A l’ère de la transformation numérique, la dématérialisation s’impose comme l’un des piliers du passage au “tout numérique”. Parmi les nombreuses innovations à leur disposition, la signature électronique séduit un grand nombre d’entreprises.

Mais pour beaucoup, des questions subsistent : de quoi s’agit-il ? Comment cela fonctionne ? Pourquoi l’utiliser ? Pour vous aider à y voir plus clair, nous avons créé un guide de la signature électronique et cette infographie pour répondre à toutes vos questions.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique ne fonctionne pas exactement comme une signature manuscrite. Contrairement aux idées reçues, il ne suffit pas de scanner une signature manuscrite pour l’apposer sur un document ou de dessiner sa signature sur son téléphone ou sa tablette numérique pour prétendre obtenir une signature électronique.

La signature électronique utilise des mécanismes de cryptographie permettant de garantir l’intégrité d’un document numérique et d’authentifier le signataire.

Un certificat électronique est indispensable pour les signatures électroniques afin de certifier l’identité du signataire. Sur support physique ou dans le cloud, ce certificat comprend les informations personnelles des signataires ainsi qu’une clé privée indispensable à la signature.

Les signatures électroniques ont une valeur légale dans la majorité des pays du monde. Depuis le 1er juillet 2016, l’eIDAS fournit un cadre légal et pratique à l’utilisation de la signature électronique au sein de l’Union Européenne.

Quels sont les niveaux de signature électronique ?

Afin de qualifier la signature électronique comme équivalente à la signature manuscrite, eIDAS met l’accent sur l’identification et l’authentification des signataires en ligne.

Pour ce faire, trois niveaux de signatures électroniques existent, tous étant juridiquement valables mais sous différentes conditions et pour des usages spécifiques :

  • La signature simple est la plus utilisée pour des documents aux risques limités comme des documents RH ou des contrats commerciaux. Elle permet de garantir l’intégrité du document après signature et de prouver l’identité du signataire
  • La signature avancée est plus sécurisée. Elle est utilisée dans le cadre d’importantes transactions financières ou pour valider des documents juridiques. Le processus d’identification du signataire est plus conséquent.
  • La signature qualifiée est le niveau le plus sécurisé. Elle se justifie pour les documents à fort risque, comme les contrats d’assurance vie, les ouvertures de comptes bancaires. Elle implique des règles d’authentification strictes et d’une vérification de l’identité du signataire physiquement, en face-à-face ou par visioconférence.

Comment utiliser la signature électronique ?

Simple et rapide, la signature électronique d’un document se réalise en seulement quelques étapes.

Si vous souhaitez faire signer un document via DocuSign :

  1. Accédez à la plateforme DocuSign et créez une nouvelle enveloppe
  2. Sélectionnez le(s) document(s) à faire signer
  3. Définissez qui doit signer
  4. Indiquez les champs de signature sur le document
  5. Envoyez l’enveloppe

Si vous recevez un document à signer via Docusign :

  1. Cliquez dans l’e-mail indiquant qu’un document doit être signé
  2. Suivez les instructions de la plateforme DocuSign (pas besoin de créer de compte)
  3. Signez le document et confirmez

Pourquoi utiliser la signature électronique ?

La signature électronique est un outil simple à mettre en œuvre et son ROI se démontre en quelques mois seulement !

  • Gagnez du temps : avec la signature électronique, le temps de traitement par dossier passe de 2,75 heures à seulement 33 minutes !
  • Devenez plus productif : ce temps gagné permet naturellement d’accroître la productivité et augmenterait ainsi de 2,20 heures par contrat.
  • Améliorez votre satisfaction client : avec des démarches simplifiées et une rapidité dans le traitement des dossiers, la signature électronique permet d’améliorer a satisfaction des clients de 16%.
  • Diminuez vos coûts : grâce à la numérisation des processus de signature, les coûts d’impression et de suivi des transactions sont réduits de 9,47 € par contrat.
    Réduisez votre impact sur l’environnement : depuis la création de DocuSign, plus de 93 000 m2 de forêts ont été épargnés !

A présent, vous savez tout pour vous lancer avec la signature électronique. Si vous vous posez encore des questions, téléchargez notre guide complet sur la signature électronique afin de lever le voile sur les zones d’ombre.

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