La transformation numérique de la gestion des contrats vue par des experts juridiques

Les organisations se tournent vers les services juridiques internes pour obtenir plus que de simples conseils juridiques. Les points de contact juridiques se retrouvent dans presque tous les aspects de l'entreprise, qu'il s'agisse du développement de produits, de la génération de revenus, des opérations, de la conformité, des ressources humaines ou des affaires gouvernementales. Selon un rapport récent de l'Association of Corporate Counsel, 73 % des CLO affirment que la direction sollicite presque toujours leur avis sur les décisions commerciales.

Alors que de nombreuses entreprises se transforment rapidement pour survivre, et que l'on attend davantage des juristes d'entreprise, l'idée d'une transformation juridique numérique s'impose comme une initiative stratégique vitale nécessaire pour suivre le reste de l'entreprise. 

Des experts juridiques de DocuSign, Arcosa et ServiceNow se sont assis lors d'un récent webinar pour discuter des défis auxquels sont confrontés les responsables juridiques d'aujourd'hui, de la raison pour laquelle le moment est crucial pour évaluer les flux de travail et les points sensibles existants, et des opportunités offertes par la gestion du cycle de vie des contrats dans le cadre de la transformation numérique.

Que représente la transformation numérique pour les avocats ? 

Ceux qui travaillent dans le secteur juridique, y compris nos panélistes, s'accordent à dire que sans stratégie numérique, ils sont vulnérables aux catastrophes et ne peuvent pas atteindre d'autres objectifs fondamentaux. Près de deux tiers des bureaux des directeurs juridiques estiment que la fonction juridique a pris du retard en matière d'innovation par rapport aux autres départements. D'un autre côté, les bons flux de travail et la bonne technologie peuvent augmenter la satisfaction au travail et rendre franchement la vie plus amusante pour les avocats.

Pour mettre en œuvre la transformation au sein de votre service juridique, vous devez d'abord identifier et comprendre vos processus existants - construire les fondations de votre maison avant de poser le toit technologique. Faites un inventaire pour mieux comprendre :

• Quelles sont les tâches du département juridique ?
• De quels départements provient le travail
• Les niveaux de complexité de chaque tâche
• Les délais généraux d'exécution des affectations et des tâches
• Les parties prenantes impliquées
• La façon dont la gestion du changement est abordée au sein de votre service et sera reçue par votre équipe.

En comprenant les processus de votre entreprise dans ce cadre, vous pouvez identifier les tâches à améliorer, à accélérer ou à supprimer pour stimuler les résultats commerciaux. Sans ce processus d'identification, les mises en œuvre de nouvelles technologies sont vouées à souffrir. En fin de compte, l'objectif de cette transformation est d'améliorer l'efficacité et l'efficience, de réduire les risques et d'effacer la réputation du département juridique d'être difficile à travailler.

Le département juridique profite également de la transformation numérique en attirant de meilleurs talents. La génération actuelle d'avocats est férue de technologie. L'utilisation d'applications sur leurs téléphones et des derniers logiciels est une seconde nature pour eux. La génération actuelle d'avocats ne veut pas pratiquer le droit selon des méthodes anciennes et inefficaces.

Une meilleure gestion des contrats est le moteur de la transformation juridique

En particulier dans l'environnement actuel, la fonction juridique est invitée à faire plus avec moins, à démontrer une valeur stratégique et à tirer parti d'approches innovantes pour améliorer l'efficacité et l'efficience. S'appuyant sur les rapports sectoriels de l'ACC, du CLOC et de Gartner, les intervenants d'Arcosa, de ServiceNow et de DocuSign ont abordé plusieurs visions clés que les entreprises ont pour leurs services juridiques :

• 59% des entreprises déclarent que le domaine de leur activité qui nécessite le plus d'améliorations est la rationalisation de leurs processus à l'aide de la technologie afin de réduire le temps passé sur des travaux juridiques à faible valeur ajoutée.
• Plus de la moitié des CLO pensent que les nouvelles réglementations sectorielles et les règles de confidentialité des données seront à l'origine de futurs problèmes juridiques.
• 87% font état d'une augmentation significative de la demande adressée au service juridique au cours des cinq dernières années et planifient activement la manière de maximiser leurs investissements.
• La priorité numéro un des équipes dirigeantes est que le juridique augmente la vitesse de ses prestations.  D'ici 2023, l'IA apportera 30% d'efficacité supplémentaire au processus de négociation des contrats.

Lorsque les entreprises adoptent une vision holistique du service juridique, elles peuvent mettre en place des systèmes qui apportent de la valeur et conduisent à un changement progressif. Lorsque vous alignez vos stratégies d'entreprise avec des systèmes modernes comme le CLM, vous pouvez vous attendre à : 

• Une mise sur le marché plus rapide
• Une génération plus efficace des accords
• Des possibilités de libre-service et une moindre dépendance globale vis-à-vis du service juridique 
• Une réduction des risques liés aux erreurs manuelles et au transfert informel des accords.
• Génération d'informations et de renseignements commerciaux exploitables

Des stratégies d'accords plus intelligentes s'alimentent mutuellement, rendant les données contractuelles et les flux de travail plus structurés, plus accessibles, moins sujets aux erreurs et plus précieux pour l'entreprise. Bien utilisés, les outils de gestion du cycle de vie des contrats vous permettent d'éliminer les systèmes juridiques manuels et disparates. En connectant les processus, vous améliorez la fonctionnalité tout en créant une unité entre toutes les parties prenantes. Les opérations commerciales sont centralisées, standardisées et automatisées.

Dans une économie qui évolue rapidement, la fonction d'un service juridique peut être remise en question lorsque les processus fondamentaux sont lents ou inefficaces. La technologie qui automatise et rationalise pour améliorer les délais de traitement des documents est plus que jamais essentielle. Les entreprises doivent d'abord identifier les processus qui peuvent être améliorés, accélérés ou éliminés par un système de gestion des documents. Regardez l'intégralité de la conversation dans notre webinar à la demande pour en savoir plus sur les experts juridiques de DocuSign, Arcosa Inc. et ServiceNow.