Avec DocuSign, Scottish Autism est sur la bonne voie pour devenir entièrement conforme

Scottish Autism est un organisme de bienfaisance qui aide les personnes atteintes d'autisme à mener une vie plus riche, en leur permettant de participer à leur communauté. L'organisme est le plus grand fournisseur de services spécialisés pour les personnes atteintes d'autisme en Écosse. Par ailleurs, il fait autorité dans le domaine des bonnes pratiques en autisme et s'érige en défenseur pour leur adoption. Il s'efforce également de partager ses connaissances et son expertise avec les parents, les aidants et d'autres professionnels afin de favoriser le développement des compétences et stratégies nécessaires à la fourniture d'un niveau de soin et d'assistance optimal aux personnes atteintes d'autisme.

Les Challenges 

Basé à Alloa et avec un effectif de plus 900 collaborateurs à travers l'Écosse, Scottish Autism offre une large variété de services aux personnes atteintes d'autisme, notamment en matière d'éducation, de programmes professionnels et de jour, d'aide à la vie, de rapprochement, de programmes de soins de relève et d'aide spécialisée à la transition. Par conséquent, il avait besoin d'une plateforme sécurisée depuis laquelle il pourrait développer son processus d'approvisionnement.

Au sein de l'organisme, jusqu'à 150 collaborateurs répartis entre 45 sites à travers l'Écosse sont impliqués dans le processus d'approvisionnement au quotidien. Avec une telle dispersion de l'activité, l'équipe de Scottish Autism avait du mal à faire signer les documents d'autorisation des dépenses car il était difficile de trouver les collaborateurs recherchés dans le bon site au bon moment. C'est la raison qui a poussé l'organisme à rechercher une solution qui permettrait d'automatiser le processus et d'en améliorer l'efficacité. Roy Aitken, Responsable de l'approvisionnement chez Scottish Autism, décrit le processus : "Auparavant, dans notre organisme, la paperasse était omniprésente et tout était fait manuellement. Nous devions attendre qu'un responsable soit présent sur un site particulier à une date particulière pour pouvoir faire signer quoi que ce soit."

La solution de signature électronique 

Après avoir réévalué les processus de l'organisme, Roy Aitken a cherché à réduire les dépenses de Scottish Autism en créant des efficiences par l'intermédiaire de la chaîne logistique, tout en veillant à choisir la solution offrant le meilleur rapport qualité-prix possible. "Je souhaitais augmenter la rapidité et améliorer l'efficacité afin de réduire le coût de l'approvisionnement et le temps qui y était consacré dans tout l'organisme."

Scottish Autism a donc choisi DocuSign comme solution de signature électronique en raison de sa convivialité, de son rapport coût-efficacité et du service d'assistance associé inégalé. "Le processus de configuration de DocuSign a été d'une simplicité enfantine, avec une interface claire et conviviale. Par ailleurs, la solution remplissait tous nos critères. Toutefois et étant donné notre statut d'organisme de bienfaisance, le plus important pour nous était son coût et le retour sur investissement potentiel. DocuSign est de loin la solution du marché qui offrait le meilleur rapport qualité-prix à Scottish Autism."

Les bénéfices 

Scottish Autism utilise DocuSign depuis deux ans maintenant, et les inefficacités auparavant associées à l'approvisionnement ont considérablement été réduites depuis l'implémentation de la solution. Alors que par le passé, les bons de commande n'étaient pas toujours clairs ou complets parce qu'ils étaient rédigés manuellement, aujourd'hui leur précision a considérablement changé. "Les bons de commande sont complets à 100 %, alors qu'auparavant certaines parties étaient manquantes ou illisibles. Avec DocuSign, Scottish Autism est également sur la bonne voie pour devenir entièrement conforme", déclare Roy Aitken. Cela est dû en partie au système de traçabilité détaillé et chiffré incorporé dans le sceau numérique à la fin de chaque transaction à des fins de sécurité.

Avant la mise en place de DocuSign, la signature des documents pouvait prendre des jours, voire des semaines, selon les sites. Aujourd'hui, ils sont signés le jour même ou dans l'heure, voire en quelques minutes dans certains cas. "L'organisme a subi une énorme transformation, car nous sommes désormais beaucoup plus efficaces. DocuSign est un véritable succès en ce sens que la solution a répondu à toutes nos attentes", explique Roy Aitken.

En conséquence, Scottish Autism jouit du statut de leader d'opinion dans son secteur et discute régulièrement des technologies à valeur ajoutée avec le gouvernement écossais et d'autres organismes. "DocuSign nous permet de bénéficier d'une longueur d'avance dans le secteur de la bienfaisance. Nous sommes désormais à l'avant-garde et au premier plan pour un organisme de notre taille, ce qui était notre intention dès le départ."