Halfords digitalise les demandes de prêts pour acheter des vélos grâce à la signature électronique DocuSign

En voulant rationaliser et simplifier le processus d'obtention d'un prêt pour l'achat d'un vélo, Halfords a implémenté la solution de signature électronique DocuSign et réussi à éliminer le papier et l'envoi postal liés aux traitements de 100 000 transactions par an, à simplifier le parcours client et à permettre aux gens d’obtenir leur vélo le même jour.

Les Challenges 

Marque réputée de produits automobiles, de cyclisme et de loisirs, Halfords Retail possède plus de 460 points de vente au Royaume-Uni et en Irlande. La société participe activement à Cycle to Work, un programme développé au Royaume-Uni pour encourager le public à minimiser ses émissions de carbone, réduire les embouteillages et améliorer sa santé et son bien-être. Au travers de ce programme gouvernemental, Halfords travaille avec les employeurs pour permettre à leurs employés d'acheter un vélo à un prix considérablement réduit et de le payer progressivement par prélèvement direct sur leur salaire. La popularité de ce programme a fait en sorte qu'Halfords doit traiter plus de 2 000 demandes par semaine. Le volume de paperasse rendait le processus lent et laborieux pour tout le monde : par exemple il fallait plusieurs jours pour qu'un employé obtienne son vélo. Halfords recherchait à améliorer et automatiser le processus, à améliorer l'expérience utilisateur des demandeurs, à augmenter le nombre de demandes traitées avec peu voire quasiment aucune ressource supplémentaire et, en fait, à presque éliminer le recours au papier.

La solution de signature électronique 

Halfords a commencé à s'intéresser aux solutions de signature électronique lorsque l'un des membres de la société a eu l'occasion de signer un document via DocuSign. Étant donné qu'Halfords utilisait déjà Salesforce comme système principal de sa plateforme de gestion du programme, cycle2work.info, la société a voulu bénéficier de la capacité d'intégration directe et transparente de DocuSign à Salesforce, ainsi que de sa convivialité.

Les bénéfices 

Aujourd'hui, grâce à DocuSign for Salesforce, Halfords a obtenu des résultats concrets : une expérience Cycle to Work rationalisée et améliorée pour les employés et un traitement plus rapide de la paperasse pour toutes les parties, si bien que les employés peuvent obtenir leur vélo même le jour même. Un employé utilise l'application en ligne pour sélectionner le vélo qui correspond le mieux à ses besoins et à son budget. Cette action génère automatiquement un contrat, que l'employé signe à l'aide de DocuSign. À l'aide du flux de travail et des fonctionnalités d'acheminement de DocuSign, le document est ensuite automatiquement remis à l'employeur pour signature, puis le document final signé est stocké dans Salesforce. Le processus qui prenait auparavant plusieurs jours par la poste prend désormais quelques minutes seulement. "Grâce à DocuSign et à la signature électronique, Halfords est en mesure de fournir des produits à ses clients plus rapidement et plus simplement, souvent en quelques minutes seulement", précise Charles Ashwell de chez Halfords. "L'expérience des employeurs est également considérablement améliorée, parce qu'ils n'ont plus à physiquement acheminer des documents papier et peuvent donner leur autorisation d'un simple clic."

A la fin du processus de signature l'employé reçoit son bon d'achat par e-mail. L'employé imprime ce bon et le remet au magasin pour obtenir son vélo. "DocuSign est une solution qui s'est avérée très rentable pour Halfords puisqu'elle nous a permis d'améliorer considérablement notre processus et ainsi de faciliter l'accès au programme Cycle to Work pour les entreprises et leurs employés", précise Charles Ashwell. "Grâce à l'association de Salesforce et de DocuSign, Halfords a gagné des parts de marché en offrant le programme le plus attrayant du marché", conclut-il.