Signature électronique des marchés publics : qu'en est-il ?
Les marchés publics jouent un rôle stratégique dans le monde des entreprises, que ce soit pour éviter l’esclavagisme contemporain ou pour stimuler l’innovation. Il est donc logique que, dans cette quête d’évolution, les marchés publics adoptent la numérisation. En effet, il est désormais possible de conclure un marché public sous forme électronique. Cependant, il peut parfois être compliqué de s’y retrouver… Signature électronique des marchés publics : quelle est la réglementation en vigueur ? Quel certificat électronique choisir ? Vers qui se tourner ? Réponses !
Qu’est-ce qu’un marché public ?
Selon la définition présente sur le site du Service Public : “Un marché public est un contrat conclu à titre onéreux entre un acheteur public ou privé et un opérateur économique public ou privé. Ce marché doit répondre aux besoins de l'acheteur en matière de travaux, de fournitures ou de services.”
Autrement dit, il s’agit d’un contrat signé entre un acheteur public ou privé (État, collectivité territoriale, hôpital...) et un opérateur économique (entrepreneur, fournisseur ou prestataire de services) dans le cadre d’un appel d’offres.
La législation prévoit 3 types d’objets du marché :
- Travaux (exécution, conception et réalisation de travaux)
- Fournitures (achat ou location, par exemple)
- Services (nettoyage, entretien, réparation…)
Réglementation en vigueur
Marché public supérieur ou égal à 25 000 € HT
L’ensemble des marchés publics dont le montant est supérieur ou égal à 25 000 € HT doivent être transmis par voie électronique. Cette procédure dématérialisée concerne alors les :
- Documents de la consultation
- Candidatures et des offres (sauf pour les maquettes, modèles réduits, prototypes et échantillons qui ne peuvent pas être dématérialisés)
- Échanges avec les acheteurs publics, à savoir les questions, les demandes d'informations ou de compléments et les échanges lors des négociations
- Notifications des décisions (rejet, acceptation...)
Les documents de la consultation et la publication des données essentielles doivent être faits sur le profil acheteur. Pour les autres échanges, ils peuvent être réalisés par mail. Dans ce cas, l'outil de messagerie doit pouvoir garantir l'identification électronique de l'acheteur et de l'entreprise concernés, mais aussi garantir l'intégrité des données et leur horodatage.
Marché public inférieur à 25 000 € HT
Pour les marchés publics dont le montant est inférieur à 25 000 € HT, les échanges n’ont pas besoin d’être dématérialisés. Le marché public peut toutefois opter pour cette option à des fins de praticité et de simplicité. Les documents à transmettre lors des échanges sont alors les mêmes, à savoir les :
- Documents de la consultation
- Candidatures et offres (sauf pour les maquettes, modèles réduits, prototypes et échantillons qui ne peuvent pas être dématérialisés)
- Échanges avec les acheteurs, à savoir les questions, les demandes d'informations ou de compléments et les échanges lors des négociations
- Notifications des décisions (rejet, acceptation...)
Si l'acheteur décide de dématérialiser les échanges, la même règle s’impose que pour les marchés publics supérieurs ou égaux à 25 000 € HT. Autrement dit, les documents de la consultation et la publication des données essentielles doivent être faits sur le profil acheteur. Pour les autres échanges, ils peuvent être réalisés par mail, du moment que cet outil utilise un procédé fiable d’identification de l’acheteur et de l'entreprise concernés, ainsi que l'intégrité du document signé et son horodatage.
Attention : l'entreprise ne peut pas imposer la dématérialisation des transmissions à l'acheteur qui ne le souhaite pas !
Signature électronique des marchés publics
Obligation d’un certificat de signature électronique
Avant toute chose, il nous semble important de préciser que la signature électronique des marchés publics n’est pas obligatoire, même pour un marché public supérieur à 25 000 € HT. Ainsi, les documents peuvent être signés à la main. Cependant, cette signature manuscrite devra être scannée et la qualité originale du document scanné devra être prouvée. Il s’avère donc bien plus simple et sécurisé d’opter pour la signature numérique.
Depuis l’arrêté du 12 avril 2018, 2 types de signatures électroniques sont autorisés dans le cadre des marchés publics :
- la signature électronique avancée avec certificat qualifié au sens du règlement européen eIDAS.
- la signature électronique qualifiée au sens du même règlement eIDAS.
La signature électronique qualifiée (ou QES) représente le plus haut niveau de signature électronique et équivaut à s’offrir la meilleure protection juridique en cas de contentieux judiciaire. Elle a la particularité de renverser la charge de la preuve sur le signataire. En d’autres termes, et en cas de litige, c’est au signataire de démontrer l’invalidité de la signature électronique.
La signature électronique avancée avec certificat qualifié ne permet pas un renversement de la charge de la preuve, contrairement à la signature électronique qualifiée. Le certificat électronique qualifié permet alors d’associer chaque signature numérique à une personne physique ou au représentant d’une personne morale afin d’éviter tout risque d’usurpation d’identité. Le certificat de signature électronique est donc nominatif et délivré pour une durée de 1 à 3 ans. Par ailleurs, le certificat numérique est payant et ne peut être commercialisé que par un Prestataire de Services de Confiance Qualifié (PSCE), répertorié au sein de la Trust List européenne sur le site LSTI.
Comment se procurer un certificat de signature qualifiée ?
Comme évoqué précédemment, les certificats de signature électronique qualifiée au sens du règlement eIDAS sont uniquement délivrés par des prestataires de services de certification électronique qualifiés. Et DocuSign France en fait partie !
Vous pouvez ainsi nous contacter dès à présent pour toute demande de certificat de signature qualifiée. Attention, il faut compter un délai de 8 à 15 jours pour obtenir un certificat. Pensez donc à vous y prendre en avance !
En synthèse, les signatures électroniques sont-elles autorisées ou obligatoires dans le cadre des marchés publics ?
Signer électroniquement des marchés publics est autorisé mais n'est pas obligatoire. La signature électronique vous procure plus de sécurité qu'un support papier, mais libre à vous de choisir ce qui vous convient !
Comment essayer gratuitement la signature électronique ?
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Combien de temps cela prend de signer pour la première fois avec DocuSign ?
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