Virgin Holidays utilise la signature électronique de DocuSign chez son service achats et son service RH
Virgin Holidays, voyagistedepuis 1985, vous permet d’acceder aux plus importants tour-opérateurs spécialistes des destinations transatlantiques. Le portefeuille de voyages de la société couvre le monde entier, du Moyen-Orient à la Nouvelle-Zélande et à l'Australie. Virgin Holidays est également leader du marché anglais pour les séjours à destination des États-Unis et des Caraïbes.
Fondée sur les principes « Virgin » de service clientèle exceptionnel, de valeur, de fiabilité, de responsabilité et d'humour, Virgin Holidays a mis son patrimoine entrepreneurial et sa passion de l'innovation au service de clients du le monde entier. La marque est particulièrement réputée pour les « prestations spéciales » qu'elle a apportées au marché. Des premiers salons d'aéroport dédiés aux divertissements au Centre d'entreprenariat Branson situé dans les Caraïbes, Virgin Holidays s'est engagée à faire les choses autrement, avec à toujours l'esprit le bienêtre de ses clients et des communautés avec lesquelles Virgin Holidays travaille.
En 2013, les consommateurs l'ont de nouveau choisie comme meilleur tour-opérateur pour les États-Unis, le Canada et les Caraïbes dans le cadre des prestigieux British Travel Awards.
Les Challenges
DocuSign a été mis en œuvre dans deux services de Virgin Holidays confrontés à des défis similaires. Le premier groupe à avoir installé DocuSign est l'équipe achats, qui cherchait à centraliser le classement de ses contrats. À l'époque, les contrats étaient conservés sous différentes formes et à différents emplacements, ce qui rendait difficile le suivi des contrats existants et en cours, dont certains n'étaient enregistrés que dans la boîte email d'un membre de l'équipe.
Le service achats n'était pas en mesure d'obtenir une vue d'ensemble des contrats d'approvisionnement actifs de la société, car de nombreux collaborateurs concluaient les contrats localement et oubliaient ensuite d'en informer les achats ou n'envoyaient le contrat correspondant que quelques mois plus tard.
Le deuxième service à avoir implémenté DocuSign est le service des ressources humaines. Celui-ci s'était fixé pour objectif de supprimer le papier de ses processus afin d'assurer la sécurité des documents à caractère sensible qui lui étaient confiés et de réduire les coûts de gestion..Ce service était également confronté à un problème bien précis: Virgin Holidays embauchait souvent ses nouvelles recrues pour les agences quelques jours seulement avant leur date de début du contrat. Pour cela il aurait fallu traiter et signer les contrats en 48 heures max, mais les nouveaux employés prenaient jusqu'à deux semaines pour les signer et les retourner.
La solution de signature électronique
Les service Achats et RH de Virgin Holidays ont tous les deux commencé à utiliser la solution de signature électronique de DocuSign afin d'accélérer les temps d'exécution, de réduire les coûts et d'assurer la satisfaction des clients, des partenaires, des fournisseurs, des employés et des autres parties concernées. Les deux services ont centralisé le stockage et la gestion des contrats et désormais tous les processus de signature des contrats avec fournisseurs et/ou nouveaux employés sont gérés via DocuSign.
Le service Achat utilise également le système pour gérer les validations des contrats en interne, afin de s’assurer que toutes les parties impliquées dans une transaction signent bien le contrat correspondant avant son envoi. Les deux services ont commencé à utiliser DocuSign tout juste un mois après le début du projet.
Les bénéfices
Grâce à DocuSign, Virgin Holidays a pu constater une amélioration significative concernant la gestion de ses contrats. Les tâches administratives liées au suivi, au classement et à la recherche des documents ont été dramatiquement réduites. "La mise en place de la solution de signature électronique de DocuSign a eu un énorme impact sur notre charge de travail. Nous pouvons désormais gérer notre base de données de contrats beaucoup plus efficacement. Par ailleurs, la solution a permis de considérablement réduire le temps que nous consacrions précédemment à la recherche ou au classement des documents", déclare Claire Willoughby, responsable RH Partenaires chez Virgin Holidays.
DocuSign a aidé Virgin Holidays à atteindre ses objectifs et lui a permis d'obtenir bien d'autres résultats. La possibilité de signer les documents électroniquement via DocuSign a poussé les collaborateurs qui normallement signent les contrats à le faire par l'intermédiaire du service des achats, car cette méthode est plus rapide et plus simple que d'utiliser des contrats papier. Cette transition a donné lieu à une augmentation de 100 % du nombre de contrats enregistrés durant l'an passé. Par ailleurs, le traitement des contrats d'achat en interne prend désormais moins de 10 minutes, comparé à jusqu'à deux heures auparavant.
"DocuSign – et son offre de signature électronique- était la carotte dont nous avions besoin pour convaincre les collaborateurs de gérer les contrats de manière centrale. Ce changement de gestion nous donne une visibilité complète des differents contrats signés par les differentes personnes de la société", déclare Patrick Joint, Directeur de l'approvisionnement chez Virgin Holidays. "DocuSign nous permet de gérer les coûts de manière beaucoup plus efficace."
Le service RH a réduit son temps de signature de deux semaines à deux jours et ainsi considérablement simplifié le processus d'embauche dans les agences. Par ailleurs, Patrick joint estime que les coûts de gestion ont baissé de près de 10 000 £ par an, selon le nombre de nouveaux employés. La réduction du temps de signature constitue un énorme avantage pour Virgin Holidays, qui peut désormais gérer des cycles d'embauche courts et recruter de nouveaux talents plus rapidement.
Le service RH considère actuellement de déployer DocuSign dans d'autres domaines sous sa responsabilité. Commencer à utiliser la signature électronique dans le service de formation et de développement est maintenant une priorité.