LinkedIn gère ses contrats commerciaux avec la signature éléctronique de DocuSign integrée avec Salesforce et Drawloop

Fondé en 2003, LinkedIn est le plus grand réseau professionnel au monde et compte plus de 400 millions de membres dans plus de 200 pays sur 7 continents. L'équipe LinkedIn Corporate Solutions fournit des solutions aux entreprises, y compris LinkedIn Talent Advantage, une suite d'outils qui aide les entreprises à trouver et embaucher des candidats de meilleure qualité et plus rapidement.

Les Challenges 

En un peu plus d'un an seulement, plus de 40 % des sociétés du Fortune 100 ont acquis une licence LinkedIn Talent Advantage afin de faire le tri dans les profils des candidats passifs et de trouver les personnes les plus adaptées possible à leurs offres d’emplois. "Si vous recherchez une personne difficile à trouver, un représentant commercial exceptionnel ou la perle rare - déjà employée par une autre société-, LinkedIn est la solution dont vous avez besoin pour trouver cette personne plus rapidement", explique Brian Frank, Directeur des opérations mondiales Entreprise chez LinkedIn. L'objectif de la société était avant tout de mettre les recruteurs en relation avec des candidats interessants, mais LinkedIn souhaitait aussi renforcer les liens avec ses clients durant le processus de signature des contrats. En sa qualité de leader du Web 2.0, l'entreprise a été l'une des premières à utiliser la signature électronique. Toutefois, elle s'est heurtée à des difficultés significatives concernant les informations client requises pour la facturation et le recouvrement. "Lors de l'établissement des contrats, les commerciaux n'indiquaient pas le numéro du bon de commande, les adresses de facturation et d'expédition, ni les renseignements sur l'utilisateur", explique Brian Frank. Ils indiquaient le nom de la personne et éventuellement une adresse. Ensuite, ils envoyaient le contrat électroniquement au client et une fois qu'il était signé, ils considéraient leur travail comme terminé." Les problèmes commençaient lorsque le contrat atterrissait sur les bureaux de la comptabilité. Le personnel comptable devait trouver les informations manquantes avant de pouvoir demander de l'argent. En moyenne, la recherche des informations ajoutait 25 jours au cycle de facturation.

La solution de signature électronique 

Conçu pour s'intégrer directement à Salesforce, DocuSign s’intègre aussi avec les logiciels Drawloop, ce qui permet d'offrir aux commerciaux de LinkedIn ce que Brian Frank appelle "un flux de travail logique". Le commercial peut sélectionner des articles spécifiques ou des mots nécessaires pour un contrat particulier, et Drawloop prend les données de l'opportunité de Salesforce, prend le nom du client et les données de la section produit de l'opportunité et les fusionne dans un modèle DocuSign pour créer un document PDF reconstitué, explique-t-il.

Les bénéfices 

"Avec un simple clic, le système crée un contrat que vous pouvez envoyer à votre client", poursuit Brian Frank. "Pas besoin de télécharger les données dans DocuSign. Il vous suffit de cliquer sur Envoyer pour que le contrat soit envoyé au client pour signature." Ce processus est non seulement pratique, puisque les commerciaux n'ont plus besoin de se connecter à un autre système, mais ajoute également une couche de sécurité supplémentaire à l'exécution des contrats. "Le PDF créé est verrouillé et ne peut pas être modifié", précise Brian Frank. "Ainsi personne ne peut créer ses propres documents et les ajouter au système."

Un autre bénéfice très important pour LinkedIn est la souplesse supplémentaire procurée par DocuSign pour la collecte des données côté client lors du processus de signature du contrat. "DocuSign est une solution de signature electronique rapide, conviviale et transparente. Elle supprime la nécessité de renvoyer un exemplaire au client, de suivre les données et de savoir qui doit autoriser quoi", poursuit Brian Frank. "Mais ce qui est vraiment spécial est qu'elle gère les termes spécifiques du contrats qui sont souvent discuté lors des négotiations d'un contrat et auxquels personne ne pense jamais. Ces termes ont une grande importance pour beaucoup de personnes dans la société : faut bien les suivre."
Ainsi, LinkedIn a pu considérablement réduire le délai moyen de recouvrement des créances client et a amélioré son cash flow. "L'introduction de DocuSign et de la signature électronique dans notre processus de recouvrement nous a permis de considérablement améliorer le délai moyen de recouvrement des créances client et de générer plus d'un million de dollars de fonds de roulement supplémentaires sur une base annualisée", conclut Brian Frank.