Aon Affinity a amené son taux d’erreur en matière de documentation de conformité à zéro grâce à signature électronique

Dans l’optique de rationaliser et de simplifier la conformité pour ses agences de sous-production indépendantes et des petites localités, Aon Affinity a mis en place la signature électronique DocuSign, ce qui a permis à l’entreprise d’économiser plus de 200 heures de travail par an et d’amener son taux d’erreur en matière de documentation de conformité à zéro.

Les Challenges 

La société Aon propose plus de 32 produits d’assurance différents. Les compagnies d’assurance indépendantes qui vendent les produits doivent signer un ensemble unique de documents de conformité que la société Aon envoie et traite pour jusqu’à 1 000 compagnies par an.

Avant l’utilisation de DocuSign, ces documents étaient envoyés à la compagnie par courrier électronique sous forme de PDF, ils étaient imprimés, complétés, signés, faxés ou numérisés, puis retournés à la société Aon par courrier électronique. Les informations étaient entrées manuellement dans le système CRM Salesforce de la société Aon.

Ce processus manuel nécessitait environ 20 à 25 minutes pour entrer les données, retardant ainsi les opportunités de ventes pour les compagnies et ralentissant le processus de signature. La plupart des formulaires subissaient des retards, étaient retournés avec des erreurs, voire pas retournés. Une fois retournés, ils subissaient d'autres retards liés à la resaisie des données fournies par le client et ils étaient soumis à des erreurs lors de cette resaisie.

La solution de signature électronique 

Voulant assurer la conformité et éliminer les soucis liés au traitement pour ses sous-producteurs, la société Aon a étudié la solution des signatures électroniques. Aon a fini par privilégier DocuSign par rapport à un autre concurrent en raison de sa simplicité d’utilisation, de son intégration aisée à Salesforce et de sa capacité à utiliser Drawloop pour collecter des données dans les accords.

Les bénéfices 

Depuis qu’elle utilise DocuSign pour Salesforce, la société Aon économise plus de 200 heures de travail en matière de saisie de données par an. «La signature électronique nous fait gagner un temps considérable », affirme Sean Wylie, spécialiste des opérations de ventes à Aon.

« DocuSign s’intègre automatiquement à Salesforce, garantissant ainsi que les données fournies par les clients sont mises à jour automatiquement dans nos systèmes. DocuSign me permet de me concentrer sur nos processus de ventes et non sur la saisie des données. »

Le workflow DocuSign commence lorsqu’un accord de producteur est demandé via Salesforce. Le protocole DDP (Dynamic Document Protocol ou protocole documentaire dynamique) de Drawloop génère l’accord de producteur unifié et prépare les documents en vue de leur signature électronique. Une fois les documents retournés, les étapes finales nécessitent environ 90 secondes par accord. Auparavant, ce processus prenait jusqu’à 25 minutes. Salesforce est mis à jour automatiquement avec les nouvelles informations ou informations révisées, y compris l’adresse, le numéro de téléphone, les détails de conformité et des custom objects pour la licence et l’assurance E&O.

« Comme toutes ces informations sont réinjectées dans Salesforce, il est inutile de mettre les champs à jour manuellement. DocuSign a complètement éliminé le potentiel d’erreur lié à la resaisie des données clients », déclare M. Wylie. Qui plus est, la société Aon a reçu les commentaires de ses signataires qui apprécient la simplicité et la convivialité de DocuSign.

« Avec DocuSign, nous avons constaté une augmentation de 20 % du taux de signature », indique M. Wylie. « Grâce à la signature électronique, le taux d’erreur dans les documents a chuté pour frôler le zéro au cours des deux dernières années et la vitesse d’exécution a considérablement augmenté. En fait, après avoir signé des documents avec DocuSign, quelques personnes nous ont contactés par courrier électronique pour nous demander comment se procurer DocuSign pour leurs propres sociétés. C’est réellement très puissant ! »