Retour au bureau: Mise à jour de la politique RH

Retour au bureau : Mise à jour de la politique RH

Alors que certaines régions du monde commencent à réduire les restrictions liées à l'éloignement social et à permettre la réouverture des lieux de travail physiques, les équipes des ressources humaines de nombreuses organisations mettent en place des processus pour concevoir de nouveaux environnements de travail productifs et sûrs. Qu'elles réembauchent des travailleurs en congé ou licenciés. Qu'elles prévoient de faire revenir au bureau des travailleurs éloignés. Les équipes RH doivent pouvoir envoyer aux employés des mises à jour de la politique RH de l'entreprise.

La publication de l'Organisation mondiale de la santé (OMS) intitulée "Préparer son lieu de travail a COVID-19" (disponible en anglais uniquement) traite de la préparation et de la prévention. Une recommandation clé est de contacter et de filtrer tout le monde avant les réunions en personne. Le dépistage préalable permet de déterminer si une personne présente des facteurs de risque ou se sent mal.

Mais avant même qu'une personne ne pense à retourner dans un bureau, les équipes des ressources humaines chargées de la santé des employés peuvent atténuer les risques grâce à des informations - grâce à des dérogations.

 

Les formulaires numérisés des employés simplifient le processus

Le plus grand obstacle pour les équipes des RH est la génération répétitive de documents pour les accords. Cela coûte aux RH un temps considérable pour envoyer, gérer et suivre le remplissage des formulaires par les employés.

Lors de la préparation de la réouverture, les RH auront les mains pleines pour filtrer tous les employés qui prévoient de retourner physiquement sur leur lieu de travail - même si ce n'est que périodiquement. Les équipes devront envoyer des mises à jour des politiques RH et des formulaires afin de déterminer si un employé a potentiellement été en contact avec le COVID-19 ou s'il présente lui-même des symptômes de ce virus. Il ne faut pas confondre une dispense d'auto-évaluation avec une dispense légale. Elle est simplement utilisée pour recueillir des informations importantes sur la santé afin de pouvoir retourner en toute sécurité sur le lieu de travail, et non pour limiter la responsabilité de l'entreprise si un employé contracte le virus pendant son travail.

 

Quelques solutions pour les RH

La fonctionnalité d'envoi groupé de DocuSign eSignature permet d'envoyer rapidement un grand nombre de documents prêts à être complétés et signés à distance. Les équipes peuvent simplement importer une liste d'employés et chacun reçoit une copie unique et personnalisée de la renonciation à signer, ce qui élimine la nécessité de créer et d'envoyer des enveloppes ou des courriels séparés.

Des modèles vous permettent de normaliser vos dérogations et formulaires de contrôle. Les modèles réutilisables automatisent la collecte de données de bout en bout grâce à des champs communs et à une case de signature claire et facile à cliquer. Vous pouvez également inclure des champs libres ou ajouter une pièce jointe. Ces formulaires peuvent être personnalisés pour contenir à la fois des informations sur la santé et de nouvelles procédures opérationnelles pour la signature des employés de retour.

Les powerforms DocuSign sont la méthode idéale pour la présélection des clients et des visiteurs. Un simple clic permet aux employés d'accéder à un questionnaire d'auto-évaluation qui peut être rempli à tout moment. Un formulaire personnalisé est généré à partir de leurs réponses ; l'employé signe ensuite la renonciation à distance depuis son propre appareil personnel (PC, tablette, téléphone). Les Powerforms sont le moyen le plus efficace de créer des documents à la demande et en libre-service pour signature. Cette solution permet de protéger toutes les personnes susceptibles de revenir au bureau.

 

Avantages pour les ressources humaines

Les équipes des ressources humaines profitent des dérogations de retour au travail signées à distance :

  • Une protection proactive pour tous les employés
  • Conformité simplifiée aux directives fédérales et provinciales en matière de santé
  • Cryptage sécurisé de bout en bout des informations privées des employés
  • Méthode automatisée et vérifiable pour contacter l'ensemble du personnel
  • Des formulaires personnalisables et adaptés à votre environnement de travail
  • Accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 aux formulaires de renonciation pour des raisons de commodité

Pour les équipes des ressources humaines, la pression de la pandémie a mis l'accent sur la protection des employés. Les solutions numérisées et sans contact, en particulier celles qui permettent d'éviter les interactions personnelles potentiellement dangereuses, placent la santé des personnes au premier plan lorsque les entreprises rouvrent leurs portes.

 

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Et pour ceux qui craignent encore que les RH ne perdent leur temps à copier et coller des informations personnelles; DocuSign Agreement Cloud pour les Ressources Humaines connecte, automatise et accélère les processus d’accords RH. Et ce, afin que vous puissiez consacrer votre temps à l’humain, pas au papier.

 

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Les modèles commerciaux changent. L’automatisation d’une partie importante des processus d’embauche et d’intégration permettra aux organisations de fonctionner plus efficacement. Évitons aux équipes de RH de travailler inutilement et aux nouveaux employés d’attendre longtemps. Ainsi, les entreprises pourront répondre plus rapidement aux exigences du marché.

Créatrice de contenu

Author

Amelle Mahmoudi

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