Une expérience Cycle to Work améliorée pour les clients et un traitement plus rapide de la paperasse

Facilement accessible via un portail intégré, Gorkana met à disposition la base de données médiatique la plus recommandée du Royaume-Uni et offre des services de surveillance médiatique multicanaux et d'analyse de relations publiques à plus de 35 000 professionnels de la communication et de 100 000 journalistes. Ses clients rejoignent une communauté unique, qui leur donne accès à un véritable univers médiatique, des spécialistes aux dernières actualités, des reportages aux événements, des emplois aux journalistes et à ses propres services d'intelligence médiatique. La société offre la touche personnelle et l'assurance dont les entreprises ont besoin pour prendre des décisions informées et progresser.

Les Challenges 

Des services d'intelligence médiatique aux petits déjeuners hebdomadaires de briefing des journalistes, Gorkana n'a de cesse de trouver de nouveaux moyens permettant à ses clients d'accéder à des données d'avant-garde riches sur les médias, les journalistes et les blogueurs et ainsi de gagner du temps, d'entretenir des relations avec les influenceurs pertinents et d'atteindre leurs publics cibles plus efficacement. Avant l'implémentation de DocuSign et en raison de la vastitude de son portefeuille de services, Gorkana avait recours à une variété de méthodes pour envoyer les contrats pour signature, ce qui ralentissait le processus de vente.

Alex Bates, Directeur du marketing chez Gorkana, explique la démarche derrière la transformation : "Le facteur le plus important qui nous a poussé au changement était notre désir d'avoir des informations 100 % exactes dans Salesforce et de disposer d'un processus d'enregistrement des contrats qui nous donnerait plus de contrôle."

La solution de signature électronique 

Les cadres commerciaux et les responsables de comptes devaient souvent envoyer des devis et des contrats manuellement aux clients, puis attendre qu'ils les impriment, les signent et les leur renvoient. La société a donc recherché une solution qui leur permettrait de gérer et surveiller le processus de signature et, qui plus est, offrant une meilleure visibilité du statut des contrats à tous les niveaux de l'organisation.

Après avoir évalué plusieurs solutions de signature électronique, Gorkana a choisi DocuSign pour automatiser ses processus papier. "Nous avons considéré un certain nombre d'options, mais DocuSign était un service dont nous avions entendu parler, recommandé par Salesforce et qui répondait à nos besoins, c'est-à-dire nous permettait principalement de rationaliser notre processus de signature des contrats et d'assurer ainsi un niveau de service conforme à nos exigence", précise Alex Bates.

Conçu pour s'intégrer directement à Salesforce, DocuSign offre des fonctionnalités d'intégration idéales grâce à ses API ouvertes. Aujourd’hui, lorsqu’un représentant commercial place une opportunité Salesforce dans la catégorie Conclusion orale, le processus de contrat débute. L’utilisation de DocuSign signifie que l’opportunité est envoyée pour approbation au directeur des ventes ou au directeur financier et, d’un simple clic, le contrat est envoyé au client pour signature via DocuSign. Une fois le document signé par le client à l'aide de DocuSign, il est enregistré, et Salesforce est mis à jour.

Les bénéfices 

Depuis la mise en place de la solution il y a huit mois, Gorkana a pu constater que DocuSign for Salesforce réduit considérablement le temps requis pour faire signer un contrat. Alex Bates explique : "La signature d'un contrat prend désormais environ deux jours et demi, contre dix jours auparavant. Nous disposons également d'une meilleure visibilité du statut des contrats dans le système et des revenus de vente effectifs provenant des opportunités."

Gorkana se spécialise dans la mise en contact des journalistes et des protagonistes des relations publiques au Royaume-Uni, en Europe et aux États-Unis. Il fallait donc que DocuSign soit adapté à cette portée globale et permette aux clients de signer à tout moment, en tout lieu et sur tous les appareils. "Dans l'ensemble, la réaction de nos clients a été positive", ajoute Alex Bates, puisqu'ils sont désormais en mesure de remplir et signer des documents légalement et sans erreur en quelques minutes seulement. À l'heure actuelle, la solution est utilisée essentiellement par le service des ventes et les responsables de comptes, mais Gorkana a l'intention de la déployer également dans le service des ressources humaines, une autre division dans laquelle la paperasse est omniprésente et qui pourrait bénéficier d'une migration vers une plateforme numérique.

Outre la rapidité d'exécution des contrats, le contrôle et l'imputabilité relatifs à la tarification ont également été améliorés, comme le décrit Alex Bates : "Les contrats signés sont liés directement à l'opportunité correspondante dans Salesforce, ce qui évite de perdre ou d'oublier des contrats."
 En conséquence, Gorkana dispose désormais d'un processus d'exécution des contrats exhaustif et rationalisé, et de certificats de signature sous-tendus par un système de traçabilité complet, ce qui permet à la société d'assoir sa réputation de service incontournable pour la communauté des relations publiques et des journalistes.