Une meilleure façon de s'accorder

La transformation numérique aide les entreprises à réinventer leur mode de fonctionnement et à se préparer aux perturbations imprévues. Les deux dernières années ont fourni d'excellents exemples d'entreprises ayant modernisé leurs opérations pour offrir des options hybrides et à distance à leurs employés et à leurs clients. 

La productivité et la facilité sont au cœur de ces expériences flexibles auxquelles nous nous sommes habitués. Il n'est pas question de revenir aux anciennes façons de faire, telles que les processus manuels, les interactions en personne uniquement et les transactions sur papier. 

La transformation numérique pour mieux se mettre d’accord

Si votre organisation est comme la plupart des entreprises, elle est déjà engagée dans un processus de transformation numérique. Et quel que soit le stade où vous en êtes, il est important de procéder de manière réfléchie et progressive. Comme pour tout projet, vous souhaitez concentrer vos efforts là où le changement est le plus nécessaire et où il peut avoir l'impact le plus important et le plus rapide. 

Pour de nombreuses entreprises, l'opportunité de transformation la plus importante concerne la manière dont elles créent, signent et gèrent leurs accords. Ces processus touchent à des aspects fondamentaux de l'activité, tels que les contrats, l'intégration, les achats et les acquisitions, et ils sont souvent entachés d'inefficacité. 

La transition vers des outils numériques et basés sur le cloud pour gérer ces types de documents est une étape cruciale de la modernisation de vos opérations pour offrir aux utilisateurs des expériences flexibles et pratiques. Que vous commenciez à peine ou que vous ayez déjà mis en œuvre un logiciel de gestion des contrats, la numérisation et l'automatisation des processus fastidieux offrent une meilleure expérience à vos employés et à vos clients.

Trouver une meilleure façon de faire des affaires grâce à la transformation numérique vous permettra d'obtenir les cinq avantages suivants : 

#1 Collaborer avec n'importe qui, pratiquement n'importe où et à tout moment

Les outils numériques tels que les logiciels de gestion des contrats offrent la flexibilité et la rapidité nécessaires pour accomplir n'importe quelle tâche depuis pratiquement n'importe où. Outre le fait qu'ils permettent de soutenir une main-d'œuvre décentralisée, ils sont essentiels à la continuité des activités en cas de perturbations inattendues. 

Mais même avec des outils numériques, les flux de travail relatifs aux accords peuvent encore être inutilement complexes. Un flux de travail essentiellement numérique qui comprend toujours des étapes manuelles nuira à la raison d'être de ces outils.  

Lorsque les accords sont gérés en ligne de A à Z, vous pouvez travailler ensemble, même si vous n'êtes pas dans la même pièce, le même fuseau horaire ou le même pays. 

#2 Centraliser le contrôle et le suivi

Dès qu'un document est créé au sein d'un workflow numérique, cette action est enregistrée, et chaque étape suivante est décrite et assignée. Au fur et à mesure que les utilisateurs interagissent avec l'accord, un enregistrement détaillé est conservé pour chaque activité, y compris les commentaires, la modification, la négociation, la signature et le stockage.

Il est extrêmement difficile de suivre et de contrôler les versions des documents lorsque des copies papier sont mélangées à des versions numériques. C'est encore pire lorsque plusieurs réviseurs viennent s'ajouter au mélange. 

Un processus d'accord entièrement numérique, cohérent et global garantit un contrôle adéquat des versions, ce qui signifie que vous pouvez accéder à toutes les versions précédentes d'un document, ainsi qu'aux mesures prises pour chacune d'elles, depuis le jour de sa création. La confusion et les désaccords sont ainsi éliminés, ce qui rationalise l'ensemble du processus et vous permet de parvenir à un accord final beaucoup plus rapidement.  

#3 Extraire de nouvelles informations des actifs existants

La transformation numérique signifie que vous n'avez plus besoin de stocker vos accords terminés dans des classeurs. Au lieu de cela, ils peuvent être stockés numériquement et sauvegardés localement et dans le cloud. Et lorsque vos accords sont stockés de manière centralisée, ils peuvent être recherchés rapidement pour extraire des informations précieuses, ce qui permet de mettre au jour des risques et des opportunités cachés. 

Les accords sont remplis de données qui n'attendent que d'être converties en informations exploitables pour prendre des décisions commerciales plus intelligentes. De puissants outils d'IA peuvent rapidement trouver, filtrer et analyser les accords pour en extraire les termes et clauses clés sans intervention humaine. 

L'analyse manuelle des contrats est source d'erreurs et prend beaucoup de temps. Mais il ne s'agit pas de remplacer les personnes ; il s'agit d'amplifier leurs contributions et de leur libérer du temps pour des tâches plus stratégiques et génératrices de revenus. 

#4 Créer de meilleures expériences pour un succès durable

La vie personnelle et la vie professionnelle se confondent, tout comme les technologies qui les alimentent. Les employés et les clients s'attendent désormais aux mêmes transactions faciles et en libre-service que les consommateurs connaissent et apprécient. 

Lorsque les accords deviennent onéreux, vous risquez de perdre vos meilleurs talents et vos précieux clients. Réunir les gens dans un accord exige que vous les rencontriez là où ils sont, physiquement et mentalement. La transformation numérique est essentielle pour offrir ces interactions pratiques et rapides qui ravissent vos clients et permettent à vos employés de se concentrer sur les choses qui comptent le plus. L'automatisation des tâches fastidieuses et la simplification du processus d'accord suppriment les entraves à l'innovation et à la productivité. 

Lorsque le travail est effectué plus efficacement et que les accords sont conclus plus rapidement, l'expérience est meilleure pour tous, ce qui rend votre entreprise plus attrayante pour les employés et les clients.  

#5 Opérer de manière plus écologique

Les organisations ont aujourd'hui une occasion unique d'intégrer la durabilité dans tout ce qu'elles font. Les employés, les clients et les investisseurs souhaitent de plus en plus s'engager avec des entreprises qui reflètent leurs propres valeurs environnementales. Cela signifie qu'il ne s'agit plus de choisir entre la durabilité et la rentabilité.

Il existe de nombreuses façons de répondre à ce défi, mais la première étape consiste à s'engager à fonctionner de manière durable, puis à apporter de petits changements qui se traduisent par des avantages immédiats. La transformation numérique est un excellent point de départ. 

Passer de flux de travail traditionnels, sur papier et en personne, à des flux de travail numériques peut réduire, voire éliminer, les déchets et les processus inutiles. La numérisation et l'automatisation de vos processus d'accord ne protègent pas seulement les ressources de notre planète - comme les forêts - mais permettent également de travailler de n'importe où. Cette flexibilité augmente la productivité tout en réduisant les émissions dues aux déplacements domicile-travail et aux voyages d'affaires. 

Faire ce qu'il faut pour l'environnement, c'est aussi faire ce qu'il faut pour votre entreprise. 

Trouver une meilleure solution pour vous mettre d’accord

Vous avez maintenant la possibilité de changer fondamentalement le mode de fonctionnement de votre entreprise. La transformation numérique de vos processus de contrats et d'accords est l'un des moyens les plus efficaces et les plus rapides de laisser le passé derrière vous et d'offrir à vos employés, clients, partenaires et fournisseurs la commodité et la flexibilité modernes qu'ils souhaitent. 

Si vous cherchez une meilleure façon de créer, de collaborer et de communiquer, DocuSign peut vous aider.