Guichet unique et signature électronique : que choisir ?
Depuis le 1er janvier 2023, le Guichet électronique des formalités d’entreprises (Guichet unique) est devenu la seule voie autorisée pour déclarer la création, la modification ou la cessation de son entreprise. Les objectifs de cette mesure ? Simplifier les démarches et leur suivi, peu importe la forme juridique ou le secteur d’activité de la société. Une question se pose alors. Guichet unique et signature électronique : quel système de signature des documents électroniques choisir ? Zoom sur l’outil de signature DocuSign pour réaliser vos formalités administratives depuis cette plateforme !
Qu’est-ce que le Guichet unique ?
Depuis le 1er janvier 2023, toute formalité d’entreprise, que ce soit la création, la modification ou la cessation d’activité, doit être réalisée depuis un site unique : formalites.entreprises.gouv.fr. Et ce, quels que soient le type d’entreprise (entreprise individuelle ou société) et son domaine d’activité (commercial, artisanal, agricole, libéral…). Les modalités de signature électronique des déclarations des formalités des entreprises et de radiation du Registre national des entreprises sont alors encadrées par le décret "Décret n° 2022-1620 du 23 décembre 2022 relatif à la signature des déclarations des formalités des entreprises, à la consultation du Registre national des entreprises et à la radiation de certaines entreprises".
Première connexion ? En tant que déclarant (chef d'entreprise, mandataire ou délégataire) vous devez créer un compte utilisateur. Ce dernier vous permet alors d’accéder au guichet formalités pour déposer vos dossiers. Des informations, ainsi que des pièces dématérialisées, vous seront demandées. Puis, ce seront les organismes compétents (INSEE, services sociaux et fiscaux, greffes de tribunaux de commerce, chambres consulaires, etc.) qui traiteront vos demandes. Vous pourrez suivre l'état d’avancement de vos dossiers à tout moment depuis votre espace personnel.
Guichet unique et signature électronique : pour quelle signature opter ?
Que ce soit pour une création d'entreprise, une modification d’activité ou un dépôt de comptes, le guichet unique requiert le même type de signatures électroniques. Autrement dit, une signature électronique simple associée à une identification du déclarant par un moyen d’identification notifié par un État membre de l’EU de niveau substantiel ou élevé. Dans ce cas, le déclarant devra cocher une case. Cela équivaudra à sa signature personnelle et à sa déclaration de l’exactitude des informations fournies.
La signature simple est considérée comme la signature au niveau de sécurité et d’authentification par voie électronique le plus bas. Mais pas dans le contexte de ce décret ! Ici, ce mécanisme de signature possède la même valeur juridique qu’une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié. La signature avancée reposant sur un certificat qualifié est donc aussi acceptée par le décret. Seul un prestataire de services de confiance peut alors délivrer ce certificat numérique et donc cette signature. La liste complète des prestataires de services qualifiés français pouvant délivrer des certificats qualifiés est disponible sur le site de l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI). Pour en savoir plus, vous pouvez également lire notre article sur le Visa de sécurité ANSSI.
Vous l’aurez donc compris, toute modification (changement de dénomination, transfert de siège, augmentation de capital...) ou cessation d’entreprise sur le Guichet unique doit donc faire l’objet d’une signature électronique simple associée à une identification du déclarant par un moyen d’identification substantiel ou élevé. Pour plus de facilité et de sécurité, DocuSign préfère toutefois proposer la signature électronique qualifiée directement. Elle permet de répondre au décret mentionné ci-dessus et est plus facile à mettre en œuvre qu’une signature électronique simple reposant sur un “moyen d'identification électronique correspondant à un niveau de garantie substantiel ou élevé”.
Signer électroniquement avec le tiers de confiance DocuSign
DocuSign fait partie des prestataires de confiance présents au sein de la Trust List européenne. Autrement dit, notre solution de signature électronique qualifiée utilise un QSCD, soit Qualified electronic Signature Creation Device (ou dispositif de création de signature qualifiée en français). Ce dernier est référencé dans la liste EU des QSCD. DocuSign est d’ailleurs la seule solution de QSCD à distance en France à répondre aux exigences de la réglementation eIDAS. Comment ? Grâce à sa vidéo à distance (solution IDNow) reconnue équivalente au face à face.
En optant pour DocuSign eSignature, vous bénéficiez donc d’un service de signature numérique qualifiée avec certificat électronique à l’appui. Et cela, en toute simplicité, puisque notre interface supprime la complexité inhérente à l’utilisation de certificats numériques. En effet, les utilisateurs reçoivent leur certificat digital à distance au moment de la signature, sans code PIN à mémoriser.