Les achats jouent un rôle de plus en plus stratégique pour de nombreuses entreprises. Appels d’offres, contrats fournisseurs ou encore accords de financement, les achats sont responsables de la politique de gestion fournisseurs au sein des organisations. Une gestion qui implique de nombreux acteurs aussi bien en interne qu’en externe ! Comment passer aux achats sans papier ?

Car les achats utilisent encore bien trop souvent des processus papier. Une gestion qui s’avère complexe dont les limites se font rapidement sentir et pénalisent les entreprises. Dans une récente enquête menée par Forrester Consulting, près de la moitié des entreprises interrogées affirment avoir connu des retards dans le démarrage de leurs projets en raison de processus d’accord inefficaces au cours de la dernière année !

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Pourquoi la modernisation les achats sans papier deviennent un enjeu crucial ?

Pour le département achats, tout retard peut avoir un impact direct sur la performance de l’entreprise. C’est pourquoi, la modernisation des accords d’achat figure parmi les priorités des entreprises. Un pas franchi par de nombreuses entreprises comme le démontre l’étude Forrester : en effet, les achats sont en tête avec 40 % de processus numériques, contre seulement 29 % pour les RH et 36 % pour le service juridique.

Cela dit, il reste encore beaucoup de chemin à parcourir ! Alors que 45 % des processus de bon de commande sont gérés à l’aide d’outils numériques, seulement 36 % des contrats avec les fournisseurs sont automatisés… Il faut savoir que les processus manuels sont responsables de nombreuses erreurs tout au long du cycle de vie des accords allant de l’approvisionnement au paiement, en passant par la signature.

En adoptant les bons outils numériques, les entreprises peuvent améliorer l’ensemble de leur processus d’achat !

Les avantages de la transformation numérique pour les Achats

Aujourd’hui, les meilleures pratiques en matière d’achats sont axées sur la réduction des risques, l’optimisation et l’efficacité du flux de travail, ainsi que l’assurance de la conformité par des plateformes cloud.

Grâce à DocuSign, de nombreuses entreprises ont pu transformer leur département Achats. Voici les principaux avantages de cette transformation numérique :

  • Une exécution plus rapide pour intégrer de nouveaux fournisseurs et traiter les demandes d’achats des clients internes. Une fois migrés sur le cloud, les processus qui nécessitaient auparavant plusieurs jours peuvent être exécutés en quelques minutes.
  • Une réduction des erreurs grâce à une saisie des données plus simple et surtout plus précise puisque les employés n’ont pas à saisir les mêmes informations à plusieurs reprises.
  • Une mobilité afin de permettre aux demandeurs et aux approbateurs d’examiner et de signer des documents d’achat n’importe où, n’importe quand. Cela permet d’accélérer le processus tout en améliorant l’expérience de chacun.
  • Une meilleure visibilité pour savoir exactement où se trouve chaque document et qui n’a pas encore signé, ainsi que suivre et analyser la progression dans le temps.
  • Une réduction des coûts car les transactions papier coûtent plus cher que les transactions numériques. En effet, entre le temps requis par le personnel pour créer, distribuer et suivre les documents ou des coûts d’impression, d’envoi et d’expédition rapide, les processus papier sont très coûteux.

Une conformité accrue puisque les processus numérisés offrent un suivi et une traçabilité clairs, un stockage et une récupération sécurisés des documents, ainsi que des contrôles administratifs de haut niveau. Ainsi, il est plus simple d’assurer la conformité aux lois et règlements en vigueur, de même qu’aux politiques d’achat de l’entreprise.

En d’autres termes, une solution numérique vous permettra non seulement de rationaliser la gestion des fournisseurs et les processus liés aux contrats, mais aussi de réduire les coûts et d’éliminer les risques associés à la chaîne logistique du processus d’achats.

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