XRM a accéléré son processus de signature de jours à 1 heure grâce à la signature éléctronique et Dynamics CRM

Partenaire Microsoft fournissant Microsoft Dynamics CRM, xRM propose l’hébergement d’applications, le développement de logiciels et des services de consulting. Pour favoriser les ventes de ses services et de ses packs de formation pour Microsoft Dynamics CRM Online, xRM a implémenté DocuSign intégré à son propre système Dynamics CRM via l’API DocuSign. 

Les Challenges 

Dans l’optique de faire de ses packs de formation un secteur de ventes de haut volume, xRM avait besoin d’une méthode de rationalisation du traitement des accords.  Auparavant, basée sur un processus papier, les packs de formation n’étaient pas rentables, considérant le temps et les dépenses liés à l’impression, à la télécopie, à la numérisation, au courrier, au classement et à la saisie des données. Il fallait parfois plusieurs jours pour obtenir la signature et le retour d’un accord, ce qui impliquait un délai supplémentaire avant que xRM ne puisse fournir ses services aux clients, retardant ainsi la possibilité pour les clients de profiter de leur nouveau système CRM, sans parler du retard de revenu pour xRM. xRM cherchait à améliorer l’efficacité pour ces petits accords de consulting, à développer sa gamme de services pour les petites entreprises et à assurer une marge bénéficiaire confortable en réduisant le travail manuel associé à la préparation et à l’envoi de ses accords de consulting standard.

La solution de signature électronique 

xRM a découvert DocuSign et a constaté dans quelle mesure la signature électronique accélérait et rationalisait considérablement le traitement des accords et des autres besoins en matière de signatures. xRM en a conclu par la suite qu’elle pouvait utiliser l’API (interface de programmation d’applications) DocuSign pour également mettre à jour les données qui se trouvaient dans son système Microsoft Dynamics CRM.

Les bénéfices 

xRM a commencé par implémenter DocuSign depuis la console Web DocuSign, ce qui a permis à l’équipe de vente de xRM de lancer la DocuSignature immédiatement pour accélérer le processus d’obtention d’accords complets. « Ensuite, nous nous sommes rendus compte que nous avions besoin de configurer ces accords avec les informations déjà stockées dans le système CRM », indique Owen Scott, directeur des systèmes d’information chez xRM.

« Nous avons décidé d’utiliser l’API DocuSign pour créer un outil d’intégration pouvant accéder aux données dans le système CRM et nous permettre d’envoyer des accords DocuSign directement depuis notre système CRM rapidement et facilement. »

Alors que l’implémentation initiale de DocuSign par xRM a accéléré le processus de signature en le faisant passer de quelques jours à une heure, l’intégration de DocuSign à Microsoft Dynamics CRM a accéléré le processus de bout en bout en le réduisant à une durée de quelques minutes, apportant ainsi une amélioration supplémentaire du retour sur investissements.

« L’API DocuSign était extrêmement simple à utiliser, avec une multitude d’exemples de codes disponibles », stipule M. Scott. « Leur équipe de développeurs offre une excellente assistance et nous avons pu créer une intégration puissante avec un processus bien défini pour la certification. » « DocuSign a vraiment favorisé cette partie de nos activités. Nous utilisons désormais DocuSign pour envoyer tous nos contrats et autres accords. C’est tellement simple et rapide », déclare M.M. Scott.

En fait, xRM a tellement apprécié DocuSign que l’entreprise a lancé xSign afin d’exploiter Microsoft Dynamics CRM, DocuSign et Microsoft SharePoint pour permettre aux entreprises de clôturer des transactions plus rapidement en automatisant la génération et la signature de documents.

xSign est un plug-in pour Microsoft Dynamics CRM. « xSign fait augmenter la productivité en accélérant la génération de documents commerciaux essentiels, en automatisant leur envoi aux clients, en assistant la DocuSignature distante de ces documents et en permettant le suivi du statut de chaque document du début à la fin », indique M. Scott. « La combinaison xSign et DocuSign nous permet de fonctionner de manière plus efficace et d’augmenter nos marges dans toutes nos offres de services. »