Avis de confidentialité relatif aux candidats
Date de la version : 1er janvier 2020
Nous prenons votre vie privée au sérieux. Le présent avis expose la façon dont DocuSign, Inc. et ses affiliés (« nous », « nos » ou « notre ») collectent et utilisent des informations personnelles des personnes répondant aux offres d’emploi ou des candidats (collectivement, « vous ») et/ou lorsque vous accédez ou utilisez nos sites de carrière, notamment docusign.com/company/careers (les « Sites »).
Le présent avis ne couvre pas votre utilisation des services DocuSign en tant que consommateur ou tous sites Web et applications de tiers que vous utilisez, notamment ceux auxquels renvoient nos Sites. Vous devez consulter les conditions et politiques des sites Web et applications de tiers avant de cliquer sur des liens.
Nous vous recommandons de lire le présent avis dans son intégralité afin que vous soyez pleinement informé. Néanmoins, si vous souhaitez accéder à une section en particulier du présent avis, veuillez vous reporter à la table des matières ci-dessous.
1.Méthode de collecte des données personnelles
Nous traitons vos informations personnelles afin de pourvoir les postes disponibles et de recruter des candidats aux offres d’emploi. Veuillez consulter la Section 2 (Utilisation des informations personnelles) pour savoir comment nous utilisons vos informations personnelles et la Section 3 (Partage des informations personnelles) pour connaître les tiers avec lesquels nous partageons vos informations personnelles.
Nous collectons certaines informations personnelles directement auprès de vous, notamment lorsque vous indiquez un nom ou une adresse e-mail sur des formulaires. Nous sommes également susceptibles de collecter des informations personnelles vous concernant auprès d’autres sources, notamment lorsque nous trouvons vos coordonnées sur des sites Web comme, par exemple, LinkedIn ou que nous travaillons avec des agences de recrutement qui peuvent fournir les coordonnées des personnes susceptibles d’être intéressées par un poste chez DocuSign.
Vous pouvez librement visiter nos Sites ou nous fournir vos informations personnelles. Pour connaître les choix à votre disposition, veuillez vous reporter à la Section 5 (Vos choix) du présent avis.
Informations personnelles que nous collectons sur vous.
Nous collectons les catégories suivantes d’informations personnelles :
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Eléments d’identification et coordonnées, comme les nom, date de naissance, numéros d’identification délivrés par l’État, photo, adresse e-mail, adresse postale et numéro de téléphone.
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Les informations professionnelles ou liées à l’emploi, comme le CV, le statut de résidence et le permis de travail, les antécédents de carrière, le parcours professionnel, les références professionnelles et personnelles, et le nom utilisé sur les réseaux sociaux ou le profil LinkedIn.
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Les informations concernant les études suivies, comme le parcours éducatif, les qualifications, les certifications et les compétences.
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Les données relatives au suivi de la diversité, lorsque la collecte de ces données est permise par la loi, comme le statut d’ancien combattant, le sexe, l’appartenance raciale, ethnique et le handicap.
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Les informations concernant la citoyenneté ou l’immigration, comme celles relatives au visa et au droit à travailler.
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Les informations relatives à la surveillance sur le lieu de travail à des fins de sécurité, comme la vidéosurveillance, lorsque vous vous rendez dans nos locaux pour un entretien.
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D’autres informations personnelles que vous avez choisi délibérément de nous transmettre en lien avec votre candidature à une offre d’emploi, comme les coordonnées des références, les informations divulguées dans un entretien, l’historique de rémunération et la situation personnelle.
Le choix principal dont vous disposez pour ce type d’informations personnelles est simplement de ne pas les fournir, par exemple en ne soumettant pas de candidature à DocuSign. Pour connaître les autres choix dont vous disposez, veuillez vous reporter à la Section 5 (Vos choix) du présent avis.
Informations personnelles que nous collectons auprès d’autres sources. Nous sommes susceptibles de collecter des informations personnelles vous concernant auprès d’autrui, comme :
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Sources tierces. Les sources tierces comprennent notamment les agences de placement, les agences de vérification des antécédents, les agences de recrutement, les prestataires de services, les anciens employeurs et/ou les écoles et établissements d'enseignement, les informations accessibles au public sur les sites Web ou les réseaux sociaux (par exemple, en cas de candidature via LinkedIn), et d'autres sources légalement autorisées à partager vos informations personnelles avec nous. Par exemple, si vous vous inscrivez pour être contacté par des employeurs potentiels sur un autre site Web, celui-ci peut nous fournir vos informations personnelles.
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Les personnes qui vous recommandent. D’autres personnes peuvent nous fournir vos informations personnelles. Par exemple, si un(e) ami(e) estime que vous pourriez être intéressé par un poste chez DocuSign, il ou elle nous donnera vos coordonnées et votre CV.
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Combinaison des informations personnelles provenant de sources différentes. Nous sommes susceptibles de combiner les informations personnelles que nous recevons de la part d’autres sources avec celles que nous collectons auprès de vous et de les utiliser tel que décrit dans le présent avis.
2.Utilisation des informations personnelles
En règle générale, nous collectons, utilisons, stockons et traitons vos informations personnelles afin de :
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traiter votre candidature à un poste ;
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gérer votre relation avec nous ;
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vous évaluer dans le cadre du processus de recrutement, notamment pour jauger votre aptitude à occuper des postes à pourvoir chez DocuSign ;
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vous contacter (y compris par e-mail) ou contacter autrui en votre nom au sujet d’opportunités d’emploi adaptées à mesure qu’elles se présentent ;
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suivre les opportunités en matière de diversité et d’égalité des chances d’emploi ;
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nous conformer à nos obligations légales ; et
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analyser les tendances de recrutement à l’aide de données agrégées et anonymes.
Autres utilisations. Nous sommes susceptibles de combiner les informations personnelles que nous collectons (« agrégées ») ou supprimer certaines informations personnelles (« anonymiser ») pour limiter ou empêcher l'identification de toute personne afin d'aider à atteindre des objectifs tels que la recherche et le recrutement. Le présent avis ne s’applique pas à notre utilisation de ces informations agrégées ou anonymisées.
Base légale pour le traitement de vos informations personnelles. Si le droit européen sur la protection des données s'applique et que DocuSign agit en tant que responsable du traitement, notre base légale pour la collecte et l'utilisation des informations personnelles décrites dans le présent avis dépendra des informations personnelles en question et du contexte spécifique dans lequel nous les recueillons ou les utilisons.
Nous recueillons ou utilisons normalement des informations personnelles sur vous ou d'autres personnes lorsque le traitement est dans notre intérêt légitime et qu'il n'est pas dérogé à vos intérêts en matière de protection des données ou à vos droits et libertés fondamentaux. Dans certains cas, nous pouvons avoir l'obligation légale de collecter ou de conserver des informations personnelles ou avoir besoin de ces informations pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d'une autre personne. Par exemple, nos intérêts légitimes peuvent être les suivants :
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Conserver des informations personnelles pour se conformer à des lois et réglementations applicables en matière d'emploi et de comités d'entreprise.
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Utiliser des informations personnelles pour faciliter les communication avec vous et procéder à une analyse des données afin de veiller à recruter les bons candidats, conformément aux meilleures pratiques de recrutement.
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Gérer les candidats et mettre en œuvre nos processus de recrutement efficacement et équitablement.
Si vous avez des questions ou si vous avez besoin de plus amples informations concernant la base légale sur laquelle nous recueillons et utilisons vos informations personnelles, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies à la Section 9 (Comment nous contacter) du présent avis.
3.Partage des informations personnelles
Nous ne divulguons vos informations personnelles à aucun tiers d’une façon qui puisse être considérée comme une vente en vertu des lois en vigueur.
Nous partageons des données à caractère personnel comme suit :
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Prestataires de services. Nous partageons vos informations personnelles avec d'autres sociétés qui nous aident dans nos processus de recrutement. Ces sociétés fournissent des services en matière d’acquisition et d’administration des talents, de vérification des antécédents criminels et du parcours professionnel. Nous avons passé des contrats avec nos prestataires de services qui se chargent de la sauvegarde et de la bonne utilisation de vos informations personnelles.
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Affiliés. Nous partageons vos informations personnelles avec des affiliés en propriété ou sous contrôle communs avec DocuSign, Inc.
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Agences de recrutement. Nous sommes susceptibles de partager vos informations personnelles avec des agences de recrutement auxquelles vous avez fourni vos informations personnelles ou si vous rendez vos informations personnelles accessibles publiquement aux agences de recrutement.
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Votre employeur ou entreprise ou les vérifications de références. Lorsque vous vous portez candidat à un poste chez DocuSign, il se peut que nous contactions votre ancien employeur ou votre employeur actuel pour vérifier vos antécédents d’emploi, ou vos références si vous les avez fournies.
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Autorités publiques ou gouvernementales. Nous pouvons partager vos informations personnelles pour respecter le droit applicable ou pour répondre à une procédure judiciaire (comme une assignation à comparaître).Nous pouvons également partager vos informations personnelles lorsque la sécurité physique d’une personne est menacée, où en cas de risque de violation du présent avis ou d'autres accords, ou pour protéger les droits des tiers, notamment ceux de nos collaborateurs, des utilisateurs, ou du public. Pour plus d'informations, veuillez consulter nos Directives d'application de la loi (https://www.docusign.com/legal/law-enforcement).
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Transactions d’entreprise. Nous pouvons partager vos informations personnelles lors d’une transaction d’entreprise comme une fusion, ou la vente de nos actifs, ou dans le cadre de la diligence raisonnable menée à l’occasion de ces projets de transactions. Si une transaction d'entreprise a lieu, nous vous informerons de tout changement dans le contrôle de vos informations personnelles, ainsi que des choix qui s'offrent à vous.
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Consentement. Nous pouvons partager vos informations personnelles par d’autres moyens si vous nous avez demandé de le faire, ou si vous nous avez fourni votre consentement à cet effet.
4.Conservation des informations personnelles
Nous conservons vos informations personnelles uniquement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont traitées. La durée pendant laquelle nous devons conserver les informations personnelles dépend de la finalité pour laquelle nous les recueillons et utilisons et/ou selon ce qui est prévu par les lois en vigueur. D’une façon générale, cela signifie que DocuSign conserve vos informations personnelles pour se conformer à tous délais de conservation ou toutes limites fixées par la loi, et le cas échéant dans le cadre des processus de recrutement de DocuSign, notamment pour répondre à des demandes d’informations en matière de recrutement. En cas de limites techniques qui empêchent la suppression ou l'anonymisation, nous protégeons les informations personnelles et limitons une utilisation active de celles-ci.
5.Vos choix
Cette section décrit bon nombre des mesures que vous pouvez prendre pour modifier ou limiter la collecte, l’utilisation ou la conservation de vos informations personnelles.
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Candidature. Vous pouvez accédez à votre candidature et la consulter. Si des informations personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez procéder à des modifications en nous envoyant un e-mail à hr@docusign.com.
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Messages de recrutement.Vous pouvez refuser de recevoir des e-mails de recrutement de notre part.Vous pouvez le faire en cliquant sur le lien de désinscription contenu dans l’e-mail. Veuillez noter que nous sommes susceptibles de vous envoyer un message pour confirmer que vous souhaitez vous désinscrire.
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Plaintes. Nous nous engageons à la résolution des plaintes recevables concernant la protection de votre vie privée et notre collecte et utilisation de vos informations personnelles. Pour les questions ou plaintes concernant nos pratiques d’utilisation des données ou le présent avis, veuillez nous contacter à l’adresse privacy@docusign.com.
6.Vos droits en matière de vie privée
Vous pouvez avoir certains droits liés à vos informations personnelles, conformément aux lois sur la protection des données. Ces droits comprennent ce qui suit :
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Vous pouvez demander les informations suivantes : comment nous recueillons et utilisons vos informations personnelles et pourquoi ; les catégories d'informations personnelles concernées ; les catégories de destinataires de vos informations personnelles ; comment nous avons reçu vos informations personnelles et leur source ; notre objectif commercial lorsque nous utilisons vos informations personnelles ; et combien de temps nous utilisons ou conservons vos informations personnelles ou la manière dont nous déterminons les durées de conservation pertinentes.
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Vous avez le droit de rectifier vos informations personnelles.
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Dans certaines situations, vous pouvez demander que nous supprimions/effacions ou arrêtions d’utiliser vos informations personnelles (et refuser l’utilisation de vos informations personnelles) ou que nous exportions vos informations personnelles.
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À tout moment, vous pouvez nous demander de ne plus utiliser vos informations personnelles à des fins de recrutement. Consultez la Section 5 (Vos choix) du présent avis pour en savoir plus sur vos choix.
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Vous avez le droit de nous fournir des instructions sur l’utilisation, la conservation, et la suppression de vos informations personnelles après votre décès.
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Vous avez le droit de soulever des questions ou des plaintes auprès de votre autorité locale chargée de la protection des données à tout moment.
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Nous prendrons des mesures raisonnables pour vérifier votre identité. Vous pouvez autoriser un agent à nous présenter une demande en votre nom et nous vérifierons l'identité de votre agent ou de votre représentant légal autorisé en demandant soit une confirmation de votre part, soit des documents établissant l'autorisation de l'agent à agir en votre nom.
Veuillez noter que vos droits et vos choix varient en fonction du lieu où vous vous trouvez. Certaines informations personnelles peuvent être dispensées de ces demandes en vertu de la loi en vigueur.
Si vous souhaitez exercer ces droits, veuillez nous contacter sur https://support.docusign.com/SAR ou par courrier électronique à l’adresse subjectaccessrequest@docusign.com.
Transferts vers les États-Unis et des pays tiers. Nous sommes susceptibles de transférer vos informations personnelles au-delà de votre juridiction pour un traitement supplémentaire. DocuSign a adopté les règles d'entreprise contraignantes pour faciliter le transfert de données personnelles depuis l’EEE à DocuSign hors de l’EEE.
DocuSign, Inc. est le responsable du traitement des informations personnelles traitées par DocuSign pour les Sites. Si vous êtes situé dans l’EEE, le représentant légal de DocuSign, Inc. est DocuSign International (EMEA) Ltd., 5 Hanover Quay, Ground Floor Dublin 2, Republic of Ireland.
7.Comment nous protégeons vos informations personnelles
Pour préserver la sécurité de vos informations personnelles, nous utilisons des outils physiques, électroniques et de gestion. Nous appliquons ces outils en fonction de la sensibilité des informations personnelles que nous recueillons, utilisons et stockons, et de l'état actuel de la technologie. Nous protégeons vos informations personnelles par des mesures de sécurité techniques et organisationnelles afin de réduire les risques associés à la perte de données, à l'utilisation abusive, à l'accès non autorisé, à la divulgation et à l'altération non autorisées.
8.Modifications apportées au présent avis de politique
Nous sommes susceptibles de modifier le présent avis à tout moment. Nous publierons toute modification du présent avis sur cette page. Chaque version du présent avis est indiquée en haut de la page par sa date de version.
9.Comment nous contacter
Pour des questions ou des plaintes concernant notre utilisation de vos informations personnelles ou le présent avis, veuillez nous contacter à l’adresse privacy@docusign.com ou nous envoyer un courrier à DocuSign, à l’attention de : Privacy Team, 221 Main Street, Suite 1550, San Francisco, CA 94105.