La signature électronique oui, mais pas n’importe laquelle. Méfiez-vous des pièges.
Le choix d’une solution de signature électronique ayant une véritable valeur légale est une étape clé dans la transformation digitale d’une entreprise. C’est pour cela qu’il faut bien étudier les différentes solutions et comprendre que toutes ne sont pas égales en termes de légalité.
Il existe une large gamme, du « gribouillage » (mais si, vous savez, la signature sur un coin de feuille, qu’on scanne et qu’on ajoute en bas des courriers…) à la signature réalisée par le biais d’une plateforme de haute sécurité comme celle de DocuSign, qui garantit des données privées et protégées ainsi que des capacités à encrypter et authentifier chaque transaction.
L’un des critères essentiels à garder en tête tout au long de votre transformation digitale est la capacité à différencier ce qui semble répondre à vos pré-requis minimum -à première vue- et ce qui s’avère être réellement conforme aux exigences, aux bonnes pratiques et aux réglementations en vigueur sur le marché. Cet aspect de la légalité est d’autant plus primordial quand il s’agit de la brique signature électronique de votre transformation numérique.
A travers le monde entier, des entreprises ont déjà fait la mauvaise expérience de voir la validité juridique de leurs signatures scannées (les fameux « gribouillages ») rejetée et avec, celle de centaines voire milliers de contrats. Ces entreprises n’ont en effet pas été en mesure de démontrer la fiabilité de ces signatures.
Imaginez le coût pour votre entreprise et l’impact sur l’organisation si l’ensemble de vos contrats électroniques étaient invalidés suite au mauvais choix de signature électronique…
Pour vous éviter cela, DocuSign a investi des centaines de millions d’euros dans le développement de sa plateforme de Digital Transaction Management (DTM) et de signature électronique, afin de vous offrir une solution sécurisée et certifiée conforme aux standards imposés par les lois Européenne en la matière. Avec DocuSign, vous pouvez effectuer n’importe quelle transaction en toute confiance et en ayant la certitude que vos documents et contrats qui transitent par le Global Trust Network de DocuSign sont juridiquement valables.
Avec notre solution, les informations liées à l’identité de la personne auprès de qui vous sollicitez une signature sont encryptées au sein du document, permettant ainsi de garantir que toute tentative de modification soit identifiable. Plus encore, la signature ne peut pas être copiée et réutilisée ailleurs puisque les données encryptées contiennent des clés liant cette signature à ce document, ce qui serait perdu en cas de transfert. Toutes les informations servant à garantir la validité de la signature sont regroupées au sein d’un certificat de preuve comprenant notamment la signature, l’horodatage, l’adresse IP, l’adresse email
Pour aller plus loin encore dans la sécurité, et en cas de traitement de documents à haute sensibilité, DocuSign vous propose même de la signature avancée et de la signature qualifiée, avec systèmes d’authentification additionnels, comme des codes à usage unique, une authentification téléphonique, une signature en personne, etc. Bien que non obligatoires pour garantir la légalité de la signature (la Standard-Based Signature étant suffisante), ces fonctionnalités ont été développées pour répondre aux différents besoins de chaque professionnel.
En plus de vous proposer une solution fiable, DocuSign vous facilite le quotidien en travaillant avec des leaders comme Visa, SAP, Microsoft, Salesforce, Google afin de vous garantir une intégration transparente avec toutes vos applications. Nous sommes ainsi en mesure de fournir des bonnes pratiques touchant à l’ensemble de vos outils métiers.
Le cas d’usage de la signature électronique sont de plus en plus nombreux à travers le monde. Si votre objectif est de digitaliser votre entreprise rapidement et sans prendre de risque, c’est vers DocuSign et son écosystème que vous devriez vous tourner : nos 250 000 entreprises clientes en sont la plus belle preuve.
Si vous souhaitez aller plus loin encore sur le sujet de la légalité, je vous invite à consulter le livre blanc sur la règlementation eIDAS :