance à faire signer par le client. Le problème, c'est que nous pouvons avoir à faire à n'importe qui dans l'entreprise ; aussi bien au directeur de gestion qu'à un responsable informatique.

Lorsque nous envoyons le contrat pour le faire signer, nous devons constamment rappeler les destinataires à l'ordre pour qu'ils nous renvoient une copie signée, car cela fait partie des conditions d'utilisation de leur contrat d'assistance. Nous plaçons le contrat dans un flux de travail, mais une personne physique doit toujours le garder à l'œil.

Dans un premier temps, nous avons donc songé à DocuSign pour la signature électronique de documents tels que des commandes, des contrats de vente, des devis ou encore des contrats d'assistance. Suite à des échanges avec nos clients, nous avons ensuite développé notre produit pour ne travailler plus qu'avec DocuSign comme partenaire de signature. La collaboration avec un partenaire comme DocuSign a été une réelle avancée dans notre programme.

Pour le moment, mon job tourne autour de la GDPR - RGPD (réglementation générale de protection des données) et consiste à veiller à la sécurité de l’ensemble de nos documents. Et l'envoi d’un document par e-mail n'est pas le meilleur moyen de procéder.

Diriez-vous qu'une stratégie GDPR - RGPD est en place dans votre entreprise et que vous recherchez des tierces parties comme DocuSign pour vous aider dans votre effort de conformité ?

Absolument. En ce moment, je m'occupe des examens de conformité à la GDPR - RGPD. En tant qu'entreprise, nos systèmes contiennent les informations personnelles de nombreuses personnes. Notre conformité nous permettra de parler avec nos clients de l'amélioration de l'utilisation de notre solution dans leur activité, pour qu'eux-mêmes fassent un pas en plus vers la conformité.

Dans le cadre de la gestion des données personnelles, il faut le consentement pour pouvoir détenir ce genre d'informations. Nous mettons notre base de données à jour et ensuite nous envoyons un e-mail avec un formulaire d'accord via DocuSign.

Lorsque vous évaluez les prestataires pour appuyer votre propre conformité, qu'est-ce qui est important pour vous et votre entreprise ?

Pour moi, la sécurité prime, ainsi que la réputation et la disponibilité. Je me suis intéressé à tous les acteurs du marché et seul DocuSign remplit ces trois conditions. Je me sens plus à l'aise de recommander DocuSign plutôt que n'importe quelle autre solution. De plus, l'API est meilleure et nous avons eu plus de facilité à l'intégrer.

En termes d'impact sur l'activité, en quoi DocuSign constitue une amélioration par rapport aux anciens processus ?

La signature électronique est une nouveauté pour nous. A présent, nous recevons les réponses de nos clients le jour même, chose impossible auparavant. J'ai l'impression que les clients préfèrent signer en quelques clics avec DocuSign plutôt que d'imprimer le contrat, le signer, le numériser et nous le renvoyer par e-mail. Concrètement, il peut falloir quatre à six semaines pour que nous récupérions un contrat papier. L'autre jour, j'en ai envoyé un via DocuSign et je l'ai récupéré en 45 minutes. Ce gain de vitesse pour le client est très bénéfique. On va quarante fois plus vite !

Est-ce que DocuSign dispose de fonctionnalités plus utiles que d'autres ?

Pour mes clients, j'apprécie le fait de pouvoir créer des modèles de documents et de processus. Avec DocuSign, on a tout sous les yeux, donc tout est simple. La mise en place de l'intégralité de la solution a dû nous prendre 3 ou 4 jours, développement compris. Avec d'autres produits, c'est de l'ordre de 3 ou 4 mois. En tant que société, DocuSign est très proactive. Je n'ai pas eu à envoyer d'e-mails ni à attendre des heures et des heures, et l'équipe est très réactive.

À quoi ont ressemblé les retours des clients par rapport à la signature électronique ?

Certains clients nous sont fidèles depuis longtemps. J'ai emmené l'un d'eux à votre événement MomentumX et lorsqu'il est ressorti, il a voulu signer directement. J'ai également un client important qui compte environ 90 000 employés partout dans le monde. Le département RH doit recueillir le consentement de chacun et l'option de DocuSign est à l'étude. Beaucoup de mes clients vont avoir besoin de cette fonctionnalité.

Je ne trouve aucun reproche à faire à DocuSign et pourtant, en tant que professionnel technique, mon boulot consiste à trouver des points négatifs ! Avec DocuSign, je n'en trouve aucun alors que c'est le cas avec la concurrence.

Quel conseil donneriez-vous à ceux qui chercheraient à mettre en place une technologie numérique pour se conformer à la RGPD ?

Je ne choisirais nul autre partenaire que DocuSign pour sa simplicité et son niveau de sécurité. Pour moi, vous êtes largement au-dessus du lot.

Par rapport à la GDPR - RGPD, il n'y a pas à tergiverser. Il faut être en conformité. Le délai peut aider à vous décider plus rapidement. Beaucoup de discussions concernant la GDPR - RGPD tournent autour de conditions à remplir. DocuSign va pouvoir améliorer la capacité d'une entreprise à se conformer en accélérant les processus. En plus, les signatures électroniques sont contrôlables.

Quelle va être la suite des événements entre vous et DocuSign ?

En tant que fournisseur de logiciel, je pense faire beaucoup de choses avec DocuSign. Je vais proposer les services professionnels de DocuSign à mes clients, car nous travaillons avec des modèles dans le logiciel de Filestream. L'un de nos clients a plus de 30 modèles RH différents à faire remplir par les employés et il travaille avec vos services professionnels pour la création des modèles. Le temps qu'il gagne se traduit par un réel gain de rentabilité.

Merci de nous avoir consacré du temps, Paul !