L’étude approfondie de deux clients français a permis à Forrester Research de faire ressortir les bénéfices de la solution de signature électronique de DocuSign : gain de productivité de 2,2h par contrat, réduction de 63% des frais opérationnels et 10 000 euros de réduction de frais juridiques.

La signature électronique ne se limite plus à la seule signature de document sans stylo ni papier. Outre l’évolution des réglementations, et notamment l’entrée en vigueur du règlement eIDAS en juillet 2016, la signature électronique s’inscrit désormais comme une composante d’un système plus vaste relatif à la gestion accords. Ainsi, les entreprises s’appuient désormais sur des processus et des technologies aidant à la préparation, à la signature, à l’adoption et à la gestion des accords.

Toutefois il peut être difficile pour une entreprise d’évaluer les gains qu’elle peut attendre du déploiement d’une telle solution. C’est pourquoi DocuSign a fait le choix de confier à Forrester la réalisation d’une étude afin de qualifier et quantifier l’utilisation d’une telle solution en s’appuyant sur le témoignage de deux clients français exerçant dans le domaine juridique.

Avant l’adoption de DocuSign, les deux clients avaient recours à des processus d’établissements de contrats manuels nécessitant des copies papier, de l’encre et du courrier. Leurs souhaits : réduire les tâches administratives et accroître la productivité du personnel en modernisant les processus d’établissement des contrats.

Un gain de temps considérable

Après le déploiement de la solution les deux entreprises observent une diminution drastique du temps de traitement d’un dossier. Ainsi là où elles passaient environ 2,7 h par dossier, le temps est désormais de 33 minutes. Par ailleurs, là où 50% les dossiers étaient incomplets, il n’est plus que de 5%.

La diminution des frais opérationnels

Là où les contrats, constitués de 15 pages en moyenne, entraînaient des frais d’impression et d’affranchissement représentant 63 % du total des frais opérationnel, la dématérialisation de tout ce processus affranchit les entreprises de ces dépenses. Rappelons que pour chaque transaction papier, les coûts entraînés par le stockage, le mauvais classement et la perte de documents s’élève à 1,22 €, soit un montant de 9,47 € par contrat.

La diminution des frais juridiques

Grâce au déploiement d’une telle solution, l’entreprise dispose d’une traçabilité de l’ensemble des opérations effectuées et des documents. La solution permet donc de démontrer la validité des accords contestés et réduit le nombre de litiges. L’étude révèle ainsi une économie moyenne de 100 000 € par an en frais juridiques et en pénalités commerciales associées.

D’autres avantages non quantifiés ont été observés, notamment l’amélioration de l’expérience client (CX) et de l’expérience employé, une augmentation de la sécurité et de la conformité des contrats, et un avantage concurrentiel

Quant au ROI, les entretiens de Forrester avec les deux clients et l’analyse financière résultante révèlent que les entreprises déployant la solution sur un peu moins de 300 utilisateurs peuvent espérer des bénéfices de près de 840 000 euros sur trois ans, avec une valeur actualisée nette (VAN) de 460 312 € et un retour sur investissement de 122 %. Par ailleurs, le délais d’amortissement est de moins de trois mois.

Pour en savoir plus téléchargez l’étude complète.

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