Une meilleure solution digitale pour l'embauche à distance

Assurer la continuité des activités

Les entreprises doivent être plus agiles que jamais. Elles doivent être prêtes à adapter leurs pratiques d'embauche et d'intégration pour soutenir une main-d'œuvre éloignée. Qu'il s'agisse d'une start-up cherchant à ajouter des membres à son équipe dans tout le pays ou d'une entreprise établie cherchant à ouvrir un nouveau bureau, les outils numériques qui accélèrent le processus d'embauche à distance changent la donne. Cela vaut en particulier pour les entreprises qui recrutent en masse en raison de poussées saisonnières ou d'une demande inattendue du marché.

Pour ces entreprises - et pour toutes les autres qui doivent soudainement accélérer leurs processus d'embauche et d'intégration - le temps est un facteur essentiel. Mais il est plus facile à dire qu'à faire d'intégrer une nouvelle main-d'œuvre dans les systèmes RH existants, avec des processus manuels et papier.

Les étapes manuelles retardent inutilement les heures de démarrage

Beaucoup trop d'entreprises s'appuient sur des processus analogues pour ajouter de nouveaux membres à leurs rangs, ce qui entraîne des retards à presque toutes les étapes de l'embauche et de l'intégration. Dans notre situation économique actuelle, les retards ne sont pas une option.

En raison des technologies de bureautique qui impliquent encore l'impression, la numérisation, l'envoi de courriers électroniques et de télécopies, par exemple, les équipes des ressources humaines perdent un temps précieux sur des tâches administratives dès le départ. En fait, une récente étude du HR Daily Advisor a révélé que plus de 25 % des responsables des RH consacrent entre 25 et 50 % de leur temps à la gestion des processus documentaires.

Ainsi, au lieu de se concentrer sur des stratégies de recrutement efficaces, les professionnels des RH passent manuellement au crible les CV. Et au lieu de profiter des modèles de contrat pré-remplis et des systèmes automatisés de suivi du statut, ils sont coincés à rédiger et à envoyer des lettres d'offre, à rechercher des candidats et à ressaisir sans cesse des informations personnelles entre les systèmes. Le fait que la plupart des entreprises fonctionnent actuellement avec une main-d'œuvre entièrement distante ajoute à la complexité de la situation.

Mais cette inefficacité ne s'arrête pas une fois qu'une embauche est faite. À ce stade, il reste encore des piles de documents à remplir avant qu'un nouvel employé puisse se mettre au travail et faire la différence.

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Les bons outils numériques peuvent aider les entreprises à prospérer

Heureusement, il existe de nombreuses possibilités de numériser certaines parties du processus. Cela permet aussi l'acceleration de l'embauche et l'intégration d'un grand nombre d'employés. En d'autres termes, les RH ne seront plus débordées. DocuSign eSignature s'occupe de la génération, de l'envoi, de la signature et de la gestion de documents. Par exemple les lettres d'offre et les manuels des employés. La fonction PowerForms de DocuSign élimine encore davantage le temps de préparation, permettant aux entreprises de retourner plus facilement les modèles préétablis.

Une fois que les responsables des ressources humaines ont prolongé une offre d'emploi (et que l'individu l'a acceptée), ils peuvent profiter de la vérification d'identité DocuSign. Cet outil numérique permet aux nouveaux embauchés de signer électroniquement leurs formulaires à l'aide de DocuSign eSignature. Les RH peuvent ainsi saisir et valider de manière transparente les identifiants des employés.

Pour les entreprises qui ont besoin d'engager un grand nombre de travailleurs à la fois, vous pouvez utiliser la fonction d'envoi en masse de DocuSign. Elle permet d'envoyer un document à plusieurs personnes simultanément. C'est donc idéal pour la distribution en masse de formulaires importants ou les mises à jour de la politique des employés.

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Et pour ceux qui craignent encore que les RH ne perdent leur temps à copier et coller des informations personnelles; DocuSign Agreement Cloud pour les Ressources Humaines connecte, automatise et accélère les processus d'accords RH. Et ce, afin que vous puissiez consacrer votre temps à l’humain, pas au papier.

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Les modèles commerciaux changent. Les entreprises doivent adapter leur main-d'œuvre. L'automatisation d'une partie importante des processus d'embauche et d'intégration permettra aux organisations de fonctionner plus efficacement. Non seulement en évitant aux équipes de RH de travailler inutilement et aux nouveaux employés d'attendre longtemps, mais les entreprises pourront répondre plus rapidement aux exigences du marché.

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Amelle, marketing and communications specialist at DocuSign
Auteur
Amelle Mahmoudi
Créatrice de contenu
Publié
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