Toutes les entreprises possèdent un System of Agreement, qu’elles le subissent par une construction au cours du temps ou l’aient pensé de façon optimale par rapport à leur besoins métier. Alors que la complexité et le nombre d’accords ne cessent de croitre dans les entreprises, il est important de pouvoir s’appuyer sur un socle technologique de gestion de contrats performante.

La vision System of Agreement prône la connexion de différents systèmes accélérant ainsi le passage des différentes phases de l’accord. La préparation, la signature, l’exécution et la gestion sont automatisés, influençant de façon très positive l’expérience des clients, des employés et des partenaires. Si toutes les entreprises possèdent un System of Agreement, subi ou sciemment construit, celles qui tireront tous les bénéfices d’un System of Agreement moderne sont celles qui sauront dès à présent moderniser, automatiser et connecter leurs processus de gestion des accords.

Nous vous proposons un tour d’horizon des quatre étapes qui constituent un System of Agreement moderne.

Une préparation simplifiée

La première phase du cycle de vie d’un accord est la préparation. Elle consiste en la création de l’accord jusqu’à la phase de sa signature. À ce stade, plusieurs parties doivent collaborer et commenter l’accord en temps réel, et utiliser des données en provenance de plusieurs systèmes métier. De cette façon il est possible d’utiliser de façon fluide les informations nécessaires afin d’établir un accord personnalisé. Le contrat est adapté au profil du signataire grâce à une fonctionnalité permettant de définir des sections réductibles, des sauts de page, ou des options de formatage personnalisées.

Une signature électronique intégrée

Grâce à la signature électronique, l’entreprise n’a désormais plus besoin d’avoir recours au papier pour signer ses accords. En numérisant ce processus, les délais d’exécution et les coûts sont réduits permettant d’identifier chaque signataire selon le type d’accord et les lois locales. Le processus de signature est légal et sécurisé, avec un enregistrement détaillé de toutes les actions, consultation et d’autres informations contextuelles. Cela permet aux entreprises et à leurs signataires de vérifier l’intégrité d’un document à l’aide d’une infrastructure neutre et indépendante.

Processus d’exécution automatisé

Une fois l’accord signé, d’autres processus peuvent être déclenchés suivant sa nature. Par exemple, si l’accord nécessite un paiement, les informations nécessaires peuvent être transférée automatiquement vers un système de facturation. Dans le cas où le client a effectué une mise à jour de données, il est également possible de les transférer automatiquement vers le système d’enregistrement concerné. Grâce à ces fonctionnalités d’automatisation, les délais d’exécution des contrats sont considérablement réduits et les utilisateurs métier peuvent se concentrer sur des tâches à plus fortes valeurs ajoutées.

Une gestion centralisée

La sécurité des accords est garantie une fois ceux-ci finalisés. Il est possible de mettre en place une politique de rétention de documents sur mesure, ou d’analyser le contenu des accords afin de mettre en place des rappels ou de déclencher des actions de manière automatisée. En passant à l’ère du contrat intelligent, il devient possible de programmer des actions liées directement aux termes de l’accord – par exemple le paiement automatisé d’indemnité une fois certains critères réunis.
Permettant de gérer une infinité de types de documents, DocuSign peut servir de plateforme unifiée de gestion des accords entre tous les départements. Grâce à cette interface centralisée, les administrateurs peuvent gérer tous leurs utilisateurs responsables d’accords et tous leurs contrats.

Forte de toutes ces nouvelles fonctionnalités, la plateforme DocuSign offre aux entreprises un cadre sûr et performant dans la gestion de leurs contrats.

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