Il existe deux mythes bien connus au sujet de la transformation numérique. Selon le premier, la « transformation numérique » est réservée aux entreprises ayant un esprit d’initiative. En réalité, les progrès technologiques sont si rapides que toutes les entreprises devront un jour ou l’autre se lancer dans la transformation numérique si elles ne veulent pas disparaître.

46 % des cadres prévoient que 47 % du chiffre d’affaires sera influencé par le numérique d’ici 2020

D’après le second mythe, la transformation numérique consiste simplement à remplacer un processus papier par un équivalent technologique. La transformation numérique est en fait une initiative à l’échelle de l’entreprise qui vise autant à transformer la culture et les processus que la technologie. La transformation numérique est un parcours.

Roadmap pour une transformation numérique réussie

Une transformation numérique réussie nécessite une gestion du changement. Tous les membres de l’équipe doivent soutenir la vision.

Voici trois choses à faire pour que votre équipe s’implique dans la transformation numérique :

1/ Stratégie de communication

La première étape de la création d’un cadre pour la transformation numérique consiste à effectuer une analyse complète de l’entreprise pour comprendre les exigences et les résultats attendus. Définissez la valeur que chaque changement apportera à chaque unité opérationnelle concernée. Élaborez ensuite une stratégie de communication pour résoudre les problèmes au niveau des services et pour définir les objectifs à plus grande échelle. La transformation numérique d’une entreprise a presque deux fois plus de chances de réussir si le calendrier de mise en œuvre des initiatives numériques est clairement communiqué.

2/ Création de votre équipe

La technique « land and expand » (atterrir et grandir) est de loin la meilleure pour parvenir à la transformation numérique d’une entreprise. Dans le cas qui nous intéresse, il s’agit en fait de créer une équipe au sein de l’entreprise qui adoptera la vision en premier, puis contribuera à la concrétiser. Cette équipe peut alors soutenir le projet, fournir des résultats dès le début et inciter les autres à s’impliquer.

Promoteur(s) du projet : les « promoteurs » du projet doivent non seulement soutenir financièrement la vision, mais aussi aider à communiquer le plan et la progression en aval.

Champion(s) de l’adoption : déterminez les champions de la gestion du changement dans l’entreprise qui contribueront à mener à bien le projet et à identifier ce qui pose problème. N’oubliez pas que ces champions doivent considérer leur rôle comme une opportunité et non pas comme une charge de travail supplémentaire. Selon la taille et la complexité de votre entreprise, l’idéal est d’avoir un champion pour 20 utilisateurs finaux concernés, répartis par équipe.

Le reste du parcours est loin d’être un long fleuve tranquille. La préparation à la résistance est tout aussi importante que l’identification des champions de l’adoption, comme l’explique l’expert en innovation Greg Satell : « À l’instar d’une stratégie concurrentielle vouée à l’échec parce qu’elle n’a pas anticipé la réponse des concurrents, toute stratégie de transformation numérique qui ne prend pas en compte les opposants au changement a peu de chances de réussir. »

3/ Réussite de la transformation numérique

Définissez ce qu’implique la réussite pour vous. Gartner met en garde contre les abus liés à la mesure de la transformation numérique. Nul besoin de tout mesurer : concentrez-vous sur l’essentiel. Paul Proctor, VP Analyst chez Gartner, explique :

« Choisissez des indicateurs de performances facilement mesurables. N’essayez pas de définir une hiérarchie parmi ces indicateurs. Contentez-vous de sélectionner cinq à neuf mesures pour lesquelles vous effectuerez un suivi, créerez des rapports et entreprendrez des actions. Ce qui fait la valeur d’une mesure, c’est sa capacité à influencer la prise de décisions de l’entreprise. »

Nous savons tous que l’évaluation de la réussite de la transformation numérique est essentielle, mais il existe un élément qui est souvent négligé : la diffusion de la réussite. Les transformations numériques ont huit fois plus de chances de réussir lorsque la direction communique ouvertement des informations concernant la progression et la réussite dans toute l’entreprise. Par nature, chacun fait preuve de résistance face au changement, mais plus la valeur potentielle de votre transformation est grande, plus elle recevra de soutien.

Conclusion

Alors que le bouleversement numérique crée de nouvelles opportunités pour toutes les entreprises, les entreprises agiles de plus petite envergure peuvent utiliser le numérique pour se développer et constater des résultats plus rapidement. La clé est de concevoir de bons processus dès le début et de mettre en œuvre une automatisation et des technologies numériques qui permettent de rendre ces processus plus évolutifs.

Le côté humain de la transformation numérique est plus complexe. Le moyen le plus rapide de faire adhérer l’équipe à la vision est de démontrer la réussite du système. Optez pour des solutions faciles, comme DocuSign eSignature, qui peut se déployer en quelques jours. Les avantages peuvent être perçus instantanément et c’est une très bonne manière d’encourager une adoption à plus grande échelle.

« Plus vite vous vous débarrasserez des processus qui vous ralentissent, plus vite vous obtiendrez des résultats », explique Jim Lundy, PDG d’Aragon Research.

Pour en savoir plus sur les organisations qui connaissent une transformation numérique et une transformation de l’expérience client, téléchargez le livre blanc de Forrester intitulé État des lieux des Systems of Agreement 2019. Vous y découvrirez comment s’y prennent des organisations majeures pour adopter des processus automatisés pour préparer leurs contrats, les signer, les gérer et entreprendre des actions les concernant.

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