Le département juridique joue un rôle central dans chaque organisation. En effet, les accords avec les clients, partenaires et collaborateurs sont les fondations même de toute entreprise. En fournissant un cadre et des approbations pour tous les accords, le département juridique permet à l’entreprise de poursuivre son développement dans le respect des procédures légales et de sécurité. 

Cependant, encore bien trop souvent, les services juridiques gèrent ces processus contractuels de façon manuelle, impliquant un investissement conséquent en termes de temps et d’argent. Alors que d’autres départements ont déjà automatisé et modernisé leurs opérations, la question se pose de l’efficacité des processus juridiques.

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Les fonctions juridiques face à la transformation numérique

Grâce à la transformation numérique, de nombreux services mettent un point d’honneur à repenser leur processus pour accroître leur productivité, optimiser leur temps et accélérer leurs opérations. Mais c’est loin d’être le cas pour tous les départements de l’entreprise. Une nouvelle étude, menée par Forrester Consulting pour le compte de DocuSign, a révélé que 36,8% des accords majeurs gérés par le service juridique continuent d’inclure des processus papier.[1] 

Bien souvent, les départements juridiques ont besoin de plus de temps pour s’adapter et se moderniser. Cette expertise est fondée sur de nombreuses règles et procédures afin de garantir la légalité de toute action. Les démarches établies ont toujours été traitées manuellement, ce qui entraîne des processus lents et contraignants pour les équipes juridiques. Aujourd’hui, les deux tiers des services des grandes entreprises traitent au moins 500 contrats par mois, dont 84% sont générés manuellement.

Ajoutez à cela que 64% de ces accords de l’entreprise doivent être approuvés par les services juridiques (un chiffre qui s’élève à 72% pour l’administration publique). Et même si chacun d’entre eux ne prenait que 5 minutes, cela correspondrait à une semaine de travail complète pour un seul employé. Des chiffres qui reflètent la nécessité et l’urgence d’une transformation numérique pour les fonctions juridiques.

Pourquoi la transformation numérique des fonctions juridiques est un enjeu crucial ?

Chaque retard peut avoir un impact direct sur le développement et la performance de l’entreprise. Selon l’étude Forrester précédemment citée, les inefficacités du cycle de vie des accords sont responsables de 46% des retards dans le démarrage des projets. De telles données expliquent pourquoi les dirigeants – ainsi que le département des ventes – demandent au service juridique d’optimiser leurs processus.

Au cours de ces dernières années, la signature électronique s’est répandue au sein des entreprises, ce qui a permis aux fonctions juridiques de réduire le temps nécessaire pour compléter les approbations et les accords. Cette technologie se montre très efficace pour signer rapidement n’importe quel accord. Mais pour entamer une transformation numérique réellement efficace, les services juridiques doivent prendre en compte bien plus que la signature d’un accord. En réalité, c’est tout le cycle de vie de cet accord qu’il faut moderniser !

Pour les équipes juridiques, l’adoption d’outils de gestion du cycle de vie des contrats peut transformer leurs méthodes de travail et maximiser la valeur qu’elles apportent à l’entreprise. Une solution CLM sera utile pour automatiser de gros volumes de contrats comme les accords de confidentialité par exemple. Cela permet ainsi aux collaborateurs de se concentrer sur le traitement plus rapide de contrats sur-mesure, complexes et de plus grande valeur. 

En d’autres termes, en automatisant les processus d’accords avec des solutions de signature électronique et CLM, le service juridique a un impact direct sur l’efficacité opérationnelle et les performances de l’organisation. 

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[1] L’état des systems of agreement, étude Forrester Consulting commanditée par DocuSign, 2019

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