La signature électronique vous permet d’augmenter votre productivité en vous assurant un gain de temps à chaque envoi, échange et validation de document. Malheureusement, la paperasse n’est pas le seul domaine consommateur de temps en entreprise. Ce serait d’ailleurs un véritable challenge que de lister toutes les sources de perte de temps au quotidien.

Dans son dernier rapport sur la perte de temps au travail, le site Salary.com rapporte que 89% des répondants admettent perdre du temps chaque jour au travail. Plus de la moitié avouent même passer jusqu’à 1 heure par jour sur des tâches sans intérêt direct. Les coupables ? Pas de grande surprise…

  • Les réseaux sociaux
  • La navigation sur internet
  • Les interruptions
  • Les réunions répétitives
  • Le flux continu d’emails

Couper court à toutes les tentations n’est pourtant PAS la réponse

Bien sûr, il est possible d’encourager à faire moins de réunions, et que celles-ci soient plus productives. Il est également envisageable d’éduquer autour de soi, au moins au sein de sa propre équipe, en vue d’une réduction des envois d’emails, par exemple en passant à une conversation en face-à-face dès qu’on dépasse 2 emails sur un même sujet.

Mais quand on vient à des règles consistant à limiter l’accès aux réseaux sociaux ou plus largement à un usage privé d’internet, on se rend vite compte que les effets peuvent ne pas être ceux espérés.

Près de 10% des interrogés quitteraient leur poste si une politique stricte était mise en place pour les accès internet et une grande majorité seraient même prêt à refuser une offre d’emploi. Il est d’ailleurs prouvé depuis longtemps que faire une coupure mentale est un besoin fondé et légitime.

Assurez-vous surtout que le temps passé à travailler est productif

Les pauses café. Les réseaux sociaux. Les textos. Les résultats de sports. Les messageries instantanées. Le shopping. Ces perturbateurs ne disparaîtront jamais. Surtout avec l’usage du mobile, les collaborateurs ont quoi qu’il arrive accès à tout, tout le temps.

La priorité réside donc dans le fait de s’assurer que le temps effectivement passé à travailler est VRAIMENT optimisé.

La productivité n’est pas un concept abstrait, difficile à comprendre ou encore à mettre en place.

De plus en plus de société ont bien entendu déjà choisi des solutions d’automatisation telles que les CRMs (+ de 75% des entreprises), les SIRHs (+ de 50% d’adoption), les ERPs et autres équivalents d’applications métiers.

Avec l’ensemble de ces solutions, souvent en mode cloud, les processus sont beaucoup plus fluides… jusqu’à l’étape de la signature. On retourne alors brutalement aux vieilles méthodes, avec imprimante, fax, stylo et même… Blanc-correcteur…

Et c’est justement pendant les heures, jours et semaines que peut prendre le retour d’un contrat signé manuellement que les salariés ont tout loisir de tuer le temps en naviguant sur internet, en mettant à jour leur profil, etc.

Le vide se créé alors au niveau des équipes opérationnelles, pendant que parmi les managers, on passe des heures innombrables à mettre la main sur les contrats et documents à signer…

Il est temps de tirer parti de la technologie

Le simple fait de digitaliser l’étape d’approbation et de signature électronique de vos documents peut générer des résultats conséquents et mesurables. Ajoutons à cela le fait que la solution soit entièrement et nativement intégrée à vos outils du quotidien (Salesforce, Office 365, Google Docs, SAP, …) et vous obtenez un peu encore de bonnes raisons d’arrêter toutes signatures papier.

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