Comparatif signature électronique, les critères à prendre en compte

Un logiciel de signature de documents vous permet de signer par voie électronique des documents sans avoir à les imprimer, les numériser et/ou les faxer. Tout le monde y gagne, les utilisateurs privés comme les entreprises, car la signature électronique est simple, rapide et sécurisée. Des millions d’utilisateurs font confiance aux signatures électroniques et ces dernières sont disponibles dans des dizaines de langues.

Signez et envoyez vos documents n’importe où, n’importe quand, à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet. Vous pouvez signer vos contrats, accords, prêts ou autres documents rapidement et en toute sécurité. Les signatures en ligne offrent divers avantages par rapport aux signatures papier :

• Zéro paperasse, car pas d’impression, d’archivage ou d’envoi par courrier ;
• Sécurité des documents, sans risque de falsification extérieure ;
• Stockage électronique et accès à l’ensemble de vos documents ;
• Intégration à de nombreux outils que vous connaissez et utilisez comme Word et Google Docs.

L'univers papier traditionnel se voit devancé par les processus numérisés dans de nombreux secteurs d'activité comme l'immobilier, la santé, la comptabilité ou la construction. Si vous comparez les solutions de signature électronique, nous vous recommandons de prendre en compte 10 caractéristiques lors de votre choix.

Les 10 cases à cocher en choisissant votre solution de signature électronique

#1 Simplicité de la solution

Choisissez une solution de signature électronique simple d'utilisation pour tous les membres de votre organisation, mais aussi pour vos clients. La signature par la solution rapide et intuitive de signature électronique de DocuSign prend à peine 10 secondes, voire moins (ou 2 clics). Cette rapidité de notre logiciel fait que les signataires sont moins réticents à utiliser un outil électronique puisqu’il est simple à prendre en main et efficace. Notre solution de signature électronique comporte également de multiples fonctionnalités qui nous permettent de nous adapter à votre manière de travailler. Vous voulez avoir accès à un niveau de signature électronique ultra sécurisé ?

#2 Différents niveaux de sécurité

Nous vous proposons trois niveaux de signatures électroniques différents de la signature électronique dite “simple” à la signature électronique qualifiée en passant par la signature électronique avancée. Vous souhaitez des signatures personnalisables ? Pas de problème. Vous avez besoin de plusieurs signatures sur un même document ? Aucun souci pour nous car nous prenons en charge les processus de signature en lot.

#3 Intégration à vos applications de contenu préférées

Votre solution de signature électronique ne doit pas vous pousser à changer votre façon de travailler. DocuSign fonctionne avec les documents Adobe PDF, Word, SharePoint, InfoPath ou AutoCAD, les feuilles de calcul Excel, les e-mails Outlook et plus encore. La signature électronique doit s'intégrer à vos applications de contenu et de gestion de flux de travail existantes. Les entreprises peuvent pleinement tirer profit des investissements automatisés en ajoutant une solution de signature électronique qui élimine le besoin de réintroduire le papier dans le flux de travail au moment de la signature. DocuSign fonctionne avec plus de 350 intégrations dont SharePoint, OpenText, Oracle, Alfresco, Laserfiche, Nintex, K2 et bien d'autres systèmes automatisés de flux de travail et de gestion de contenu et de documents. Vous pouvez garder les fonctionnalités de vos logiciels favoris tout en utilisant l’outil DocuSign et ses plus de 12 applications. 

#4. Conservation de vos documents dans votre domaine informatique

Une solution de signature électronique doit assurer le maintien de vos documents dans votre domaine informatique et le fait qu'ils ne sont pas enregistrés sur des serveurs externes indignes de confiance. La solution de signature électronique de DocuSign permet d'éviter que les documents soient enregistrés sur des serveurs non sûrs et donc soient exposés à des risques d'altération et de fraude.

#5. Contrôle total sur la mise en place

Une solution de signature électronique doit s'adapter aux process, aux technologies, à la gestion des utilisateurs aux exigences en matière d'authentification propres à votre entreprise et non l'inverse. La solution DocuSign vous permet de la gérer de la façon qui correspond le mieux à vos réglementations internes, à vos politiques de gouvernance et à vos procédures d'opérations standard. Elle peut également s'intégrer aux services des ressources humaines, informatique, de sécurité et de conformité de votre entreprise, ainsi qu'aux systèmes d'approvisionnement et de gestion utilisateurs déjà en place. Nos API sont ouvertes pour que vous puissiez intégrer, compléter et connecter les applications DocuSign avec vos propres applications, flux de travail et processus.

#6. Conformité aux réglementations en rapport avec votre entreprise

La technologie de la solution de signature électronique doit se baser sur des normes internationales conformes aux réglementations locales et supra gouvernementales. La solution de signature électronique de DocuSign aide les clients à répondre à ces exigences. DocuSign est en totale conformité avec la réglementation européenne eIDAS. La réglementation eIDAS permet de superviser l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques dans le marché intérieur de l'Union européenne.

#7. Facilité d'accès

Les solutions de signature électronique basées sur la technologie d'infrastructure de clé publique standard (PKI) scellent le document avec une « empreinte » unique pour le signataire et pour le document. La PKI de DocuSign peut aider l'expéditeur à assurer la légitimité du signataire en indiquant si le document a été altéré. Sans cette PKI, DocuSign invalide la signature numérique pour vous protéger contre toute fraude. Cette technologie assure également que la signature est transportable, de telle sorte que quiconque dans ou en dehors de l'entreprise peut utiliser les logiciels disponibles comme Adobe Reader ou Microsoft Office pour vérifier ces paramètres : qui a signé le document (identité du signataire), pourquoi (intention du signataire) et si le document a été modifié après la signature (intégrité du document). Tous ces logiciels de support permettent de s’assurer de la sécurité de la signature électronique DocuSign.

#8. Possibilité de signer numériquement depuis un navigateur ou un appareil mobile

Les utilisateurs doivent pouvoir signer électroniquement les documents à l'aide de n'importe quel appareil, à tout moment et n'importe où, qu'ils soient au bureau devant leur ordinateur, à la maison sur leur tablette ou sur le terrain avec leur smartphone, par exemple. La solution de signature électronique de DocuSign permet aux partenaires, aux clients et autres collaborateurs d'ajouter des signatures électroniques à leurs documents sans avoir à installer de logiciel.

#9. Possibilité d'héberger soi-même le système

La meilleure solution de signature électronique vous permet de choisir entre un serveur sur site et un système à gestion cloud. La solution sur site de signature électronique de DocuSign assure une flexibilité et un contrôle maximum, et le système sûr à gestion cloud vous permet de démarrer petit et d'étendre le nombre de signatures en fonction des besoins.

#10. Gestion informatique rentabilisée

Il peut être intéressant d'évaluer le coût total de propriété (TCO) lors de la souscription d'un service de signature électronique. Lors de votre choix, prenez en compte le coût du produit, le déploiement, les frais de renouvellement des certificats numériques, la formation et l'assistance. En plus des économies sur le papier réalisées grâce à l'absence d'impression, de courrier, de numérisation et d'archivage, la solution de signature électronique de DocuSign propose un faible TCO grâce à une installation rapide, un impact minime sur les opérations et une maintenance informatique réduite. DocuSign vous permet donc de réaliser des économies et ça, ça n’a pas de prix !

Vous hésitez encore ? Les avis de nos clients eux sont univoques et notre application est notée 4.8/5 sur Apple Store et 4.6/5 sur Play Store. Mais quoi de mieux pour vous faire votre avis, que de tester par vous même entièrement gratuitement ?