Chez Van Gansewinkel les commerciaux font signer les contrats en les envoyant directement de leur Ipad

En sa qualité de fournisseur de services de gestion des déchets, Van Gansewinkel collecte toutes sortes de déchets auprès des entreprises et des particuliers. Les déchets sont transformés en matériaux bruts réutilisables dans nos usines de recyclage. Nous livrons ensuite ces matériaux bruts secondaires aux fabricants. Ainsi, deux tiers des déchets sont réutilisés. Le dernier tiers est converti en chaleur, électricité ou énergie par des usines de valorisation énergétique.

Avec un effectif de près de 5 500 collaborateurs, Van Gansewinkel génère un revenu annuel de plus d'1 milliard d'euros. Bien que le marché domestique de Van Gansewinkel soit le Bénélux, la société est également présente en Allemagne, en France, au Portugal, en République tchèque, en Pologne et en Hongrie.

La plateforme de gestion des transactions numériques de DocuSign a permis à Van Gansewinkel d'automatiser et de rationaliser ses processus de signature de contrat et de convertir la société au numérique grâce aux signatures électroniques. Avec une disponibilité en tout lieu, à tout moment et sur tous les appareils et la prise en charge de plusieurs langues, DocuSign permet aux collaborateurs mobiles de Van Gansewinkel de finaliser les transactions sur place.

Les Challenges 

Van Gansewinkel est une société présente dans neuf pays et, à ce titre, recherchait une méthode uniforme de signature des contrats adaptée à tous ses marchés. La langue pouvait parfois poser problème lorsque les contrats étaient signés localement en français, en flamand et en néerlandais. Van Gansewinkel avait recours à différentes méthodes pour gérer les documents et demander aux clients de signer, un processus à la fois décousu et difficile à suivre. Il impliquait notamment de fusionner et d'envoyer les documents directement depuis Salesforce, puis de les imprimer, de les signer et de les faxer ou de les poster aux PME clientes de Van Gansewinkel pour qu'elles les reçoivent le lendemain.

Le manque de cohérence ralentissait la progression des comptes et augmentait le volume des tâches administratives et de gestion associées à chaque transaction, pour finalement donner lieu à des processus commerciaux inefficaces. Par ailleurs, Van Gansewinkel avait besoin de tenir compte de la réglementation flamande, qui exige des entreprises qu'elles déclarent leurs fournisseurs de services de gestion des déchets, afin d'aider ses clients à rationaliser le processus correspondant.

La solution de signature électronique 

En décembre 2012, Van Gansewinkel a commencé à utiliser la plateforme de gestion des transactions numériques de DocuSign pour gérer l'ensemble de ses contrats avec les PME. DocuSign est utilisé pour les contrats envoyés par les responsables de comptes (iPad) et depuis le service clientèle, les services de télévente et les centres d'appel externes. Grâce à sa souplesse, DocuSign permet au personnel de Van Gansewinkel d'envoyer des contrats normalisés à ses clients pour tous les contrats de service standard et, au besoin, de personnaliser les contrats.

Grâce à DocuSign, Van Gansewinkel prend en charge les contrats en néerlandais, en flamand et en français, et dans d'autres langues, et peut ainsi communiquer avec tous ses clients dans la langue de leur choix. Van Gansewinkel a mis un point d'honneur à informer ses clients du nouveau processus et leur a remis un guide pas à pas sur son principe de fonctionnement, afin de faciliter la transition de la signature manuelle sur papier à la signature en ligne. Suite à la mise en place des processus, Van Gansewinkel a constaté une acceptation rapide par les clients, qui trouvaient le système facile à utiliser, et rapporté des temps de traitement moins longs.

L'intégration de Salesforce par Drawloop, un partenaire de DocuSign, a également évité l'interruption des processus existants de Van Gansewinkel pendant l'implémentation de la technologie. DocuSign a également permis de rationaliser et simplifier les processus de mise en conformité avec la réglementation flamande sur la gestion des déchets. Aujourd'hui, la société envoie à ses clients un formulaire prérempli qu'ils peuvent signer à l'aide de DocuSign et envoyer à l'administration rapidement, facilement et de manière sécurisée.

Les bénéfices 

DocuSign a donné à Van Gansewinkel les moyens de produire un formulaire normalisé pour le traitement de la plupart des transactions standard. La société a envoyé plus de 20 000 contrats à signer électroniquement par l'intermédiaire de DocuSignpermettant ainsi à ses clients de signer les documents facilement et rapidement et réduisant son impact environnemental. Van Gansewinkel estime que DocuSign lui permet de réduire le temps de traitement de chaque contrat établi d'au moins 25 %. Depuis 2014, DocuSign et Van Gansewinkel ont donné au personnel de terrain les moyens de conclure les contrats sur place et en personne à l'aide de leurs appareils mobiles