post de Maria Dillon, du département des Ressources Humaines, DocuSign EMEA

L’année dernière, avant d’être à mon poste actuel chez DocuSign, j’étais avec des amis et j’ai compris ce que les gens pensaient réellement des ressources humaines. On m’a posé une question ordinaire : « Que fais-tu comme métier ? ». J’ai répondu en souriant (parce que j’adore ce que je fais) que je travaillais dans les ressources humaines.
L’ambiance s’est refroidie après la réaction d’une personne qui était avec moi et qui a dit : « Ouais, tu viens de manquer mon coup de gueule ; je disais que les gens qui travaillent aux ressources humaines ne servent à rien. »
J’étais stupéfaite. D’abord que quelqu’un puisse être aussi direct dans un contexte amical et deuxièmement que les gens aient ce point de vue.
J’étais confrontée à la réalité des choses et je devais essayer de comprendre l’opinion que les gens ont de cette fonction et ça m’a fait réfléchir – comment peut-on changer cette perception pour que tous les employés, et pas seulement les cadres, connaissent la vraie valeur d’une équipe de ressources humaines ?

Quelle est la vraie mission des ressources humaines ?

Lorsque j’interrogeais mon entourage, famille et amis, ils hésitaient toujours à répondre à cette question. On m’a rétorqué : « Ils n’embauchent pas des gens ? » (Non, pour ma part, je suis dans les ressources humaines mais je m’occupe très peu de recrutement), « Ils assurent la promotion de l’entreprise et organisent des événements ? » (ce n’est qu’à ce moment que je me suis rendue compte que ma propre mère pensait que j’étais dans les relations publiques -RP- et pas dans les ressources humaines -RH-), « Ils envoient des lettres d’avertissement aux personnes qui arrivent en retard ? » (depuis le début de ma carrière, ce n’est que maintenant que j’ose écrire cela).
J’ai obtenu des réponses similaires des employés ; la plupart de leurs réponses tournaient autour de l’administratif. Bien sûr, il est naturel pour les gens de penser cela si c’est la seule expérience qu’ils ont eu par le passé avec cette fonction.
A ce moment précis, j’ai décidé de chercher un moyen de changer cette perception . Après avoir cogité sur mon premier travail dans les ressources humaines, j’ai pensé en premier lieu à la nécessité de réduire la paperasserie qui m’attendait chaque matin (quelque chose qui ressemblait à la photo de ce post).
Travailler dans les ressources humaines, c’est créer des expériences positives auprès de ses interlocuteurs, qu’il s’agisse d’un candidat potentiel, d’un nouveau collaborateur, d’un employé existant ou d’un prestataire tiers. Les problèmes inhérents aux processus usuels des ressources humaines sont en général liés au papier ; la nécessité d’imprimer, de faxer, de numériser et de publier des documents.
En numérisant ces échanges, nous pouvons améliorer considérablement l’expérience de nos intervenants, car ces obstacles seront éliminés.

Soutenir l’entreprise avec des faits et pas des opinions

Les ressources humaines, c’est également une question de crédibilité. On se doit d’être crédibles. Et pour moi être crédible ça veut dire bannir le plus possible de notre vocabulaire des expressions du type « J’ai l’impression que… ». Lorsque je suggère un plan d’action ou une nouveauté pour l’entreprise, je fais des recherches et j’apporte de quoi étayer ma suggestion. Il peut s’agir d’un article ou d’une étude, mais je préfère les statistiques (quand possible)

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Si, par exemple, vous suggérez que votre entreprise mette en œuvre une politique d’assistance aux employés, il vaudra mieux étayer votre suggestion avec des statistiques pour montrer les avantages tangibles de ce programme. Si un membre des ressources humaines prend part aux décisions, il est important de donner un contexte aux stratégies et aux changements culturels. En expliquant aux dirigeants avec des exemples et des faits comment cela peut améliorer leurs affaires, vous leur fournissez les informations requises pour prendre ces décisions avec un esprit critique.

Comment les ressources humaines trouvent-elles le temps de devenir « credibles » ?

Lorsque je parle de faire des études et des recherches avec des collègues du même domaine, on me dit souvent : « Qui a le temps de faire des recherches ? Je m’estime heureux si j’arrive à venir à bout des piles de papiers administratifs et d’approbations cette semaine, alors consulter les tendances d’attrition du dernier Harvard Business Review relève du fantasme ! »
Les ressources humaines, comme la plupart des services d’assistance, sont souvent en sous-effectif ; ce dont se plaignent également mes confrères. La solution n’est pas toujours d’embaucher cinq personnes de plus. Il peut simplement être question de passer à une solution numérique. Au lieu de perdre une journée dans une salle d’archivage à rechercher un document qui a été envoyé il y a cinq ans à un employé mécontent, pourquoi n’adopte t-il pas les outils numériques existants afin d’avoir toutes ces informations à disposition en un clic ?
Lorsque je demande à des professionnels des ressources humaines combien de temps il leur faudrait pour supprimer les dossiers sur papier, les transactions papier et les processus manuels, cela les fait rire, car ils sont incapables de s’imaginer un monde dans lequel cela serait possible. C’est possible et cela changera les méthodes de travail des ressources humaines dans le futur.

Maria Dillon