DocuSign a permis aux télévendeurs d'OBK de se concentrer sur l'acquisition de clients plutôt que sur la paperasse

OBK LLP est un cabinet comptable d'avant-garde basé à Guilford. C'est aussi un agent fiscal HMRC agréé. Actuellement, OBK est le seul fournisseur d'un produit financier unique au Royaume-Uni. Ce produit lui permet de créer des revenus supplémentaires pour les entreprises unipersonnelles par l'intermédiaire d'une plateforme Web. OBK a consacré ces

18 derniers mois au développement de cette activité et des systèmes informatiques associés nécessaires aux volumes prévus afin de fournir une solution commerciale qui permettra de traiter jusqu'à 2 000 demandes de remboursement chaque mois.

Les Challenges 

Face à la croissance rapide du nombre de ses clients, OBK recherchait un moyen d'améliorer l'efficacité et de rationaliser le processus d'enregistrement des clients.

OBK exerce son activité sur le marché de masse et est plutôt unique comparé aux cabinets comptables classiques. OBK dispose de son propre service de télévente, dont le rôle principal est de contacter les clients potentiels pour leur vendre les services du cabinet.

Auparavant, lorsqu'un client avait oralement accepté d'acheter le service, le télévendeur lui envoyait généralement un dossier d'inscription par la poste, lequel se composait de documents tels qu'une lettre de mission, un questionnaire, une lettre de procuration et un document d'enregistrement client, que le client devait remplir manuellement et retourner. Cela n'était pas seulement très onéreux en raison des frais d'affranchissement et du temps que passait le personnel à courir après les documents et à en assurer le suivi, mais retardait aussi la réception des documents signés et constituait un véritable désagrément pour le client.

La solution de signature électronique 

OBK a rapidement réalisé que la mise en place d'une solution de signature électronique lui permettrait non seulement de réduire les coûts et d'accélérer ses processus, mais aussi de se distinguer de la concurrence. DocuSign s'est avérée la solution idéale pour relever le défi auquel le cabinet était confronté.

Les bénéfices 

Après l'implémentation de DocuSign, OBK a pu constater des résultats significatifs. Le processus laborieux utilisé précédemment pour envoyer et recevoir les documents d'enregistrement de clients a considérablement été réduit, avec 75 % des documents renvoyés le premier jour et 50 % dans les 2 premières heures après leur envoi. La solution a également permis aux télévendeurs de se concentrer sur l'acquisition de nouveaux clients plutôt que sur la paperasse.

Phillip Lockett-Colman, Directeur de l'exploitation chez OBK déclare : "DocuSign est une solution très fiable et très robuste. Elle nous a permis d'éliminer les coûts et l'incertitude associés à Royal Mail et ainsi d'accélérer notre processus d'enregistrement de clients et d'en améliorer l'efficacité. Par ailleurs, elle libère une heure de travail chaque jour pour nos télévendeurs, qui n'ont pratiquement plus besoin d'effectuer d'appels de suivi. Par conséquent, avec un effectif de huit télévendeurs, utiliser DocuSign revient à créer un poste supplémentaire."

DocuSign a non seulement amélioré l'efficacité à l'échelle de l'organisation, mais est également devenu un facteur de différenciation pour OBK. Philip Lockett-Colman explique comment la solution a permis d'améliorer l'expérience client : "La plupart de nos clients savent se servir d'un smartphone et trouvent donc que DocuSign est très intuitif d'utilisation et plus simple que d'avoir à signer des papiers. La solution est unique et améliore leur expérience."