La solution de DocuSign a permis à USB2U de réduire le délai de finalisation de leur contrats de 2 jours en moyenne

USB2U compte parmi les plus grands fournisseurs de clés USB promotionnelles et de marque du Royaume-Uni. Chaque année, la société fournit des centaines de milliers de clés USB arborant le logo de ses clients. Sa clientèle est diversifiée et s'étend des PME aux grandes sociétés telles que Microsoft, BT, Intel, Tesco, Barclays et UBS, en passant par des écoles et des universités.

Les Challenges 

USB2U envoie des centaines de contrats chaque mois, mais la finalisation des documents s'avérait problématique. Par conséquent, elle recherchait une solution qui permettrait de réduire le temps de traitement des contrats. "Nos transactions ne sont pas des transactions en ligne standard, dans le cadre desquelles un client achète un produit et en paie le prix à l'aide d'une carte bancaire à la fin de sa séance de shopping", explique Phil Battison, co-fondateur d'USB2U. "98 % de nos transactions sont des transactions interentreprises régies par un contrat commercial en bonne et due forme. C'est pourquoi nous avons besoin d'une signature."

USB2U a connu une croissance rapide au cours de ses onze années d'activité, et la société recherchait une plateforme adaptée à cette évolution et qui permettrait donc de rationaliser le processus de signature des contrats. "Réussir à convaincre les clients d'acheter nos produits n'est pas le problème, c'est de les amener à imprimer et numériser, faxer ou photographier le contrat correspondant sur leur smartphone pour nous le renvoyer qui s'avérait difficile. Cette difficulté retardait ensuite la conclusion du contrat et compliquait la vie de l'équipe de vente", déclare Phil Battison.

La solution de signature électronique 

USB2U a identifié la signature électronique comme la solution aux défis auxquels la société était confrontée. Ayant elle-même signé des documents à l'aide de DocuSign for Salesforce, la société a sélectionné DocuSign en raison de sa convivialité et des API ouvertes qui permettent une intégration directe à Salesforce, un outil essentiel dans le quotidien d'USB2U. "Nous sommes clients de Salesforce depuis deux ans et demi et nous savons que la société est un fervent partisan de DocuSign et utilise sa solution dans ses propres processus", précise Phil Battison.

Les produits USB2U sont généralement commandés à l'occasion d'événements médiatiques, de conférences et de séminaires avec un délai de livraison bien précis. Étant donné les contraintes de temps associées aux produits que la société fournit, USB2U a choisi la solution de DocuSign, Phil Battison citant également la rapidité d'exécution comme facteur ayant influencé la décision : "Ce que nous ne pouvons pas nous permettre, ni nous ni le client, c'est de perdre un jour ou deux pendant que le client imprime un contrat, le signe et nous le renvoie par fax. C'est pourquoi DocuSign nous a semblé la solution idéale pour résoudre ce problème particulier et faire signer les contrats et les récupérer plus rapidement qu'auparavant." 

Les bénéfices 

Selon Phil Battison, l'intégration de DocuSign s'est faite "sans incident, facilement et sans peine". La solution a permis à USB2U de réduire le délai de 1 à 2 jours en moyenne. "Nous ne perdons plus autant de contrats. Les clients ne s'adressent plus à la concurrence parce qu'ils doivent imprimer les documents, les signer et les renvoyer. La technologie est un argument de vente unique pour nous et nous permet de différencier le service que nous offrons. Plutôt que de perdre du temps à courir après des bons de commande signés, nous pouvons désormais nous concentrer sur l'assistance à la clientèle et l'acquisition de nouveaux clients. Ces derniers peuvent donner leur accord par e-mail ou par téléphone, et nous pouvons y donner suite en l'espace de quelques minutes seulement en leur envoyant un document qu'ils doivent signer et nous retourner. Ils n'ont plus le temps de revenir sur leur décision."

Comme pour tous les nouveaux processus, le retour sur investissement est un facteur déterminant. Maintenant que tous les contrats sont systématiquement signés et que l'équipe de vente est en mesure de les exécuter beaucoup plus rapidement, Phil Battison pense que "le système est plus qu'amorti". En plus des retombées financières immédiates, l'implémentation s'est accompagnée d'une augmentation significative de la rapidité d'exécution des contrats, un avantage qui continue d'améliorer l'expérience client, avec 80 % des documents désormais retournés en l'espace de 4 heures seulement. "Cela est très bénéfique pour notre activité, car c'est une démonstration de notre volonté de fournir une solution robuste et transparente à nos clients, et les commentaires dont ils nous font part sont extrêmement positifs", déclare Phil Battison.

Aujourd'hui, la société reçoit cinq plaintes de moins par mois concernant la nécessité de faxer, numériser ou poster les bons de commande. "Nos clients finalisent parfois leur commande en l'espace de quelques minutes seulement, du jamais vu avant la mise en place de DocuSign." À son tour, cette adoption du numérique se traduit par un avantage concurrentiel indéniable, comme Phil Battison l'explique : "Les clients sont ravis de pouvoir utiliser DocuSign pour signer le contrat et le renvoyer. Cela nous donne une longueur d'avance sur la concurrence. C'est un argument de vente unique, qui nous permet de différencier le service que nous offrons. Plutôt que de perdre du temps à courir après des bons de commande signés, nous pouvons désormais nous concentrer sur l'assistance à la clientèle et l'acquisition de nouveaux clients."