Les bases de la signature électronique

Vous n'avez pas les bases ? C'est pourtant simple. Basique. On vous explique tout dans cet article sur la signature électronique.

La signature électronique, qu'est-ce que c'est ?

On entend de plus en plus parler de la signature électronique pour signer des documents et contrats. Mais connaissez-vous vraiment sa définition et ses enjeux ? Car, contrairement à ce que certains pensent, il ne s’agit pas de scanner sa signature manuscrite sur un document papier. Il s’agit plutôt d’une technique de cryptographie asymétrique ou de hachage qui permet de signer numériquement un document dématérialisé. Tout ça, en garantissant l'intégrité du document et l’identification de l'auteur. Simple.

Et si vous avez des questions, rendez-vous avec nos experts tous les mardis d'Octobre pour échanger sur les bases de la signature électronique lors des webinars dédiés. Basique.

Signature électronique définition du Code civil

En référence au Code civil, la signature électronique est l’équivalent de la signature manuscrite pour les documents dématérialisés sous format PDF, Word, Excel… Des procédés sécurisés ont, par ailleurs, été mis en place pour satisfaire aux conditions définies au second alinéa de l’article 1367 du Code civil, soit :

“Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'État.”

Basique.

Valeur juridique

Le règlement eIDAS, entré en vigueur depuis juillet 2016, reconnaît la valeur juridique de la signature électronique à l’échelle de l’Union européenne. Ainsi, d’après ce règlement, l’effet juridique et la recevabilité d’une signature électronique comme preuve en justice ne peuvent être refusés au seul motif que cette signature se présente sous une forme électronique ou qu’elle ne satisfait pas aux exigences de la signature électronique qualifiée. La signature digitale est donc reconnue légalement dans tous les pays membres de l’Union.

Le règlement européen eIDAS reconnaît 3 types de signatures électroniques : la signature simple, la signature avancée et la signature qualifiée. Elles se distinguent alors par leur niveau de sécurité et d’identification électronique. La signature électronique simple apparaît ainsi comme le plus bas niveau et la signature électronique qualifiée comme le plus haut.

En effet, la signature qualifiée se fonde sur la délivrance d’un certificat qualifié par un tiers de confiance afin de garantir l’identité de la personne physique qui signe le document. Cette signature a alors la même valeur légale que la signature manuscrite dans le sens où c’est au signataire de démontrer l’invalidité de sa signature numérique en cas de litige. Attention, seuls les prestataires de services de certification référencés au sein de la liste d'autorités de confiance (aussi appelée Trust List) peuvent proposer une solution de signature électronique qualifiée.

Enjeux de la signature électronique

La signature électronique doit permettre l’identification du signataire du document, mais aussi garantir l’intégrité des données afin de s’assurer que les termes du document n’ont pas été changés entre le moment de la signature et celui de la lecture.

Ces paramètres respectés, la signature électronique offre plusieurs avantages :

• Gain de temps à la signature des contrats
• Gestion des documents facilitée grâce à un système de création, d’envoi et d’archivage électronique simple, rapide et sécurisé
• Risques de non-conformité réduits de 45 %
• Amélioration de l’expérience client et utilisateur pour davantage de productivité et de fidélisation

Fonctionnement

Choix de l’outil de signature électronique

Prenons un exemple simple : vous êtes agent immobilier et vous souhaitez faire signer un compromis de vente à de potentiels acheteurs. Vous choisissez alors un logiciel de signature électronique, comme DocuSign. À savoir que DocuSign eSignature est actuellement la signature électronique n°1 dans le monde avec des centaines de millions d’utilisateurs. Un véritable gage de sa fiabilité !

Création du document numérique

Une fois sur le logiciel, vous pouvez télécharger un compromis de vente existant ou bien créer un nouveau document PDF grâce à DocuSign Gen. Dans tous les cas, vous transmettez ensuite ce document à faire signer à vos clients.

Signature du document électronique

Vos acquéreurs reçoivent le document à signer et en sont avertis via une notification par mail. En plus de l'e-mail, ils peuvent également recevoir un SMS grâce à la fonction SMS de DocuSign eSignature. Les signataires s’authentifient alors sur l’interface utilisateur pour prouver leur identité numérique et accéder au document. Ce dernier doit être consulté dans son intégralité avant d’être signé, afin de valider ce qu’on appelle le “consentement éclairé”.

Il ne reste plus qu’à apposer la signature à l’endroit indiqué et cliquer sur "Terminer". L’horodatage indique alors une date et une heure de signature. Les documents signés sont ensuite archivés au sein de votre espace DocuSign.