Comment générer et signer électroniquement un document ?

Depuis mars 2020, le contexte sanitaire a encouragé les entreprises à se digitaliser et à accélérer la mise en place de la signature électronique. La loi de finances 2020 a même instauré l’obligation d’utiliser la facture électronique pour les paiements à partir de 2023. Ainsi, en BtoB, toutes les organisations devront passer à la dématérialisation entre 2023 et 2025. Or, pour toutes les entreprises qui utilisent encore des processus de gestion manuels, cette contrainte peut faire peur. Et si c’était justement une opportunité ? Docusign vous offre une solution simple et efficace pour générer et signer électroniquement un document.

Les enjeux de la signature électronique

Faciliter les processus

Que ce soit avec un client, un fournisseur ou encore un collaborateur, le processus de signature est un moment important. Seulement, avec l’essor du télétravail, il n’est pas toujours facile d’imprimer ou de scanner des dossiers. Nous n’avons, en effet, pas tous une imprimante à la maison. Le recours à la voie électronique s’impose alors. Non seulement, il facilite grandement les processus, mais il s’inscrit également dans un cadre juridique strict : le règlement européen eIDAS. Signer électroniquement un document en ligne s’avère alors rapide, facile et sécurisé.

Gagner du temps

L'utilisation des documents papiers affecte la performance des entreprises dans la mesure où différents acteurs doivent intervenir : des cycles de vente plus longs, des retards, voire des actes manqués. Le fait de signer électroniquement un document est un gain de temps précieux. Si un tiers vous envoie un document à signer, plus besoin de l’imprimer, le signer manuellement et le scanner pour enfin le renvoyer. Il suffit d’apposer votre signature numérique en quelques minutes et de la transmettre immédiatement par courrier électronique. Sachant que celle-ci aura la même valeur juridique que votre signature manuelle. Vous pouvez même ajouter votre signature électronique sur un document à partir de votre tablette ou de votre téléphone portable pour encore plus de simplicité.

Limiter les dysfonctionnements

Faire signer un papier est simple, mais les risques de non-conformité sont nombreux. En effet, il arrive très souvent que des paraphes soient oubliés ou des pages non imprimées. L’intervention de plusieurs signataires peut même devenir une gymnastique assez lourde et une perte de temps frustrante pour les employés en interne. Utiliser un logiciel de signature numérique simplifie le processus de signature, la certification et l’authentification d’un document. Une étude menée par le cabinet Forrester révèle même que la mise en place de la signature électronique fait passer de 50 % à 5 % le nombre de dossiers incomplets.

Améliorer l'expérience client et utilisateur

Votre expérience client est essentielle, surtout lorsque votre interlocuteur est à des milliers de kilomètres. Si vous lui offrez un parcours de contractualisation en ligne fluide et agréable, c’est un gage de satisfaction et de fidélisation. L’utilisation de la signature électronique a donc un avantage pratique. En effet, votre client peut signer électroniquement un document de partout. Il peut ainsi, pendant ses vacances ou un déplacement professionnel, confirmer un prêt ou valider rapidement un dossier.

Le confort de vos collaborateurs est tout aussi important. Lorsque vous mettez à disposition de vos équipes des outils performants et des processus simplifiés, elles sont davantage motivées et donc plus performantes.

La solution Docusign pour signer électroniquement un document

Un accompagnement global pour la signature des documents électroniques

Prestataire de services de confiance, Docusign accompagne des milliers d’entreprises de tous secteurs et de toutes tailles qui se posent des questions sur la génération automatique des documents liés à la mise en place de la signature électronique. Il ne s’agit pas simplement de vous fournir un outil de signature, mais également de vous guider et de vous conseiller en fonction de vos besoins :

  • Quels modèles utiliser ?
  • Comment envoyer un document ?
  • Quelle clause négocier avec les clients ?
  • Quel type de signature privilégier : simple, avancée ou qualifiée ?

Notre outil s’intègre assez facilement dans l’architecture de votre système informatique et de vos applications métier pour un processus d’accords 100 % numérique. Vous pourrez préparer vos documents, gérer les identifications, mettre à jour et importer vos données, et les archiver dans votre espace numérique simplement.

Des bénéfices majeurs

Vous gagnez du temps, tout simplement ! Vos documents numériques sont préparés et générés automatiquement pour une signature en un temps record. De plus, vous garantissez à votre entreprise conformité et sécurité

Vous avez l’habitude d’utiliser le format PDF ? DocuSign simplifie la signature numérique des PDF tout en préservant la sécurité du document : fini les aller-retour impression, signature et numérisation. Que ce soit pour vos contrats de travail, contrats commerciaux, ou encore vos actes de caution, nous vous apporterons la solution adaptée.

Choisir la solution Docusign, c’est :

  • des accords signés en moins d’une heure
  • des délais de signatures raccourcis
  • un gain de productivité sur chaque contrat
  • des économies réalisées
  • une meilleure satisfaction client

Générer et signer électroniquement un document en ligne est désormais à la portée de toutes les entreprises grâce à DocuSign Gen, notre solution de génération de document associée à DocuSign eSignature, solution signature électronique n°1 dans le monde. Retrouvez une démonstration complète de l’outil dans le webinar réalisé par l’une de nos expertes !