Klaas de Jong, Sales Operations Specialist chez BMW Group Netherlands, partage avec nous la façon dont la solution DocuSign l’a aidé à réduire drastiquement le délai de signature des contrats commerciaux, passant d’un temps moyen de 3 mois à 1 semaine.

Klaas, pouvez-vous nous présenter BMW Netherlands et votre rôle au sein du groupe ?

Je travaille pour BMW Netherlands. Nous importons des BMW, Minis et motos et les revendons à nos concessionnaires. Nous avons un certain nombre de grands comptes, parmi les plus importantes flottes automobiles des Pays-Bas, comme Siemens, KPMG, etc. Ces clients ont besoin de plus de 100 véhicules, et nous gérons des contrats en direct avec eux, ainsi que des accords de remise pour leurs employés.

En ce qui me concerne, je suis Sales Operations Specialist. Il y a environ 1 an 1/2, nous avons commencé à envoyer nos contrats via DocuSign quelques uns de ces grands comptes. Certains clients ont également des contrats sur-mesure avec leur concessionaire, qui doivent donc eux aussi signer d’autres documents.

Pouvez-vous nous raconter comment s’est déroulée l’implémentation pour vous et votre équipe ?

C’était impeccable. Au début, plusieurs fournisseurs de signature électronique étaient en concurrence pour nous proposer une solution de ce type. Mais DocuSign a excellé au niveau de l’accompagnement fourni et de la compréhension de nos contraintes. Ils ont su nous proposons une vue d’ensemble complète des différents cas d’usage applicables à notre business et l’équipe nous a présenté de façon très claire les capacité de la solution. Les autres fournisseurs n’étaient pas en mesure de répondre à nos attentes.

Au tout début, quel a été l’élément déclencheur pour démarrer votre recherche d’une solution de signature électronique ?

Pour chaque contrat de vente, il est nécessaire d’avoir la signature du Responsable Commercial ainsi que du Directeur Commercial. Si en plus le contrat passe par un concessionnaire, rendant possible la vente au client final, le concessionnaire devra aussi signer, ainsi que 2 autres personnes additionnelles. Le processus de signature peut donc impliquer jusqu’à 7 personnes au total.

La personne qui occupait ce poste avant moi imprimait chaque contrat et les déposait dans le bureau du Responsable Commercial, en attente de signature. Ensuite, une copie était produite et envoyée au concessionnaire, qui produisait lui-même une copie pour l’envoyer au client. Le délai pour recevoir le contrat final signé était donc très long. De plus, si le Directeur Commercial souhaitait connaître le statut du contrat, il était impossible de savoir. Le contrat pouvait être encore en interne, ou chez le client.

Savez-vous combien de temps ce processus prenait avant l’implémentation de la signature électronique ?

Des mois. Les contrats étaient envoyés par voie postale et passaient de bureau en bureau. Dans le meilleur des cas, on pouvait recevoir le contrat signé en un mois. Dans le pire des cas, cela pouvait prendre 3 mois. Il est par ailleurs problématique pendant tout ce temps de ne pas savoir où étaient les contrats.

En plus de cela, nous avions un gros travail administratif : copie, impression et envoi postal des contrats. Cela impliquait des coûts élevés et générait un travail additionnel pour toute notre équipe administrative. Il nous fallait aussi nous assurer d’avoir bien l’ensemble des contrats avant que les auditeurs de KPMG ne viennent vérifier nos archives. Il arrivé que certains contrats ne soient pas reçus à temps, créant un grand stress pour les récupérer et les soumettre à temps pour l’audit. Désormais, on sait exactement chez qui est le contrat en temps réel.

Le temps de traitement des documents a-t-il changé grâce à la signature électronique ?

Avec la signature électronique, nous avons réduit le temps de signature d’un contrat de 3 mois à 1 semaine.

Auparavant, le contrat pouvait mettre 2 semaines à parvenir au client, alors que cela prend désormais 1 jour ou 2. C’est une amélioration conséquente.

Chez BMW Netherlands, utilisez-vous DocuSign plutôt depuis des appareils mobiles ou depuis des pc ?

Mon responsable, qui est inclus dans chaque processus de signature, utilise la plus part du temps son téléphone portable, comme beaucoup de managers chez nous. Ils ont l’application mobile DocuSign qui fonctionne parfaitement. Bien sûr, on utilise aussi la version web sur nos pc.

Quel a été le retour sur cette technologie de la part des différentes parties chez BMW Netherlands ?

Nos partenaires ont été ravis d’utiliser DocuSign. Les managers quant à eux étaient particulièrement contents du fait de pouvoir suivre le statut des documents une fois que le contrat était émis en signature. Ils peuvent vraiment suivre si le contrat est chez le concessionnaire, chez un client, etc. Ils savent exactement chez qui il se trouve. C’est très important pour nous.

Avez-vous des conseils pour d’autres entreprises ou départements qui s’interrogent sur la signature électronique ?

Pour une entreprise qui utilise des appareils mobiles et qui veut éliminer le papier des processus, DocuSign est la solution parfaite. Vous pouvez envoyer n’importe quel document, en interne comme en externe. Même au sein de BMW, nous pouvons à ce jour faire plus avec DocuSign, comme au niveau RH par exemple.

Certains clients sont encore parfois un peu réticent au fait de signer numériquement, mais c’est l’avenir et cela doit devenir le standard. Je pense que notre gouvernement devrait encourager plus l’usage de solutions comme DocuSign, pour permettre aux structures qui hésitent encore de comprendre que c’est légal et sécurisé.

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