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Un des bénéfices méconnus de la signature électronique pour une société : arrêtons de travailler en silos !

La signature électronique n’est pas juste la digitalisation de l’acte de signature sur un papier – une signature donc qui s’effectue via internet, via son ordinateur ou via n’importe quel terminal mobile.

Quand on parle de signature électronique on explique qu’il ne faut plus imprimer un document pour le signer, qu’il ne faut plus l’envoyer par la poste ou par fax et qu’il ne faut plus physiquement archiver quelque part le dit contrat. Economiser sur les coûts d’affranchissement (timbres et enveloppes) et le temps passé à vérifier et à scanner les documents une fois qu’ils sont reçus signés, c’est un bénéfice considérable pour une entreprise. Mais ce n’est pas le plus important.

Une transmission d’informations facilitée…

Si je devais donner un seul bénéfice pour n’importe quelle société je parlerais d’une chose plus générique. Je pense que je dirais que la signature électronique permet à une société de ne pas casser son flux d’information et donc de pouvoir continuer à gérer les documents en format numérique même quand une ou plusieurs signatures sont nécessaires.

Quand vous êtes le DG d’une entreprise, recevoir un contrat signé électroniquement veut dire que le CRM est automatiquement informé de la clôture du compte – que donc les forecasts sont à jour- , qu’un extrait du contrat est envoyé à la facturation, et un autre extrait au service projets – que l’information a pu circuler entre tous les départements concernés avec un minimum de temps et d’efforts.

… Entre les départements

A mon avis, le plus gros challenge de toutes les sociétés n’est pas tellement l’optimisation département par département. Chaque chef de service a probablement déjà bien travaillé le sujet et s’est peut-être même déjà équipé d’une solution informatique qui l’aide à optimiser ses processus internes.

Le plus gros challenge des sociétés modernes est, par contre, le transfert fluide d’information entre départements, entre différentes équipes. C’est là qu’on perd le plus d’informations. Email, excel, face-à-face… Les moyens de transmettre l’information sont souvent pas les même entre un département et un autre.

Une phrase emblématique de ce chaos organisationnel est : « va voir untel, il connaît tout le monde, il saura te donner l’info que tu recherches ». Dans le monde d’aujourd’hui, c’est le signe d’une organisation pas efficace et difficilement scalable.

La signature électronique et le travail logique

Notre client LinkedIn parle de flux de travail logique : « la signature électronique permet aux entreprises des flux de travail logiques :  Linkedin a mis en place un système d’information qui permet au commercial de sélectionner des articles spécifiques ou les mots nécessaires pour un contrat particulier. Le système d’information  prend les données de l’opportunité de Salesforce, prend le nom du client et les données de la section produit de l’opportunité et les fusionne dans un modèle DocuSign pour créer un document PDF reconstitué, prêt à être envoyé au client en question. »
Brian Frank, Directeur des opérations mondiales Entreprise chez LinkedIn

LinkedIN, ayant gardé le contrat en électronique lors tout le processus (négociation – signature- archivage) a créé un système qui, en plus d’un archivage classique – qui permet d’être sûr d’avoir la dernière version du contrat – sait  envoyer un rappel quand le contrat arrive à expiration et garde dans son CRM les conditions spéciales des différents contrats.

Ça c’est de la signature électronique ? Non, c’est beaucoup plus. Mais grâce à la signature électronique, le contrat n’est pas une image PDF (l’image du contrat scanné) qu’on ne peut pas traiter derrière, mais un objet informatique duquel il est possible d’extraire l’information nécessaire pour mieux automatiser les processus …

La signature électronique n’est plus un outil permettant de compléter des transactions plus rapidement et plus facilement, mais c’est la porte d’entrée pour automatiser les processus métier et pour aller de l’avant dans la transformation digitale de votre entreprise.

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1 Comment

  1. L’électronique doit avoir une grande place dans le fonctionnement d’une société et pas seulement dans la signature. Chez nous, nous utilisons la signature biométrique pour le pointage des employés. C’est un excellent moyen pour instaurer de la discipline face au respect des heures de travail, mais c’est également une bonne solution pour éviter les petits complots entre les employés pour les absences.

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