Travail à distance: Activer la signature électronique rapidement

Employée en travail à distance depuis son canapé vert

Le travail à distance est plus populaire que jamais. Bien que les avantages du travail à distance soient considérables, il peut également avoir un impact sur le flux de travail et la communication au sein d'une organisation. C'est particulièrement vrai lorsque vous utilisez les signatures traditionnelles sur papier, qui entraînent un ralentissement du rythme de travail, une augmentation des coûts et une frustration des clients et des employés.

L'intégration d'une solution de signature électronique telle que DocuSign eSignature dans votre entreprise signifie que vous pouvez rationaliser le processus de signature et simplifier la manière dont votre entreprise communique avec d'autres organisations, employés et clients. Essentiellement pour les travailleurs à distance, elle offre la liberté de signer et de renvoyer électroniquement des documents depuis presque n'importe quel endroit du monde, en utilisant pratiquement n'importe quel dispositif.

Qu'est-ce qu'une signature électronique et quand peut-elle être utilisée ?

Vous pouvez utiliser une signature électronique pour signer des documents en ligne, ce qui vous évite de signer des documents papier. Le logiciel est facile à utiliser pour tous les accords que votre entreprise passe avec ses clients, ses fournisseurs et ses employés. Comme pour les signatures traditionnelles, une signature électronique prouve que le signataire accepte ou est en accord avec tout ce qui est énoncé dans le document, elle est juridiquement valide et sûre.

DocuSign est utilisé dans tous les secteurs, toutes les régions et toutes les organisations, grandes et petites. La signature électronique DocuSign peut être utilisée pour toute une série de contrats, notamment les documents juridiques, les contrats de propriété et les documents relatifs aux ressources humaines.

L'e-signature s'insert parfaitement dans un contexte de travail à distance mais aussi de souci écologique.

La signature électronique vous permet:

  • D'intégrer d'autres applications et systèmes de gestion de documents
  • D'utiliser des modèles prêts à l'emploi
  • De vérifier l'identité d'un client avec DocuSign Identify

Comment la signature électronique permet-elle de travailler à distance ?

  • Elle améliore la gestion du temps et l'efficacité. Dans de nombreux secteurs d'activité, la rapidité est aujourd'hui nécessaire. Les signatures électroniques permettent de réduire la quantité de papier et de recevoir beaucoup plus rapidement et efficacement les documents signés par les collègues et les clients. Elle réduit également la probabilité d'erreurs, qui peuvent ralentir les opérations commerciales.
  • Elle est pratique et polyvalente. Les entreprises ont des clients, des employés et des contacts dans le monde entier. Il est donc logique que vous puissiez envoyer des documents à n'importe qui, n'importe où, pour qu'ils soient signés électroniquement au moment qui leur convient. Ils peuvent ensuite les renvoyer rapidement et en toute sécurité via un smartphone ou une tablette s'ils sont en déplacement. Les documents qui nécessitent une signature électronique peuvent également être envoyés dans différentes langues, ce qui signifie que la communication n'est plus un problème.
  • Elle est sécurisée. Les entreprises doivent souvent envoyer des informations ou des données confidentielles, voire sensibles, qui doivent être signées et renvoyées. Il est essentiel de savoir que vous pouvez le faire en toute sécurité. 
  • Elle est juridiquement valide. La valeur légale de la signature électronique est renforcée par la réglementation eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services). En effet, eIDAS est une innovation juridique qui est entrée en vigueur le 1er juillet 2016, dont le but est de favoriser le développement des usages numériques en Europe. Entre autres, eIDAS met tout en œuvre pour faciliter le déploiement en Europe de la signature électronique, en clarifiant et en standardisant le cadre légal de cette technologie.
  • Elle crée une piste d'audit numérique claire. La mise en œuvre d'un nouveau processus peut parfois provoquer des perturbations. Cela peut être déconcertant lorsqu'une entreprise doit être en mesure de poursuivre ses activités. La bonne nouvelle: de nombreux systèmes et applications que votre entreprise utilise déjà intègrent la signature électronique.

Comment puis-je activer la signature électronique en travail à distance ?

La signature électronique d'un document est vraiment rapide et facile, tant pour l'expéditeur que pour le signataire. Une fois que vous vous êtes inscrit et que vous avez activé votre signature électronique, vous pouvez signer, envoyer et suivre tous vos documents à partir de votre tableau de bord.

L'adoption de la signature électronique dans votre entreprise est rapide et facile. Compte tenu des nombreux avantages liés à la numérisation de vos processus de signature qui permettent de travailler à distance, le passage aux signatures électroniques devrait être une étape naturelle pour votre entreprise.

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