Reed réduit les temps de préparation de ses contrats de trente à trois minutes

REED est fournisseur de solutions de recrutement spécialisé. Depuis sa fondation en 1960, la société a connu une croissance organique pour devenir l'une des plus grandes entreprises privées du Royaume-Uni, avec plus de 3 000 co-membres dans plus de 180 pays. Elle est présente au Royaume-Uni et dans toute l'Europe, ainsi qu'au Moyen-Orient et dans la région Asie-Pacifique, au travers de 425 unités fonctionnelles. REED est un secteur opérationnel principal parmi quatre et a pour vocation de fournir des solutions de recrutement de personnel sous contrat, intérimaire, externe ou permanent dans plus de 20 secteurs spécialisés. REED recherchait une plateforme numérique pouvant servir de base au développement de ses relations avec les fournisseurs et lui permettant de poursuivre sa croissance au même rythme.

Les Challenges 

Exerçant son activité à la croisée entre vente et approvisionnement, l'organisation devait faire face à des défis spécifiques comprenant la signature de contrats de plusieurs millions de livres. Les entreprises qui ont besoin de collaborateurs techniques hautement spécialisés ou qui ont des projets de grande envergure pour lesquels elles n'ont pas suffisamment de personnel s'adressent aux experts du recrutement, à savoir à REED. Il s'agit d'une opération associée à un large volume de paperasse et basée sur la négociation de salaires impliquant l'envoi de plusieurs contrats à une vaste base de fournisseurs et requérant parfois l'intervention de l'équipe juridique de la société en cas de dispositions spéciales.

Debbie Legg, Responsable des relations stratégiques avec les fournisseurs, décrit le défi que son équipe doit relever : "Nous envoyons des contrats quotidiennement à nos fournisseurs. Mon équipe envoie continuellement des demandes au fur et à mesure que nous acquérons de nouveaux clients, et nous devons avoir certains fournisseurs en place avant l'implémentation."

Habituellement, pour les implémentations client de grande envergure, tous les fournisseurs de REED doivent signer le contrat et le renvoyer dans un délai de quatre semaines. L'équipe de REED devait donc compiler un dossier comprenant un contrat-cadre et un contrat de fourniture annexe, qui étaient comprimés et envoyés par e-mail aux preneurs de décision de chaque entreprise impliquée. Cependant, les personnes concernées étaient souvent à l'étranger ou en déplacement et, inévitablement, le contrat était mis attente jusqu'à qu'elles reviennent au bureau pour l'imprimer, le signer, le numériser et le renvoyer par e-mail à REED, ce qui donnait lieu à des délais significatifs.

Cette méthode prenait souvent des semaines, comme le décrit Debbie Legg : "Le processus que nous utilisions avant l'implémentation de DocuSign était archaïque. Nous n'avions aucun moyen de savoir si la personne avait consulté le contrat ou si elle l'avait fait suivre. L'équipe devait assurer le suivi manuellement."

La solution de signature électronique 

En raison de la longueur des temps de préparation et des processus manuels que l'équipe devait exécuter, REED a décidé d'acquérir DocuSign Enterprise Edition afin d'améliorer la relation avec ses fournisseurs. Debbie Legg explique l'approche adoptée pour cette transformation : "Notre stratégie fournisseurs consiste à améliorer l'expérience tout au long du processus de signature. Grâce aux efficiences générées, nous sommes en mesure de libérer du personnel pour les activités à valeur ajoutée telles que la gestion des processus, ainsi que de minimiser le travail administratif lié à la chaîne logistique." 

Les bénéfices 

Depuis le déploiement de la solution en 2013, chaque mois REED a exécuté au moins 95 % de tous les nouveaux contrats à l'aide de DocuSign. Grâce aux modèles DocuSign, les temps de préparation ont été réduits de 30 minutes à trois. En conséquence, le temps de signature des fournisseurs a été considérablement réduit, passant de deux semaines à deux jours seulement dans le meilleur des cas. L'équipe de REED peut désormais se concentrer sur la performance des fournisseurs puisque la solution lui épargne les tâches manuelles qu'elle devait effectuer auparavant, comme l'indique Debbie Legg : "La centralisation de toutes les tâches, la réduction de la paperasse et la possibilité d'acheminer les contrats automatiquement à nos directeurs pour signature sont des avantages extrêmement importants pour nous. Le temps passé à archiver la boîte aux lettres a été réduit de 2 à 3 jours auparavant à seulement 2 heures par semaine aujourd'hui. La solution est extrêmement conviviale et intuitive."

En interne, les employés de REED signent à la volée grâce à l'application mobile de DocuSign. Les parties impliquées reçoivent un système de traçabilité complet du flux de travail, et des rappels automatiques sont activés, ce qui supprime la nécessité du suivi manuel, puisque d'un simple clic, Debbie Legg peut désormais voir les contrats en attente de signature et les contrats signés. "L'équipe a réservé un accueil très favorable au service. L'expérience utilisateur améliorée est pour nous un argument de vente unique, qui donne à REED un avantage concurrentiel lors de la prospection de clients. Suite au succès de l'implémentation, REED considère notre service comme un modèle de succès et envisage de déployer la solution dans d'autres divisions."