Dématérialisation factures : quelles sont les obligations légales ?

La dématérialisation des factures est plus qu'un simple outil numérique pour les entreprises. En effet, c’est une véritable transformation numérique, un changement de paradigme qui implique des changements législatifs et des dispositions d’ordre organisationnel. Dans ce contexte, et afin d'éviter des erreurs juridiques, il est essentiel de vous pencher sur les obligations légales liées à cette dématérialisation fiscale.

Dématérialisation factures : obligations légales actuelles

Pour avoir une véritable valeur légale, une facture électronique doit être conforme aux lois et normes fiscales applicables. Autrement dit, elle doit être lisible, émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée, signée numériquement grâce à des solutions de signature électronique dématérialisées.

Au-delà de ces normes d'authenticité et de lisibilité, d'autres obligations légales, comme l'exhaustivité, assurent la validité des factures électroniques : 

• Format : les factures numériques doivent être au format Cross Industry Invoice (CII), au format Universal Business Language (UBL) ou au format mixte (format XML et fichier PDF).
• Mentions obligatoires : certaines mentions sont obligatoires, comme la catégorie de transaction (livraison de biens, prestations de services ou opérations mixtes), le numéro de facture, les noms et adresses des deux parties, le numéro d'immatriculation du prestataire (SIREN), la date de vente du bien ou de la prestation de services, l’échéance de paiement ou la mention “option pour le paiement de la taxe d'après les débits”, la quantité et dénomination exacte des produits ou services vendus, le prix unitaire HT, le taux de TVA, le prix unitaire TTC, la devise, les pénalités applicables et frais de recouvrement en cas de retard…
• Stockage électronique : les factures immatérielles doivent être conservées dans un coffre-fort électronique pendant 6 ans d’un point de vue fiscal et 10 ans d’un point de vue comptable.

Dématérialisation factures : obligations légales dès 2024

Dès 2024, la loi de finances régit par l’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021 entrera en vigueur. Cette dernière impose l’édition de toutes les factures entre assujettis à la TVA via un système de facturation électronique. Cela s’applique aussi bien aux factures sortantes (factures clients) qu’aux factures entrantes (factures fournisseurs et prestataires). 

Cette nouvelle loi s’articule autour de deux volets :

• E-invoicing : soit la généralisation des factures dématérialisées. Ce volet prévoit qu'à partir de 2026, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA, soit les petites et moyennes entreprises (TPE PME), les entreprises de taille intermédiaire (ETI) et les grandes entreprises, seront dans l’obligation d'émettre des factures sous forme électronique. Vous pourrez alors choisir entre la solution de dématérialisation des factures publiques Chorus Pro ou une plateforme privée agréée par l'État.
• E-reporting : soit l'échange de données par voie électronique avec les autorités fiscales. Concrètement ? Tendre vers le pré-remplissage de la déclaration de TVA.

Signature électronique et obligations légales

Vous l’aurez compris, la loi française rendra bientôt obligatoire l'utilisation des factures électroniques. Cependant, pour que ces factures aient une réelle valeur juridique, elles devront être signées par une signature électronique, elle-même encadrée par des règles et normes.

Code civil français

La signature électronique est mentionnée à deux reprises au sein du Code civil qui en définit le cadre légal :

• Article 1366 du Code civil : “L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.”
• Article 1367 du Code civil : “Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'État."

Autrement dit, pour disposer de la même valeur probante qu’une signature manuscrite, la signature par voie électronique doit permettre l’identification des signataires, assurer leur consentement aux obligations qui découlent de l’acte authentique et garantir l’intégrité du document signé. Sans ces trois critères de validité, la signature est irrecevable en justice.

Règlement européen eIDAS

Le règlement eIDAS établit un cadre d’interopérabilité pour les différents systèmes de signature électronique mis en place au sein des États membres de l’Union européenne. L’objectif de ce cadre européen en matière d’identification électronique et de services de confiance ? Faciliter l’émergence d’un marché unique afin d’assurer la confiance numérique.

Le règlement eIDAS définit alors trois niveaux de signatures électroniques légales : 

• Simple : la signature simple est la signature électronique au plus faible niveau de sécurité. Simple d’utilisation, elle est idéale pour les documents présentant des facteurs de risques limités. La charge de la preuve de la fiabilité du procédé repose sur le professionnel qui la propose à ses clients.
• Avancée : la signature avancée est la signature électronique au niveau de sécurité intermédiaire. Il s’agit actuellement de la plus utilisée. La charge de la preuve de la fiabilité du procédé repose également sur le professionnel qui la propose à ses clients.
• Qualifiée : la signature qualifiée possède le plus haut niveau de sécurité. Pour cause, elle repose sur un certificat qualifié de signature électronique délivré par un prestataire de services de confiance (PSCO). Ici, la charge de la preuve pèse sur celui qui la conteste. Son effet juridique est donc équivalent à celui d’une signature manuscrite.​ 

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Pour respecter toutes les obligations légales relatives à la signature électronique, faites confiance au leader mondial DocuSign eSignature ! En tant que tiers de confiance, nous vous garantissons performance et légalité. En effet, DocuSign eSignature est conforme au règlement eIDAS de l'Union européenne, ainsi qu'aux lois américaines ESIGN et UETA. 

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