La société immobilière Roman utilise la signature électronique de DocuSign : leurs clients adorent!

Romans est un réseau de 19 agences immobilières dans les régions du Berkshire, du North Hampshire et du Surrey, au Royaume-Uni. La société a ouvert sa première agence, située à Bracknell, en 1987. Forte de 25 ans d'expérience, Romans offre une gamme complète de services immobiliers, de l'estimation d'un logement à vendre ou à louer à la recherche d'un logement pour le compte de locataires ou d'acheteurs. En utilisant DocuSign, Romans a réussi à améliorer son audit et son reporting, et son suivi des contrats, et à offrir une meilleure expérience client.

Les Challenges 

Romans est un important réseau d'agences immobilières au Royaume-Uni, qui a bâti sa réputation sur la qualité des services offerts à ses clients. Il est donc tout naturel que la société soit toujours prête à s'investir en matière de nouvelles technologies et de nouveaux services à proposer aux clients. "Dans le domaine de l'immobilier, la paperasse est omniprésente. Que ce soit pour la location, la vente, les logements neufs ou les enchères, il y a toujours quelque chose à signer", déclare Peter Loverdos, Directeur d'exploitation du groupe Romans. "Lorsque nous avons appris que l'un de nos fournisseurs utilisait une solution de signature électronique, nous avons tout de suite perçu le bénéfice qu'un tel service pourrait apporter à nos clients et à nos collaborateurs en interne, et nous avons immédiatement voulu mettre cette solution en œuvre "

Pour Romans, les besoins permanents en matière de reporting et de pistes d'audit rigoureuses pour le statut des contrats sur papier représentaient un défi supplémentaire. Dès que les documents quittaient l'agence, il était impossible de les suivre jusqu'à leur retour. Bien que cette méthode soit couramment utilisée dans les agences immobilières, l'équipe de la société Romans a remarqué que le service pouvait être amélioré.

La solution de signature électronique 

Romans a décidé de chercher une solution de signature électronique pour son département responsable des locations, et plus spécialement pour les contrats et les renouvellements. Suite à l'évaluation de plusieurs fournisseurs de signatures électroniques, c'est DocuSign qui a retenu l'attention de Romans, en raison du niveau de sécurité inégalé proposé et de son affiliation à la National Association of REALTORS® aux États-Unis. 

"Nous avons étudié le marché, nous voulions être sûrs de choisir la meilleure solution possible pour aider nos clients et améliorer notre manière de travailler", déclare Peter Loverdos. "DocuSign remplissait tous nos critères."

Les bénéfices 

Romans a commencé par mettre en œuvre DocuSign dans son département responsable des locations. "Nous ne voulions pas aller trop vite pour nous assurer que les employés de Romans seraient à l'aise avec la solution et l'utiliseraient réellement", déclare Peter Loverdos. "À chaque nouveau contrat, nous guidions le client pas à pas dans le processus de DocuSign. Nous nous sommes vite rendu compte que c'était inutile, dans la mesure où DocuSign était si simple et intuitif que tous les clients étaient satisfaits."

Pour Romans, DocuSign est vite devenu un élément incontournable pour les opérations avec des clients à l'étranger. "Très vite, tous nos clients, mais particulièrement les propriétaires installés à l'étranger, ont demandé à recevoir uniquement des documents DocuSign. "Rapidement, tout le monde a commencé à entendre parler de la facilité d'utilisation de DocuSign. En interne, tous les départements de la société Romans demandaient quand ce produit serait mis en œuvre pour eux." Romans a très vite étendu l'utilisation de DocuSign aux équipes du service client, des enchères, des logements neufs, de relevé, des ventes, puis à l'équipe urbanisme. D'après Peter Loverdos, "la solution a été adoptée bien plus vite que nous ne l'espérions." Ce dernier conclut : "DocuSign nous a permis d'améliorer davantage notre réputation auprès des propriétaires. Ils voient dans ce type de service une manière de se simplifier la vie. Nous sommes encore en contact avec eux par téléphone, nous fournissons toujours un service personnalisé, mais grâce à DocuSign la paperasse fastidieuse, mais nécessaire, appartient au passé, et ils peuvent investir leur temps ailleurs."