Pourquoi se lancer dans la signature électronique maintenant ?

Le paysage professionnel a beaucoup changé ces dernières années, et les petites et moyennes entreprises doivent s'adapter pour rester compétitives. La technologie de la signature électronique est un élément essentiel de cette évolution, car elle permet d'accélérer les transactions, de réduire les délais de rentabilité, d'accroître la transparence dans la gestion des documents, d'améliorer la satisfaction des clients et de renforcer la sécurité.

Voici huit raisons pour lesquelles votre organisation pourrait commencer à utiliser DocuSign eSignature dès aujourd'hui :

1. Réduction des coûts

La réduction des coûts est devenue une priorité dans le contexte économique actuel, et de nombreuses entreprises recherchent des produits susceptibles de maximiser leur retour sur investissement. Les solutions de signature électronique permettent d'économiser en moyenne 33 euros par document si l'on tient compte des frais de papier, d'impression, d'affranchissement et de stockage. Elles éliminent également les coûts liés à l'erreur humaine ou aux cas où les documents ne contiennent pas les informations nécessaires. Les contrats comportant de telles erreurs peuvent coûter jusqu'à quatre fois plus cher à traiter que ceux soumis correctement la première fois.

2. Une meilleure expérience client

Il est essentiel, pour la réussite d'une entreprise, de favoriser une expérience client positive. La signature électronique peut y contribuer grâce à des fonctionnalités intelligentes qui la rendent simple à utiliser. Grâce à la signature électronique, les clients peuvent signer et renvoyer des documents d'un simple clic ou d'une pression du doigt, où qu'ils soient dans le monde et sur presque tous les appareils. Il a été démontré que la facilité d'utilisation est payante : 57 % des entreprises qui utilisent la technologie de signature électronique font état d'une plus grande satisfaction des clients à l'égard du processus d'accord numérique.

3. Amélioration de la productivité

Les solutions de signature électronique automatisent entièrement le flux de documents, ce qui simplifie l'exécution des contrats et augmente la productivité des employés. 

4. Moins d'erreurs et d'imprécisions

Les entreprises commettent moins d'erreurs en automatisant l'ensemble du cycle de vie des contrats grâce à la génération de documents, à la collaboration, au flux de travail et à un référentiel central des accords. Comme la solution de signature électronique guide le signataire à travers le document, les erreurs et les imprécisions diminuent. En moyenne, la signature électronique entraîne une réduction de 49 % des erreurs.

5. Confidentialité et sécurité accrues

Transférer des contrats physiques d'un signataire à l'autre, en particulier dans le cas de signatures multiples, augmente le risque de violation de la vie privée. À l'inverse, la signature électronique permet de conserver un document en toute sécurité dans un emplacement numérique unique et de suivre les modifications apportées au contrat tout au long du processus de signature. Il est possible de spécifier des règles d'acheminement afin que les signataires accèdent au document dans l'ordre de leur autorisation, ce qui protège le document contre toute falsification en cours de route.

Contrairement aux signatures manuscrites, les signatures électroniques s'accompagnent également d'un enregistrement électronique qui sert de piste d'audit et de preuve de la transaction. La piste d'audit comprend l'historique des actions effectuées sur le document, y compris les détails sur le moment où il a été ouvert, consulté et signé. Si l'un des signataires conteste sa signature ou s'il y a un doute sur la transaction, cette piste d'audit est accessible à tous les participants à la transaction.

6. Réduction du besoin de stocker des documents papier

De nombreuses solutions de signature électronique offrent un stockage numérique illimité qui facilite la recherche et la récupération des documents. Vous n'avez donc plus à consacrer d'espace de stockage aux contrats, accords et autres documents signés.

Comme tous les documents DocuSign sont stockés dans un référentiel central, le passage au numérique réduit également le risque de perdre ou de détruire des documents papier.

7. Mise en œuvre rapide

De nombreuses solutions de signature électronique s'intègrent parfaitement à votre flux de travail et fonctionnent parallèlement aux outils que vous utilisez déjà. Cela vous permet de déployer rapidement les signatures électroniques pour les processus commerciaux. DocuSign offre une gamme solide de ressources pour aider votre équipe à être opérationnelle avec eSignature, y compris une vaste équipe de succès client qui offre des services de mise en œuvre, ainsi que des cours en direct et en ligne et une assistance 24/7.

8. Réduction de l'empreinte écologique 

En remplaçant le papier par des documents électroniques, les clients de DocuSign ont créé un environnement plus écologique en réduisant la consommation d'environ 55 milliards de feuilles de papier, soit l'équivalent de près de 6 millions d'arbres.

DocuSign eSignature a considérablement réduit la dépendance des entreprises aux méthodes de communication traditionnelles et désuètes en révolutionnant la façon dont les documents sont partagés, signés et stockés. eSignature élimine le besoin d'imprimer, de faxer, de scanner, de poster et de stocker des documents papier en fournissant un processus de signature électronique de documents rapide et facile à utiliser.

Si vous n'avez pas encore découvert les avantages d'eSignature, inscrivez-vous pour un essai gratuit.