À quoi sert un logiciel de gestion de contrat ?

Le volume de réglementations contractuelles ne cesse de croître un peu plus chaque année. Sans compter sur les collaborateurs et les signataires de plus en plus mobiles ! La gestion manuelle des contrats devient donc un véritable parcours du combattant pour les équipes RH, juridiques, commerciales et administratives… La solution pour gagner du temps et de l’argent tout en restant en conformité avec la loi française ? Un logiciel de gestion de contrat, également connu sous le nom de CLM ! De quoi s’agit-il ? Quels sont ses avantages ? DocuSign répond à toutes vos questions.

Logiciel de gestion de contrat : pour qui et pourquoi ?

Pour qui ?

Un logiciel de gestion de contrat, ou logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM), permet le suivi de l’ensemble du cycle contractuel au sein d’une entreprise. Autrement dit, de la création du contrat à son expiration, en passant par sa négociation, sa signature et son exécution. Et ce, de manière totalement automatisée. Idéal quand on sait que les grandes entreprises gèrent entre 20 000 et 40 000 contrats en moyenne, selon le cabinet conseil PwC. Un logiciel de gestion de contrat s’adresse donc à toutes les entreprises qui souhaitent mettre en place une stratégie de Contract Management efficace.

Pourquoi ?

Les entreprises françaises ont tout intérêt à mettre en place une solution de gestion contractuelle afin de :

• éditer un contrat en suivant les réglementations en vigueur
• négocier les termes du contrat, notamment concernant les conditions juridiques et commerciales
• signer le contrat sous format numérique
• archiver le contrat de manière dématérialisée au sein d’un coffre-fort électronique
• piloter le dossier (commandes, modifications, renouvellements, résiliations, livrables, jalons, objectifs de performance) afin de veiller à la bonne exécution des obligations contractuelles jusqu’à son échéance, sa résiliation ou son renouvellement

Les avantages d’un logiciel de gestion de contrat

1/ Idéal dans une stratégie de Contract Management

Les documents contractuels sont rarement gravés dans le marbre. Il s’agit au contraire de documents évolutifs qui doivent être gérés de leur création à leur expiration. L’objectif ? Vous assurer de leur garantie, de leur application et de leur correction/révision en cas de lacunes. Ce pourquoi, mettre en place une stratégie de contrat management semble indispensable, le tout soutenu par un logiciel de gestion des contrats. Ce dernier offre, en effet, une vue à 360 degrés d’une relation contractuelle et commerciale, en passant par les différents avenants et documents associés au contrat.

En plus de permettre un gain de temps, un gain d’argent et une maîtrise de la conformité, comme nous le verrons par la suite, ce type de logiciel s’intègre parfaitement aux différents acteurs de la stratégie de management de contrat. Ainsi, que ce soit le Contract Manager, les directions juridiques, les équipes commerciales, les ressources humaines ou la direction administrative et financière, tous peuvent facilement créer et gérer des contrats, sans que l’accès au système devienne un goulot d’étranglement.

2/ Gain de temps et de productivité

L’intelligence artificielle (IA) d’une solution de gestion pilotée des contrats améliore la gestion du temps. Et ce, grâce à quatre fonctionnalités :

• Versioning : outil de comparaison entre les différentes versions d’un même contrat, souvent au format Word ou PDF, afin d’avoir un suivi simplifié des modifications effectuées et des annotations ajoutées
• Fiches de synthèse : outil de mise en avant des informations pertinentes d’un document contractuel (clauses, date d’échéance, montants, durée du contrat…) afin de trouver plus rapidement les données-clés
• Moteur de recherche intelligent : outil de recherche pour trouver plus facilement une information au sein d’un document électronique
• Workflow : processus d’approbation dynamique fondé sur des circuits de validation personnalisés, ce qui a pour effet d’éliminer les goulots d’étranglement et de minimiser les retards coûteux
• Reporting et tableaux de bord : outils digitaux de suivi des contrats

Ce gain de temps se retrouve également lors de la signature électronique du contrat depuis ordinateurs, appareils mobiles ou tablettes. En effet, la possibilité de signer en ligne et à distance, sans rendez-vous en face à face et sans envoi de documents papiers, accélère grandement le processus de signature d’un document.

3/ Gain d’argent

Le saviez-vous ? Un mauvais pilotage des contrats pourrait entraîner une perte de 10 % du chiffre d’affaires d’une entreprise. La digitalisation du processus de contractualisation permet alors de réduire cette perte économique.

Tout d’abord, elle réduit les coûts liés aux processus de gestion manuelle. Une étude menée par l’IACCM révèle ainsi qu’une solution de gestion des contrats pourrait réduire les coûts de création de plus de 50 %.

Cette automatisation évite ensuite les pertes financières liées aux problèmes de conformité des contrats, mais aussi aux reconductions classiques et pénalités de retard. Comment ? Grâce à des rappels automatiques d’échéances à chaque date de renouvellement de contrat.

Enfin, des contrats bien structurés génèrent plus de valeur, réduisent les écarts et augmentent les opportunités commerciales à venir. Un gain d’argent pour sûr !

4/ Réduction des risques financiers et juridiques

Opter pour un logiciel de Contract Lifecycle Management s’avère indispensable dans le contexte actuel d’inflation réglementaire. En effet, les réglementations en vigueur sont de plus en plus nombreuses et les risques d’erreurs augmentent par la même occasion. Un logiciel de gestion de projet garantit alors la conformité contractuelle, opérationnelle et réglementaire des documents signés, et ainsi leur validité juridique et financière afin d’éviter tout litige.

Comment ? En insérant les clauses et conditions spécifiques de manière dynamique, en surveillant les modifications apportées aux clauses et aux dispositions légales, en créant des alertes et en configurant des workflows de validation. Cela évite ainsi les changements dissimulés qui peuvent compromettre l’intégrité d’un contrat.

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